公文主題詞應(yīng)當(dāng)規(guī)范化
公文主題詞應(yīng)當(dāng)規(guī)范化
使用計(jì)算機(jī)實(shí)施文書檔案一體化管理，要求公文主題詞必須規(guī)范化。它是機(jī)關(guān)文書立卷、檔案著錄的基礎(chǔ)，是機(jī)關(guān)文檔一體化、標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化的重要內(nèi)容之一，直接關(guān)系到文書與檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。
目前，由于對(duì)公文主題詞的標(biāo)引尚缺乏統(tǒng)一的規(guī)范化管理，文、檔主題詞表要求不一，隨意性和盲目性較大。加之有些行文者責(zé)任心不強(qiáng)，導(dǎo)致公文主題詞標(biāo)注不全、不準(zhǔn)，甚至有不標(biāo)注的現(xiàn)象，給文書立卷、檔案著錄帶來不便，阻礙了辦公效率的提高，減緩了計(jì)算機(jī)管理應(yīng)用于文檔工作的進(jìn)程。
一、公文主題詞規(guī)范化的作用
規(guī)范公文主題詞對(duì)文檔一體化科學(xué)管理起著重要作用。
�。ㄒ唬┕闹黝}詞在文書立卷中的作用。過去行文時(shí)不標(biāo)注主題詞，文書立卷往往靠傳統(tǒng)的方式按文件標(biāo)題分類。由于有的文件標(biāo)題對(duì)問題概括不夠準(zhǔn)確或概念不規(guī)范，文書在篩選酌定類別、擬寫案卷標(biāo)題過程中費(fèi)時(shí)費(fèi)力，不利于規(guī)范管理。而規(guī)范的主題詞用于文獻(xiàn)標(biāo)引和檢索，能具體反映文件的中心內(nèi)容，在文書立卷分類和擬寫案卷標(biāo)題時(shí)，以主題詞相關(guān)詞語為依據(jù)，很容易確定不同類別標(biāo)題的內(nèi)容，即使是從事文書工作時(shí)間短，業(yè)務(wù)不是很熟的人，也能做好文書立卷的分類和擬制案卷標(biāo)題工作。公文主題詞在文書立卷中，對(duì)提高工作效率及質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化，將起到積極的推動(dòng)作用。
�。ǘ┕闹黝}詞在檔案著錄中的作用。檔案著錄標(biāo)引工作費(fèi)力、難度最大的環(huán)節(jié)，無非是主題詞的選擇。完成一張著錄卡片，一般需要3-8個(gè)主題詞。剛開始著錄的人員，著錄一張卡片對(duì)主題詞的選擇需要5-20分鐘的時(shí)間（個(gè)別難度大的需要的時(shí)間更長），這是目前著錄工作進(jìn)展緩慢的主要原因。而依據(jù)公文規(guī)范的主題詞著錄標(biāo)引，是解決這個(gè)問題最有效的方法。因?yàn)楣闹黝}詞的規(guī)范性，為檔案著錄中主題詞的選擇提供了正確可靠的依據(jù)，任何人只要掌握著錄格式，明確著錄項(xiàng)目，即可輕而易舉地照錄題詞，完成著錄工作，可以提高著錄速度4-8倍，質(zhì)量也能夠得到保證。
二、公文主題詞規(guī)范化的對(duì)策
（一）公文主題詞表要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。“沒有規(guī)矩，不成方圓”。要做好公文主題詞的選擇，必須有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的主題詞表，文、檔主題詞表要統(tǒng)一，就是公文主題詞表要與檔案著錄主題詞表相一致，中央與地方統(tǒng)一執(zhí)行一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的主題詞表，杜絕隨意和盲目確定主題詞。
�。ǘ┕闹黝}詞的確定要嚴(yán)格把關(guān)。公文主題詞的確定是一項(xiàng)具體、細(xì)致的工作，來不得半點(diǎn)馬虎。領(lǐng)導(dǎo)要重視這項(xiàng)工作，應(yīng)該反復(fù)強(qiáng)調(diào)，督促檢查，嚴(yán)格把關(guān)。對(duì)公文的主題詞選擇不準(zhǔn)、不完整、不標(biāo)準(zhǔn)的要及時(shí)糾正，絕不姑息遷就，將問題解決于平時(shí)工作中，嚴(yán)把公文主題詞的選擇關(guān)。
�。ㄈ�(biāo)引公文主題詞的人員素質(zhì)要高。公文主題詞來源于文件，高度概括了文件的內(nèi)容特征，充分反映了文件的主題思想。而選擇公文主題詞則是一項(xiàng)技術(shù)性、知識(shí)性很強(qiáng)的工作，不僅要準(zhǔn)確，還要簡(jiǎn)短、扼要、醒目。這就要求公文的起草者要掌握公文主題詞知識(shí)，有較高的業(yè)務(wù)水平和豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)還要有高度的工作責(zé)任心，切不可敷衍了事。只有這樣確定的主題詞才能做到有據(jù)可依，經(jīng)得起推敲。