行政公文處理中常見的格式問題分析

　　《國家行政機關公文處理辦法》(以下簡稱《辦法》)、《國家行政機關公文格式》(以下簡稱《格式》)對行政機關的公文格式規定了十分嚴格的標準，但在我們黃委系統的公文處理實際工作中，仍然存在著許多不規范的現象和問題。主要表現在以下幾個方面：

　　1.公文格式組成部分中常見的問題

　　1.1眉首部分

　　1.1.1.發文機關標志。黃委系統所有單位的發文機關標識字號應小于黃委，各市河務(管理)局應小于省局。但有的單位字號比黃委、省局都大，略小于國務院發文機關標識字號，應予以糾正。

　　1.1.2.發文字號。上行文的發文字號居左排列，左空一字，但這一點往往被忽略，左空不是多就是少;括年份應使用六角括號“〔〕”,而經常用方括號“[]”，如“某黃辦[]21號”;便函的發文字號置于武文線下1行版心右邊緣頂格標識，可是有的將發文字號置于武文線上，有的標識時沒有右頂格到邊緣。

　　1.1.3.簽發人。有的公文將“簽發人”標識為“簽發”，有的將簽發人姓名居前，如“簽發：某某”、如“某某：簽發”;還有的簽發人姓名字體不是楷體。規范的標識應為：“簽發人”用3號仿宋字體標識，后用全角冒號，冒號后用3號楷體標識簽發人姓名。

　　1.1.4.紅色反線。黨的文件紅色反線中間為一紅色五角星，可是有的單位黨政不分，行政公文也使用中間有紅色五角星的反線，這是不對的。

　　1.2主體部分

　　1.2.1標題。常見的問題一是字體字號不規范，有用黑體的，有用宋體加黑的;有用二號字的，也有用小二號字的，不一而足。《格式》規定公文標題用2號小標宋體字。二是標題中濫用書名號等標點符號，《辦法》規定除法規、規章名稱加書名號外，標題中一般不加書名號;有的單位報送年度工作總結也用書名號括起來，有的標題中還有頓號、逗號等標點符號,不倫不類。

　　1.2.2.正文小標題。《辦法》規定公文正文內容結構層次為“一、”、“(一)”、“1.”、“(1)”。《格式》規定小標題使用3號小標宋體字或黑體字，但對四個層次的標題字體沒有區別，建議一級標題用黑體，二級用楷體，三級用宋體加黑，四級同正文。

　　1.2.3.附件。附件一般在正文之下空一行標識，常見的問題是沒有與正文空開一行。附件名稱后不加標點，但是有的公文經常在名稱后加句號。還有就是沒有在附件左上角標明“附件”或者“附件×”字樣。

　　1.2.4.成文日期。縱向與正文的距離依印章的大小而定，其標準為印章蓋在成文日期上，上距正文不到1行的空白。如空白過大，就容易被加入其他內容。但在實際操作中，成文日期往往與正文拉的距離過大。另一個常見的問題是將“零”寫作“o”，如“二oo三年二月一日”，正確的寫法應為“二○○三年二月一日”。

　　1.2.5.印章。印章要端正、清晰地蓋在成文日期的上方，并做到上不壓正文，下壓成文日期的年、月。常見的問題是蓋章不清晰，不居中，不端正，或上下壓文等,還有將印章蓋到成文日期以外。

　　1.2.6.附注。公文如有需要說明的事項要標識附注,如請示需標識聯系人、聯系電話等。常見的問題是請示沒有標識附注，或者是附注標識的位置不規范。

　　1.3.版記部分

　　1.3.1.主題詞。常見的問題是主題詞、詞目均用黑體標引，且詞目之間空格不均。規范的標識“主題詞”三字用黑體，詞目用小標宋體3號字體，詞目間空一字。此外，還有表外詞不用“()”括起來的現象，《黃河水利委員會公文主題詞表》規定表外詞用“()”括起。