文書(shū)、文件和公文
在機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中，常常出現(xiàn)“文書(shū)”、“文件”和“公文”這三種概念同時(shí)使用的情況。如文書(shū)、文書(shū)處理、文書(shū)工作；文件、文件擬寫(xiě)、文件往來(lái)；公文、公文格式、公文立卷等。這些概念有時(shí)還可以互為通用。如文書(shū)處理也可稱為文件處理、公文處理；文件往來(lái)也可稱為文書(shū)往來(lái)、公文往來(lái)；公文格式也可稱為文件格式、文書(shū)格式等等。這就說(shuō)明，在機(jī)關(guān)工作中，文書(shū)、文件和公文這三個(gè)概念的基本含義是一致的，都是指國(guó)家機(jī)關(guān)及其他社會(huì)組織在工作活動(dòng)中形成和處理的收來(lái)文件、發(fā)出文件以及機(jī)關(guān)內(nèi)部所使用的文件材料，即公務(wù)文書(shū)。根據(jù)不同情況、不同場(chǎng)合，分別使用這三個(gè)概念。從這個(gè)意義上說(shuō)，文書(shū)、文件和公文三者之間是可以互為通用的。
但是，在實(shí)際工作中，由于歷史沿革和使用習(xí)慣，以及其他原因，在不同的場(chǎng)合往往強(qiáng)調(diào)不同的側(cè)面，有著不同的稱呼和用法。
文書(shū)一詞，在人們?nèi)粘Ｉ詈凸珓?wù)活動(dòng)中，使用的極為普遍和廣泛。它可以作為所有文件材料的總稱，既可以指公務(wù)文書(shū)，也可以指私人文書(shū)，是一個(gè)整體概念。文書(shū)還可以指一種職業(yè)，如某某人在做文書(shū)工作，也可以指職務(wù)名稱，如文書(shū)、文書(shū)科長(zhǎng)、文書(shū)處長(zhǎng)等。
文件同文書(shū)一樣，有時(shí)也可以指文件材料的總稱。如一次大型會(huì)議，會(huì)議結(jié)束之后，要將會(huì)議文件立卷歸檔保存。這里說(shuō)的文件，即指會(huì)議形成的有規(guī)范格式的正式文件，如會(huì)議紀(jì)要、決議等，也包括會(huì)議進(jìn)行中的簡(jiǎn)報(bào)、領(lǐng)導(dǎo)講話、代表發(fā)言、會(huì)議紀(jì)錄，甚至還包括錄音、錄像、照片等有關(guān)資料。但是，對(duì)于一些重要的文件，如：中共中央文件、國(guó)務(wù)院文件等具有規(guī)范格式的正式文件，人們往往鄭重地稱之為“文件”，而不稱文書(shū)或公文。就某一單份的文件來(lái)說(shuō)，人們也習(xí)慣地稱之為一份文件，而不叫一份公文或一份文書(shū)。
至于公文的概念，它的特指范圍是很清楚的，是指各級(jí)關(guān)單位為了辦理公務(wù)二產(chǎn)生的文書(shū)或者文件。從這個(gè)意義上說(shuō)，它是公務(wù)文書(shū)或者公務(wù)文件的簡(jiǎn)稱。
從一些史籍的記載來(lái)看，文書(shū)、文件和公文這三個(gè)要領(lǐng)是分別在不同的歷史時(shí)期出現(xiàn)的，有一個(gè)產(chǎn)生和演變的過(guò)程。
“文書(shū)”一詞，最早見(jiàn)于西漢賈誼《新書(shū)·過(guò)秦下》：“禁文書(shū)而酷刑法，先詐力而后仁義。”王充《論衡·別通》也有關(guān)于“文書(shū)”的記載：“蕭何入秦，收拾文書(shū)，漢所以能制九州者，文書(shū)之力也。”這些地方所說(shuō)的“文書(shū)”，是泛指古代的文籍圖冊(cè)。在我國(guó)先秦時(shí)期，“文”與“史”是很難分開(kāi)的。“文書(shū)”的概念范圍要大些，一些有史料價(jià)值的文字材料都可稱之為文書(shū)。
漢代以后，文書(shū)作為公文與案卷的含義才逐步被確定和沿用下來(lái)。《漢書(shū)·刊法志》：“文書(shū)盈于幾閣，典者不能遍睹。”唐元稹《望喜驛》詩(shī)有“滿眼文書(shū)堆案邊，眼錯(cuò)偷得暫時(shí)眠”的句子。這些地方所說(shuō)的“文書(shū)”就是指的公務(wù)文書(shū)。
“公文”一詞，出現(xiàn)于東漢末年和三國(guó)時(shí)期。漢代多稱文書(shū)，稱公文較少。三國(guó)以后，多稱公文，指官府之間往來(lái)的公事文書(shū)。如《后漢書(shū)·劉陶傳》：“州郡忌諱，不欲聞之，但更相告語(yǔ)，莫肯公文。”是說(shuō)東漢末年，黃巾起義的領(lǐng)袖張角等人勢(shì)力強(qiáng)大，可能聚眾起事，但州郡官員只是口頭相互轉(zhuǎn)告，不肯以公務(wù)文書(shū)的形式上奏朝廷。《三國(guó)志·魏志·趙儼傳》中也有“輒白曹公，公文下郡，綿絹悉以還民”的記載。自此以后，公文就成為公務(wù)文書(shū)的統(tǒng)稱了。
“文件”一詞，大約在清末才出現(xiàn)，當(dāng)時(shí)在外交文書(shū)中提到“尋常往來(lái)文件”，“交涉文件”等。宣統(tǒng)三年五月，朝廷三年五月，朝廷頒布的《內(nèi)閣屬官官制》，將“掌本閣公牘文件”，作為承宣布廳職責(zé)之一。后人承襲歷史，文書(shū)、公文、文件這三種叫法一直沿用至今。