關于發郵件的格式匯總

　　E時代的到來，郵件更是在網絡生活中扮演不可缺少的角色。下面是第一范文網小編為你整理的關于發郵件的格式匯總 ，希望對你有用!

　　關于發郵件的格式匯總 —— 主題

　　主題要提綱挈領，添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短短的幾個字概括出整個郵件的內容，便于收件人權衡郵件的輕重緩急，分別處理。

　　1.一定不要空白標題，這是最失禮的。

　　2.標題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用„才能顯示完你的標題。

　　3.最好寫上來自**公司的郵件，以便對方一目了然又便于留存，時間可以不用注明，因為一般的郵箱會自動生成，寫了反而累贅。

　　4. 標題要能真實反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如 “王先生收”。也不要用胡亂無實際內容的主題，例如：“嘿!”或是“收著!”

　　5.一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便于日后整理

　　6.可適當用使用大寫字母或特殊字符(如“* !”等)來突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。

　　7.回復對方郵件時，應當根據回復內容需要更改標題，不要RE RE一大串。

　　8.最最重要的一點，主題千萬不可出現錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發出前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。

　　關于發郵件的格式匯總 —— 稱呼與問候

　　1.恰當地稱呼收件者，拿捏尺度

　　郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應;在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。 如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“x經理”;如果不清楚職務，則應按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。

　　不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“Dear ”，顯得很熟絡。

　　關于格式，稱呼是第一行頂格寫。

　　2. Email開頭結尾最好要有問候語

　　最簡單的開頭寫一個“HI”，中文的寫個”你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。

　　結尾常見的寫個Best Regards，中文的寫個“祝您順利”之類的也就可以了，若是尊長應使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場合應完全使用信件標準格式，“祝”和“此致”為緊接上一行結尾或換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。

　　俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待

　　關于發郵件的格式匯總 —— 正文

　　1. Email正文要簡明扼要，行文通順

　　若對方不認識你，第一件應當說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業名是必須通報的以示對對方的尊重，點名身份應當簡潔扼要，最好是和本郵件以及對方有關，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。不可沒頭沒腦就是正事，別人不知道你是誰還得拉到最后看。但也不可過多，有些聯系方式之類與正文無關的信息應在簽名檔中表明。

　　Email正文應簡明扼要的說清楚事情;如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。

　　正文行文應通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學唐僧。

　　2. 注意Email的論述語氣

　　根據收件人與自己的熟絡程度、等級關系;郵件是對內還是對外性質的不同，選擇恰當的語氣進行論述，以免引起對方不適。

　　尊重對方，請、謝謝之類的語句要經常出現。

　　電子郵件可輕易地轉給他人，因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀。 “郵件門”就是深刻的教訓!

　　3. Email正文多用1234或ABCD之類的列表，以清晰明確。

　　如果事情復雜，最好1、2、3、4/ABCD的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。

　　4. 一次郵件交待完整信息

　　最好在一次郵件中把相關信息全部說清楚，說準確。不要過兩分鐘之后再發一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。

　　5. 盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查

　　這是對別人的尊重，也是自己態度的體現。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開; 如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。

　　在郵件發送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。

　　6. 合理提示重要信息

　　不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度。

　　7. 合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述

　　對于很多帶有技術介紹或討論性質的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼。

　　8. 不要動不動使用 :) 之類的笑臉字符，在商務信函里面這樣顯得比較輕佻

　　Business Email 不是你的情書，所以:)之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調出一定的輕松氣氛的場合，比如現在-:)

　　關于發郵件的格式匯總 —— 附件

　　1. 如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件

　　2. 附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內容，方便收件人下載后管理

　　3. 正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時

　　4. 附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個文件

　　5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用

　　6. 如果附件過大(不宜超過2MB)，應分割成幾個小文件分別發送。