外事文書(shū)的寫(xiě)法

　　外事文書(shū)是國(guó)與國(guó)之間，外交代表機(jī)構(gòu)和有關(guān)部門(mén)進(jìn)行對(duì)外交涉和禮儀往來(lái)的書(shū)信形式。它必須完全體現(xiàn)國(guó)家當(dāng)前的對(duì)外方針政策和有關(guān)法規(guī)。即使是禮節(jié)性函件，如果格式、行文或內(nèi)容不合常規(guī)，也可能引起收件方的誤解和不愉快，甚至影響到國(guó)家關(guān)系。因此，在外事文書(shū)的草擬和發(fā)送方面要求很?chē)?yán)格，要做到文字嚴(yán)謹(jǐn)、準(zhǔn)確，客套用語(yǔ)和格式合乎慣例。同時(shí)，收發(fā)文要及時(shí)，尤其是外交上的文書(shū)往來(lái)，收下回復(fù)或不予置理以至拒收退回，均反映一種政治態(tài)度，不能有半點(diǎn)馬虎。幾種外事文書(shū)1.照會(huì)照會(huì)指國(guó)家之間用于外交方面有關(guān)事宜的通知，有關(guān)問(wèn)題的交涉，外交禮儀的表示以及對(duì)某一問(wèn)題的正式表態(tài)等方面的外交往來(lái)文書(shū)。按其重要程度分有正式照會(huì)和普通照會(huì)兩種。正式照會(huì)由國(guó)家元首、政府首腦、外交部長(zhǎng)、大使、代辦、臨時(shí)代辦等人簽名發(fā)出，并用第一人稱(chēng)寫(xiě)成，一般不蓋機(jī)關(guān)印章。普通照會(huì)由外交機(jī)關(guān)（外交部）或外交代表機(jī)關(guān)發(fā)出，行文用第三人稱(chēng)，如蓋機(jī)關(guān)印章，一般不簽字。但有的國(guó)家要求加蓋印章后再由使節(jié)或授權(quán)的外交官簽名。正式照會(huì)和普通照會(huì)的區(qū)別主要在于它們使用范圍不同。正式照會(huì)用于：一是重大事情的通知。如國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人的變更，大使、領(lǐng)事的更換，對(duì)某國(guó)承認(rèn)、斷交、復(fù)交等事項(xiàng)的正式通知。二是重要問(wèn)題的交涉。如建議締結(jié)或修改條約，建議召開(kāi)雙邊、多邊國(guó)際會(huì)議，互設(shè)領(lǐng)事館，委托代管本國(guó)財(cái)產(chǎn)，國(guó)家元首、政府首腦的訪(fǎng)問(wèn)以及其他有關(guān)政治、軍事、經(jīng)濟(jì)等重要問(wèn)題的交涉。三是隆重的禮儀表示。如表示慶賀、吊唁等等。四是為了表示對(duì)某一件事的特別重視，也有使用正式照會(huì)的。普通照會(huì)用于進(jìn)行一般性交涉、行政性通知、辦理日常事務(wù)和交際往來(lái)。由于外事文書(shū)日趨簡(jiǎn)化，普通照會(huì)的使用范圍也越來(lái)越廣，政府之間關(guān)于重要問(wèn)題的來(lái)往，現(xiàn)在也多使用普通照會(huì)。普通照會(huì)以同樣內(nèi)容普遍分發(fā)給當(dāng)?shù)馗魍饨淮�表機(jī)關(guān)的，亦稱(chēng)通告照會(huì)。例如，外交部用以向外交團(tuán)發(fā)送各種事務(wù)性通知、規(guī)定、條例等照會(huì)，以及各外交代表機(jī)關(guān)用以通知大使、臨時(shí)代辦離任、返任，外交官到離任、休假日等。這類(lèi)通告照會(huì)可油印，受文機(jī)關(guān)可寫(xiě)“各國(guó)駐國(guó)外交代表機(jī)關(guān)”。