公文寫作試論
3、具體提出對上級的要求。包括希望按某個最佳方案批示;由于時間限制,或事態嚴重,希望上級盡快答復,甚至務請在什么時限內答復;提請上級批復時需要注意或強調的問題,否則可能引起什么不良后果;在上級正式批復前,建議上級同意暫先按什么原則進行工作;等等。向上級提出上述要求的目的,是為了得到上級及時、準確的批復,但行文中切勿使用要挾的言辭。
二、報告。報告是陳述性文件。它的種類很多,按內容可分為專題報告、綜合報告、總結報告;按時間可分為年度報告、季度報告、月份報告和工作進程報告等。
為了陳述清楚,報告的擬寫方式一般可分為四個部分:一、情況;二、經驗;三、問題;四、今后意見。如果屬于自我批評、工作反省的專題報告,也可分為四個部分:一、情況;二、原因;三、責任;四、處理情況和意見。
通知
通知是一種使用范圍較廣的文體。凡需要特定機關和人員知道、辦理的事宜,都可以用通知。但也不能因為通知便于使用而濫用通知。
通知可分為“批示性通知”、“指示性通知”、“一般性通知”、“會議性通知”、“任免通知”五種。這里僅介紹“一般性通知”、“會議性通知”、“任免通知”三種。
一、一般性通知。在上級機關的有關事宜需要使下級機關知道或辦理時,如:慶祝某個節日,成立、調整、合并、撤銷某個機構,啟用印章,更正文件差錯,請下級機關報送有關材料等,都可使用這種通知。這種通知,要交待清楚所通知的事項,如何辦理,有什么要求等。
二、會議通知。上級機關要召開比較重要的會議時,一般都要提前通知所屬有關單位,這就是會議通知。這種通知要求寫得明確具體,交待清楚會議名稱、主持單位、會議內容、起止時間、參加人員、會議地點、報到地點、攜帶材料以及其他有關事宜。如果這些事項交待不清,丟三拉四,就可能影響會議的按時召開和正常進行。
三、任免通知。上能機關在任免下級機關的領導人或上級機關的有關任免事項需要下級機關知道時要發任免通知。這種通知的寫法比較簡單,一般只要寫清楚決定任免的時間、機關、會議或依據文件,以及任免人員的具體職務即可。
不論哪種類型的通知,都應該注意以下幾點:
一、通知一般都要有一個符合標題“三要素”(即發文機關、事由、文種)的標題,使人一看標題就知道是通知什么事情或要求做什么事情。有些機關簡單地使用“通知”作標題,這是不確切的,應盡量避免,更不應提倡。
二、被通知單位就是文件的主送單位,有的通知往往不寫被通知單位,這是不妥當的。
三、如果所通知的事項需要被通知的單位盡快知道,可在“通知”之前加“緊急”二字,這就是常見的“緊急通知”。
通報
通報是把工作情況、經驗教訓、好壞典型事例等,通知所屬下級單位的文件。
通報的作用在于溝通消息,互通情報,使有關單位和組織了解工作的進程,樹立全局思想,安排自己的工作;或使其學習他地、他人的經驗,見賢思齊,推動自己的工作;或使其記取他地、他人的教訓,引以為戒,警惕類似問題的發生。因此,撰寫此類公文,要放眼全局,拿準所通報內容的普遍意義。要事實準確,把時間、地點、人物、數據、事例、背景都書寫清楚。要目的明確,對其原因、影響、經驗、教訓進行科學地總結,使人得到教益。