日常公文處理程序、常見問題及處理意見

　　（二）處理技術方面：

　　1.文種應用不當。對公文種類界定不清，通報、通知不分，報告夾帶請示，請示報告不分，胡請示亂報告，機關部門之間也相互請示報告。應嚴格按照公文使用目的、適用范圍確定文種，嚴格按照隸屬關系確定是否需要報告請示或使用請批函。

　　2.標題擬寫不規范。一般來講，文件標題包含“發文機關+事由+文種”，有的公文標題可以省略發文單位，但黨委文件以及重要文件一般不能省略；工作要求、工作安排、管理細則等不能單獨行文，必須以印發的通知形式發文。范例：建設工程處XX年工作計劃，**項目部關于請示，《關于決定》等。

　　3.文件主旨不明，意思表達含糊不清。草擬公文前首先要確定主旨，要將主旨直截了當、準確地表達清楚，一般通過文件標題就要能簡明的表達清楚文件的主旨，使受文單位一目了然是要干什么的文件。

　　4.主題詞引用不當。主題詞主要用于公文的檢索查詢。一般講，最多標注5個主題詞。先標類別此，再標類屬詞，先標反映公文主要內容的詞最后標反映公文形式的詞（文種）若在主題詞表中難以找到準確反映公文主題內容的類屬詞時，可在類別詞中選擇適當的詞標引。

　　5.語言過度口語化。公文要使用書面語言。

　　6.語言文字欠推敲、意思表達不簡明、層次不清楚，或語言冗長。要仔細斟酌、反復審核文稿，從而發現問題整改問題。

　　7.文件格式不規范。

　　主送單位：各基層單位、機關各部門；

　　文件排版：上下27㎜，左右25㎜，行距固定行距30；

　　字體及結構層次序號：標題為方正小標宋二號，正文為方正仿宋簡體三號。第一層次序號為“一、”，字體為三號方正黑體簡體；第二層次序號為“（一）”，字體為三號方正仿宋簡體加粗；第三層次序號為“1.”，第四層次序號為“（1）”，字體均為三號方正仿宋簡體。

　　時間表達：完整、規范，如XX年、XX年，不能寫作XX年、XX年；

　　數字引用：公文中的數字除要求必須使用漢字外，一般均用阿拉伯數字，公文中的數字用漢字的情況主要有：成文日期；部分結構層次序號；數字作為詞素構成定型的詞，如三四天、十有八九等。

　　請示、報告附注：凡是請示必須要加附注，報告中如有需要批復的事項，也應加附注。附注要寫明聯系人和聯系電話。

　　8.公務通知文件編號不規范。各部門公務通知應統一使用如〔〕第3號；公告、公示也應有編號，編號如同公務通知。

　　9.引文不規范。引用公文，應先引文件標題，后引文件字號；涉及引文出處的標注，要講究順序，不能隨意顛倒。

　　10.個別人員工作責任心不強，依賴思想嚴重，文件校對不仔細認真。建議從業人員對工作高度負責、養成嚴謹細致的工作習慣，最大努力減少公文處理出現瑕疵。