2.對(duì)外函件對(duì)外函件（包括外交函件），指國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人、外交人員以及政府各部門(mén)各機(jī)構(gòu)寫(xiě)給外國(guó)相應(yīng)人員與機(jī)構(gòu)的書(shū)信。根據(jù)內(nèi)容情況，凡涉及重要內(nèi)容的，為正式函件；凡屬事務(wù)性和禮節(jié)性的內(nèi)容，并由有關(guān)人員簽署的國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人和外交代表之間的親筆簽名信應(yīng)屬外交函件。3.備忘錄備忘錄是一國(guó)與別國(guó)外交代表機(jī)關(guān)之間使用的代表本國(guó)政府對(duì)某一事件或問(wèn)題進(jìn)行外交交涉時(shí)，說(shuō)明有關(guān)事實(shí)、立場(chǎng)和法律的觀點(diǎn)，或者辯駁對(duì)方觀點(diǎn)，或者重申某些外交會(huì)談內(nèi)容等的一種外交文書(shū)。備忘錄可面交或送交對(duì)方，無(wú)客套語(yǔ)、致敬語(yǔ)，開(kāi)頭就敘述事實(shí)。在會(huì)談或交涉中為了對(duì)方便于記錄談話(huà)的內(nèi)容避免誤解，可預(yù)先寫(xiě)成備忘錄面交對(duì)方，也可在談話(huà)后將要點(diǎn)用備忘錄送交對(duì)方。為了敘述事實(shí)或陳述、補(bǔ)充自己的觀點(diǎn)、意見(jiàn)或駁復(fù)對(duì)方的觀點(diǎn)、意見(jiàn)，如果用照會(huì)過(guò)于鄭重時(shí)，可使用備忘錄。有時(shí)為了提醒某一件事，作為一種客氣的催詢(xún)，也可送交備忘錄。備忘錄也可以作為正式照會(huì)或普通照會(huì)的附件。面交的備忘錄，不編號(hào)、不寫(xiě)抬頭、不蓋章；送交的則要編號(hào)、寫(xiě)抬頭、要蓋章。有的標(biāo)上“備忘錄”三字。4.外事電報(bào)外事電報(bào)指各級(jí)國(guó)家部門(mén)、機(jī)構(gòu)及人員同外國(guó)相應(yīng)機(jī)構(gòu)及人員進(jìn)行外事往來(lái)，為祝賀、慰問(wèn)、吊唁及備種事務(wù)性聯(lián)系而制發(fā)的一種簡(jiǎn)要文書(shū)。抬頭應(yīng)寫(xiě)清受電人國(guó)名、地名、職銜、姓名，落款要寫(xiě)明發(fā)電人職銜、全名或機(jī)構(gòu)名稱(chēng)和發(fā)報(bào)地點(diǎn)。外事文書(shū)的文體要求使用外事文書(shū)首先要注意格式，不要用錯(cuò)。如外長(zhǎng)和外交代表使用正式照會(huì)，不要用普通照會(huì)的格式，非外交代表機(jī)構(gòu)使用對(duì)外函件，不要用照會(huì)格式等等。人稱(chēng)要與文書(shū)格式相適應(yīng)。正式照會(huì)、外交函件、電報(bào)均是以簽署人的口氣用第一人稱(chēng)寫(xiě)成。普通照會(huì)一般以單位名義用第三人稱(chēng)寫(xiě)成，稱(chēng)對(duì)方也用第三人稱(chēng)，一般不用“貴方”或“貴館”等措詞，而是重提受照機(jī)關(guān)的名稱(chēng)。以機(jī)構(gòu)名義書(shū)寫(xiě)的對(duì)外函件也用第三人稱(chēng)。簽署者與受文者要相適應(yīng)，即人對(duì)人、單位對(duì)單位。