行政公文處理中常見的格式問題分析

　　1.3.2.抄送機關(guān)。常見的問題是有的公文還將“抄報”和“抄送”分開，而不是統(tǒng)一為“抄送”;有的抄送機關(guān)較多回行時頂行，而不是與冒號后的抄送機關(guān)對齊;再有就是最后一個抄送機關(guān)經(jīng)常不標(biāo)句號。

　　1.3.3.印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間。印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期在抄送機關(guān)之下，印發(fā)機關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字。但有的單位公文經(jīng)常將二者左右頂格。

　　2.公文組成部分標(biāo)識規(guī)則中常見的問題

　　2.1.排版裝訂。公文用紙應(yīng)采用國標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)a4型，一般每個頁面排22行，每行28個字，雙面印刷，左側(cè)騎馬裝訂或粘貼。目前存有頁面排版不整齊，行數(shù)和每行字?jǐn)?shù)不一、左側(cè)明訂、壞訂、訂位不正等問題。

　　2.2頁碼。置于版心下邊緣之一行，左右各一條4號一字線，單頁碼居左空一字，雙頁碼居右空一字，目的是方便閱讀。但有很多公文的頁碼一律居中，還有的頁碼兩側(cè)沒有一字線。

　　2.3.表格。公文正文中如有表格，需要將其從中抽出作為公文的附件單獨表述。正文中穿插表格，往往隔斷公文前后意思的聯(lián)系而造成閱讀上的不便。但有的公文中經(jīng)常穿插一些表格。

　　3.公文格式中常見的其他問題

　　3.1.數(shù)字。一般情況下，在公文中主要使用阿拉伯?dāng)?shù)字，如表示數(shù)量、長度、高度、面積、體積、重量和百分比等。詞、詞組、成語、慣用語、縮略法和具有修辭色彩語句中做為詞素使用的數(shù)字應(yīng)用漢字。

　　3.2.名稱。公文中第一次出現(xiàn)人名、地名、組織機構(gòu)名均應(yīng)全稱，使用簡稱必須是約定俗成的規(guī)范化簡稱。為方便行文，如名稱較長，可在第一次使用時說明“以下簡稱為”，再次使用時用簡稱。

　　3.3.時間。盡量避免使用一些交待不夠清楚的時間概念，如“去年”、“前天”等，而應(yīng)寫明具體的年、月、日。公文中如出現(xiàn)歷史朝代年號時，同時加注公歷年份。

　　3.4.標(biāo)點符號。有將間隔號“·”寫為點號“.”的，如“96·8洪水”寫為“96.8洪水”，“山東省志·黃河志”寫為“山東省志.黃河志”。還有的連接號使用不規(guī)范，如“XX年2月2-6日”，使用連接號，應(yīng)占一字的位置，并上下居中。

　　4.規(guī)范公文格式，提高公文質(zhì)量的措施

　　4.1.提高認識，加強領(lǐng)導(dǎo)

　　規(guī)范公文格式，防止格式的隨意性，維護其規(guī)范的體式，對于進一步提高公文的處理效率，推動機關(guān)正常工作的開展，有著十分重要的意義。各級領(lǐng)導(dǎo)和機關(guān)工作人員都要從這個高度去認識規(guī)范公文格式的重要意義。各級要加強對公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)，不僅明確分管領(lǐng)導(dǎo)分管，安排業(yè)務(wù)精、責(zé)任心強的文秘人員專職從事公文的審核，而且各級領(lǐng)導(dǎo)還要帶頭學(xué)習(xí)公文處理知識并模范遵守。

　　4.2.加強文秘隊伍建設(shè)

　　適應(yīng)新形勢下公文處理工作的需要，必須建設(shè)一支思想素質(zhì)好、工作業(yè)務(wù)硬、勇于吃苦、樂于奉獻的文秘隊伍。加強文秘人員的政治理論學(xué)習(xí)，不斷提高他們的理論和政策水平，使之認識到文秘崗位肩負的重任，樹立一絲不茍、精益求精的工作作風(fēng)，增強干好工作的自覺性。加強文秘人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，積極創(chuàng)造條件，支持文秘人員參加業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，盡快提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。

　　4.3.健全制度，規(guī)范程序

　　各級各單位應(yīng)根據(jù)《辦法》和上級的實施意見，相應(yīng)制定本單位公文處理的實施細則，建立健全有關(guān)的公文處理制度，嚴(yán)格發(fā)文處理中的擬稿、審核、校對、印制等每一道程序，做到有章可依，照章辦事，形成公文處理規(guī)范化的運行機制。堅持公文處理由辦公室統(tǒng)一把關(guān)辦理的原則，防止“政出多門”。對某些格式問題，要做出統(tǒng)一規(guī)定，保證規(guī)范的公文格式落到實處。