商務邀請函的格式

　　詢價函的一般格式主要包括：標題、主送單位、正文、落款與時間。

　　標題 函的標題是全要素標題，即包括發文單位、事由及文種。其中事由應是對正文主要內容的標準而精煉的概括。

　　正文 函的正文是文件的主要部分。強調就事論事，應直陳其事。第一部分是敘述事項，第二部分說明希望和要求。去函的正文先寫商洽、請求、詢問或告知的事項，然后提出希望、請求或要求。最后明確提出“以上意見可否，請函復”，“敬請函復”，“特此函告”等。“事項”部分基本是敘述和說明的寫法，是什么就寫什么，應簡單扼要，又要交待清楚。“要求”部分可多可少，如果事項很簡單，而且沒有過多要求就同事項寫在一起，一氣呵成；如果事項復雜些，或要求多些可以單列一段來寫，甚至分條列項來寫，而且無論是哪一種內容，也不論是對哪一級，要求的口氣都是謙和的。復函正文的一般結構是：先引述來函，可引來函的文件名稱、發文字號、主要內容。如“貴廠×字×號文悉”這樣的格式，也可以直接寫“電悉”“函悉”，然后寫答復的主要事項，所答復的內容要圍繞來函，要準確表達本機關的意見，態度要鮮明。復函的結尾一般可寫上“此復”“特此函復”等話語。在復函中要針對來函中提出的問題予以答復：同意或不同意，同意將怎么辦；不同意是什么原因或應該怎么辦，不應該怎么辦等。文中用語應言簡意賅。

　　落款與日期 函的正文寫完之后，最后要有簽署和日期，并要加蓋公章。

　　例子

　　電站重建

　　變壓器采購詢價函

　　致供應商：

　　根據杭州市青山水庫除險加固工程電站重建需要，擬采購主變和廠用變壓器，特向貴單位發詢價函，望貴單位給予復函。

　　一、規格型號、技術

　　要求及數量：

　　主變壓器，型號scb10-1600/10，數量2臺；廠用變壓器，型號sc10-125/10，數量1臺。主變壓器及廠用變壓器技術參數和性能要求見附件。

　　二、報價時間及地址：

　　請貴單位就以上設備在XX年9月21日 下午4：00 之前向我處傳真報價。本報價一經我處認可，即為簽訂合同的最終依據。

　　三、供應商復函須知：

　　1、報價函應由貴單位加蓋公章。復函報價應包含：輔助設計、技術協調會、變壓器制造、備品備件、運輸、協助安裝和調試、檢驗、技術培訓及售后服務、稅金等費用。

　　2、供應商在報價函中應就以下條款給予說明：

　　（1）供貨時間：XX年12月20日前，供貨地點：（）；

　　（2）提供設備的規格表（包括設備、備品備件等的規格性能、產地、技術參數、主要功能說明等內容）；

　　（3）供貨設備質量滿足設計和國家及相關行業標準；

　　（4）提供設備的明細報價及匯總報價；

　　（5）交貨期及相關售后質量及服務承諾。

　　3、對本變壓器提出合理化建議或意見。

　　4、采購合同由成交單位與我處簽訂。詢價函、報價函及其澄清文件均為采購合同的組成部分。

　　5、對上述條款應作出響應，非響應性報價均作無用報價處理。

　　四、結算方式：

　　簽訂合同出具履約保函后支付合同價的30%作為預付款，設備到貨后支付合同總價的50%作為進度款，安裝調試完畢驗收合格后支付合同總價的15%，剩余5%作為質量保證金，質保期一年。