如：正式照會(huì)是人對(duì)人，普通照會(huì)是單位對(duì)單位。在個(gè)人對(duì)個(gè)人的外交文書(shū)中講究身份對(duì)等，如總理對(duì)總理，外長(zhǎng)對(duì)外長(zhǎng)。但也有特殊情況，如大使作為國(guó)家的全權(quán)代表可對(duì)外長(zhǎng)、總理、元首，而代辦一般只對(duì)外長(zhǎng)。其他的對(duì)外函件可根據(jù)實(shí)際情況書(shū)寫(xiě)。客套用語(yǔ)要與格式相適應(yīng)。如普通照會(huì)開(kāi)頭的“向致意”這一客套用語(yǔ)不能用作個(gè)人函件中的開(kāi)頭語(yǔ)，非對(duì)外機(jī)關(guān)發(fā)的對(duì)外文書(shū)也不用這一套語(yǔ)，照會(huì)結(jié)尾的致敬語(yǔ)使用時(shí)要注意與對(duì)方的身份、關(guān)系和場(chǎng)合相適應(yīng)。如，致代辦處的文書(shū)一般用“順致敬意”或“順致崇高的敬意”；給外交部和大使館的文書(shū)則一般用“順致最崇高的敬意”。事務(wù)性的文書(shū)，也用“順致崇高的敬意”。致敬語(yǔ)不能自成一頁(yè)，應(yīng)緊跟正文后面另起一段。稱(chēng)呼方面，文書(shū)抬頭即受文人的職銜、姓名等要全稱(chēng)，文中第一次出現(xiàn)職銜、姓名也要全稱(chēng)。第二次出現(xiàn)則可用簡(jiǎn)稱(chēng)。文書(shū)信封和文中的抬頭的國(guó)名等均用全稱(chēng)。文中第一次出現(xiàn)時(shí)用全稱(chēng)，以后可用簡(jiǎn)稱(chēng)。有些國(guó)家由于發(fā)生政變或其他原因，國(guó)名可能改變，須隨時(shí)變更。對(duì)外文書(shū)一般以本國(guó)文字為正本，但為了使收件人能夠確切理解文件的實(shí)質(zhì)內(nèi)容，往往附有收件國(guó)文字或通用的第三國(guó)文字的譯文。本國(guó)向外國(guó)常駐代表機(jī)關(guān)發(fā)送事務(wù)性函件，也可僅用本國(guó)文字，不附譯文。較為重要的文書(shū)則附以譯文為好（有的國(guó)家譯文本上注有“非正式譯文”字樣）。各國(guó)套語(yǔ)用法以及行文格式與中文不同，翻譯時(shí)要注意，應(yīng)符合各種文字的用法。一般函電也可用接受?chē)?guó)文字或通用文字書(shū)寫(xiě)。我國(guó)對(duì)外文書(shū)格式范例正式照會(huì)：國(guó)總統(tǒng)閣下閣下：。順致最崇高的敬意。中華人民共和國(guó)主席（簽字）一九九×年×月×日于普通照會(huì)例一：通知協(xié)定生效（）部×字第號(hào)國(guó)駐華大使館：中華人民共和國(guó)外交部向國(guó)駐華大使館致意，并謹(jǐn)通知如下：中華人民共和國(guó)政府對(duì)于一九××年×月×日在北京簽訂的中、×兩國(guó)政府合作協(xié)定已履行了法律手續(xù)。鑒于政府已于一九××年×月×日通知中國(guó)駐國(guó)大使館，國(guó)政府批準(zhǔn)了該協(xié)定，根據(jù)協(xié)定第×條的規(guī)定，該協(xié)定將自本照會(huì)發(fā)出之日起正式生效。順致最崇高的敬意。（蓋外交部帶國(guó)徽銅印）一九××年×月×日于北京普通照會(huì)例二：申述態(tài)度（）×（省名簡(jiǎn)稱(chēng)）外字第號(hào)國(guó)駐上海總領(lǐng)事館：××省人民政府外事辦公室向國(guó)駐上海總領(lǐng)事館致意，并謹(jǐn)就問(wèn)題申述如下：。