公文寫作常見錯誤辨析

　　盡管國務院、國電公司的《公文處理辦法》及國家標準《公文格式》對公文的種類、格式、行文規則等都作了明確規定，在我們一些電力企業尤其是基層部門，寫作公文還經常存在各種各樣的錯誤。究其原因，主要有：①對上述規定、標準不熟悉，也沒有好好學習，基本上是個門外漢；②對最新的規定、標準不了解，仍然沿用舊的、不規范的寫法；③寫作態度不夠認真，沒有嚴格按照規定、標準的要求去做；④文字表達能力較差，又沒有反復推敲認真修改。明確了錯誤原因，就可以根據自已的具體情況，有的放矢地加以解決，避免寫作錯誤的產生。

　　下面，對公文寫作中一些常見錯誤及其改正辦法作一簡要介紹：

　　一、文種不明

　　即從公文的標題上看不出屬于哪種公文。例如“關于接待德國公司總裁訪問的事”這一標題，就沒有表明是“函”，是“請示”，還是“通知”；而《國家行政機關公文處理辦法》明確規定：“公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般應當標明發文機關。”又如“匯報電力標準化工作”這一標題，不僅沒有文種，連題意也不清。應該根據這份文件的內容與目的，或者把它改為公文類的“（發文單位）關于電力標準化工作的報告”，或者改為事務類的“（發文單位）電力標準化工作總結”。

　　二、生造文種

　　一種情況是把性質、用法不同的文種混為一體，拼湊在一起，不倫不類，例如“關于的請示報告”；另一種情況是把某些事務文書或規章制度類文書當作機關公文那樣直接行文，例如把“計劃”、“安排”、“總結”、“制度”、“細則”等直接作為公文印發。

　　第一種情況容易改正，只要根據公文內容確定一個文種，把另一個刪去即可。第二種情況則應這樣處理：如果這些事務類、規章制度類文書要像正式公文那樣行文，下行的可以采用“通知”文種，用以下方式行文：

　　（1）規章制度類文書以“印發”形式行文。如省電力有限公司《關于印發〈省電力有限公司公文處理規則〉的通知》，把發布的規則作為通知的附件，一起行文。（又，《國家電力公司公文處理辦法》第十六條規定：“公司內部規章制度，以‘國電內規’

　　字號印發，由法律事務部審核編號。”據此，規章制度類文書也可以不用“通知”文種而直接行文，但字號及審核編號部門應按規定。）

　　（2）事務文書以“轉發”或“批轉”的形式行文（上級、同級或不相隸屬單位的用“轉發”，下級單位上報的則用“批轉”）。如《關于轉發電業局1999年工作計劃的通知》，將《1999年工作計劃》作為通知的附件行文。

　　如果是上行公文，可用“報告”行文，把要報送的事務文書、規章制度類文書作為附件。

　　三、錯用文種

　　錯用文種的情況更為常見，大致有以下幾種：

　　（1）把“請示”誤為“報告”。例如《關于電廠國有資產評估立項的報告》，其內容是申請對現有國有資產進行評估立項，應使用“請示”，卻誤用為“報告”。

　　（2）濫用“通知”。即把本該用“決定”、“規定”、“辦法”、“通報”的誤為“通知”。

　　（3）濫用“請示”。有些單位向同級單位或者有關業務部門提出某些請求批準或辦理的事項時，不用本該使用的平行文種“函”，特地用“請示”這一上行文種，認為這樣做是尊重對方，好辦事。這種做法破壞了行文規則，必須改正。

　　（4）“批復”誤用為“通知”或“函”。對下級的“請示”，必須用“批復”這一文種作答復，但有的公文卻寫成《關于批復的通知（或函）》，應改為《關于的批復》。

　　（5）“函”誤用為“批復”。某些業務主管部門在答復不相隸屬單位請求審批的有關事項時，本該用平行文“函”，卻寫成《關于（單位）（事項）的批復》。

　　（6）誤用處分事項公文文種。“決定”和“通報”均可用于處分事項。處分“決定”是行政處分的正式文件，要裝入被處分人的檔案；批評性“通報”主要起教育警醒作用，不裝入檔案。批評性“通報”可以帶附件（即關于事件或事故的調查報告），處分“決定”不能帶。處分“決定”一般讓有關人員知曉即可；批評性“通報”要

　　發送到下屬各單位，甚至要抄送有關的不相隸屬的單位。因此，應該根據處分事項具體情況正確選用，以避免誤用文種。