使整體時(shí)間的使用最佳化
時(shí)間管理要求的是整體時(shí)間的使用最佳化，也就是說(shuō)，讓該時(shí)間所制造的生產(chǎn)量最高，而不是僅考慮可使用的時(shí)間之長(zhǎng)短。
比如，甲一天睡5個(gè)小時(shí)，扣掉吃飯及休息的時(shí)間2個(gè)小時(shí)，可以使用的有17個(gè)小時(shí)，但因睡眠不足，所以生產(chǎn)力每小時(shí)為5個(gè)單位，如此一來(lái)，甲一天的生產(chǎn)力為17*5=85個(gè)單位。乙每天睡8個(gè)小時(shí)，同甲一樣需要2個(gè)小時(shí)的吃飯及休息時(shí)間，一天有14個(gè)小時(shí)可以使用，其每個(gè)小時(shí)的生產(chǎn)力為8個(gè)單位，一天的生產(chǎn)力為14*8=112個(gè)單位。很明顯，即使每天甲僅睡5個(gè)小時(shí)，乙則睡8個(gè)小時(shí)，但是乙的生產(chǎn)力還是比甲高。所以，討論時(shí)間管理，必須兩樣因素都考慮，即時(shí)間的量與時(shí)間的質(zhì)。
相信許多人一定有這樣的習(xí)慣，非到中午12點(diǎn)絕不進(jìn)餐，或是不到晚上6點(diǎn)就不會(huì)有想進(jìn)餐的念頭。尤其是商業(yè)區(qū)或?qū)W校附近，中午12點(diǎn)一到就可以看到人群接踵而至，每家餐館都擠滿了人，這與12點(diǎn)前10分鐘的門(mén)可羅雀的景象有著天壤之別。其實(shí)，只要提早10分鐘或延后半個(gè)小時(shí)，就可以避開(kāi)人潮了。
或許有人會(huì)這樣認(rèn)為，學(xué)校的午休時(shí)間都安排在中午12點(diǎn)，人擠人是無(wú)可避免的。但許多人還是會(huì)把這樣的“生活作息”復(fù)制到非工作的日子中。在實(shí)施雙休日制度后，不少人對(duì)休閑活動(dòng)更加重視，每到假日，風(fēng)景區(qū)，娛樂(lè)場(chǎng)所總是人滿為患。看到表演可能需要排上1個(gè)小時(shí)的隊(duì)才能買(mǎi)到門(mén)票；到風(fēng)景區(qū)的路上車(chē)流量大，花了不少的時(shí)間在車(chē)陣中緩緩前進(jìn)，等到踏上歸程又是飽受塞車(chē)之苦；用餐時(shí)，非得到了習(xí)慣的時(shí)間才肯到餐廳，結(jié)果餐廳內(nèi)座無(wú)虛席，等到前一批客人離開(kāi)可能需要再等半個(gè)小時(shí)。
其實(shí)，錯(cuò)開(kāi)不好的時(shí)段，情況就完全不同了。選擇看早場(chǎng)的表演，或是等到非假日再去觀賞，如此就不用花時(shí)間在排隊(duì)上；比一般人提早或延遲2、3小時(shí)前往與離開(kāi)風(fēng)景區(qū)，除了在風(fēng)景區(qū)停留的時(shí)間不會(huì)減少外，也能避開(kāi)因人多造成的塞車(chē)之苦；一般人習(xí)慣12點(diǎn)用中餐，如果提早10分鐘到達(dá)餐廳，一定可以輕松地找到座位。
相似的情況還有很多，有些習(xí)慣會(huì)使我們不知不覺(jué)地陷入不利的情境中，如果及早避開(kāi)不好的時(shí)機(jī)，在時(shí)程上做些調(diào)整，就可以節(jié)省下不少的時(shí)間。
就算是再繁忙的工作，偶爾也會(huì)揀到一些空檔時(shí)間，例如：會(huì)議比預(yù)計(jì)提早10分鐘結(jié)束;老師提早10分鐘下課；原定3小時(shí)的車(chē)程卻提早半小時(shí)到達(dá)；或是快遞還沒(méi)有到達(dá)，接下來(lái)的工作沒(méi)辦法進(jìn)行，只得等待代件；這些時(shí)間就是空檔時(shí)間。
空檔時(shí)間通常無(wú)法預(yù)先加以計(jì)劃，這時(shí)心里大概不會(huì)有什么譜，若要是先進(jìn)行其他工作，可能會(huì)嫌時(shí)間不夠。那就不妨處理一些枝尾末節(jié)的小事，或是準(zhǔn)備往后工作或課業(yè)所需要的資料。
作為一個(gè)學(xué)生，可以利用這短短幾分鐘的空檔時(shí)間整理課桌上的書(shū)本、代具或是歸類(lèi)這幾天收到的作業(yè)。一個(gè)上午學(xué)習(xí)下來(lái)，自己的課桌可能早就凌亂不堪。找支鉛筆就像是捉迷藏，需要翻箱倒柜一番。不如利用空檔時(shí)間整理課桌，把代具集中定位，將桌上的書(shū)本分門(mén)別類(lèi)放入書(shū)包，清除過(guò)時(shí)失效的資料。再者特別挑出來(lái)放置。如此一來(lái)，會(huì)發(fā)現(xiàn)當(dāng)需要某本書(shū)或工具時(shí)，就不必在翻箱倒柜，而且在進(jìn)入下一門(mén)功課學(xué)習(xí)時(shí)，直接翻開(kāi)早就準(zhǔn)備好的資料，會(huì)更得心應(yīng)手。
準(zhǔn)備專(zhuān)屬的“活用空檔計(jì)劃”。這份計(jì)劃不需要納入繁雜困難的工作，只要考慮一些簡(jiǎn)單、不耗時(shí)、隨時(shí)可中斷的工作即可。集腋成裘、聚沙成塔，活用空檔時(shí)間，對(duì)其進(jìn)行有效的利用，累積下來(lái)也是相當(dāng)可觀的。