順致最崇高的敬意。（蓋××省人民政府外事辦公室?guī)��?guó)徽銅印）一九××年×月×于普通照會(huì)例三：申辦領(lǐng)事認(rèn)證事宜×（省名簡(jiǎn)稱(chēng)）外（1995）認(rèn)字第號(hào)國(guó)駐上海總領(lǐng)事館：××省人民政府外事辦公室向國(guó)駐上海總領(lǐng)事館致意，并請(qǐng)對(duì)×公司的全權(quán)委托書(shū)，計(jì)壹份，公證書(shū)上××省人民政府外事辦公室印章和出國(guó)管理處處長(zhǎng)簽字予以認(rèn)證。順致崇高的敬意。（蓋××省外辦帶國(guó)徽章）一九九五年×月×日于對(duì)外函件例一：吊唁國(guó)州州長(zhǎng)閣下閣下：驚聞州（職銜）先生仙逝。我謹(jǐn)代表××省政府并以我個(gè)人的名義向你，并通過(guò)你向州政府和先生的家人，表示深切的哀悼。中國(guó)××省省長(zhǎng)（簽字）一九九×年×月×日×于對(duì)外函件例二：通知國(guó)駐總領(lǐng)事館：我辦根據(jù)我國(guó)有關(guān)部門(mén)的決定，現(xiàn)通知貴總領(lǐng)館如下事項(xiàng)：。順致崇高的敬意。（××省外辦印）一九××年×月×日于便函例一：婉拒親愛(ài)的先生：蒙您邀請(qǐng)我參加圣誕晚會(huì)，甚為感謝。因我近日身體不適，不能前往，特致歉意。祝您愉快。（簽字）一九××年×月×日于備忘錄例一：對(duì)外表態(tài)國(guó)總理致國(guó)總理備忘錄一、中國(guó)政府歡迎并且支持一九××年×月×日至×日在舉行的會(huì)議為促進(jìn)中×兩國(guó)解決問(wèn)題所作的努力。二、。以上兩點(diǎn)只在中×雙方官員會(huì)晤以前和會(huì)晤期間有效，不影響雙方官員在會(huì)晤中提出的其他建議和作出的最后決定。一九××年×月×日于注：此件是作為照會(huì)附件發(fā)出的備忘錄。備忘錄例二：陳述意見(jiàn)。 備 忘 錄 根據(jù)州政府關(guān)于簽訂協(xié)定的建議，××省政府表示同意進(jìn)行簽訂該項(xiàng)協(xié)定的談判。××省政府的意見(jiàn)，在協(xié)定中應(yīng)包括下列各款：…………當(dāng)然上述各款可按雙方愿望補(bǔ)充或變更。請(qǐng)將上述事宜轉(zhuǎn)達(dá)貴州政府。一九××年×月×日于注：此件為面交備忘錄電報(bào)例一：賀電（日本×縣首府名稱(chēng)）×縣知事閣下：欣聞閣下連任貴縣知事之際，我謹(jǐn)向閣下表示祝賀。祝貴縣在閣下的領(lǐng)導(dǎo)下繁榮昌盛，人民幸福。中國(guó)××省人民政府省長(zhǎng)一九××年×月×日于電報(bào)例二：慰問(wèn)電（州首府名稱(chēng)）州長(zhǎng)閣下：驚悉閣下因車(chē)禍負(fù)傷，謹(jǐn)向閣下表示誠(chéng)摯的慰問(wèn)。中國(guó)××省人民政府省長(zhǎng)一九××年×月×日于電報(bào)例三：祝壽（日本縣首府名稱(chēng)）××縣日中友好協(xié)會(huì)會(huì)長(zhǎng)先生：在您××歲壽誕之際，我代表××省人民對(duì)外友好協(xié)會(huì)，并以我個(gè)人的名義，向您表示衷心的祝賀。祝您健康長(zhǎng)壽。中國(guó)××省人民對(duì)外友好協(xié)會(huì)會(huì)長(zhǎng)一九××年×月×日于來(lái)源：中國(guó)外交網(wǎng)