函的用途、類別、格式、寫法及范文解析

　　(一)含義、功用和性質

　　“函”，是“適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項”的公文文體。

　　這里的“函”，指公函，是商洽性公文，又稱詢答性公文，多用于平行或不相隸屬機關之間，作詢問、答復、商洽、聯系以至請求批準之用，不具呈報與指示作用。但又是鄭重的公務，所以才稱“公函”，是正式文件，要單編發函號、按程序制發、歸檔；與日常事務中的“便函”，像介紹信、慰問信、表揚信、批評信、賀信等不同，與私人信函也不同。

　　(二)類別

　　1.商洽、詢問、請求批準的。

　　2.知照性的，即主動告知一件事，不需要答復。

　　3.答復問題、回復請求的。

　　前兩種是主動發出的，叫“發函”，后一種是受動答復的，叫“復函”。

　　(三)格式和寫法

　　“函”的寫法和書信大體相同，因為是鄭重的公務，所以要有一定的格式，用語要得體，要講禮貌，不亢不卑，不能用命令的口吻，粗暴的語氣。

　　1.函頭：印有“名頭”的發函紙，單編發函號，“發文字號”中加“函”字。

　　2.標題：寫發函機關，涉及事項，文種要寫明是函還是復函。

　　3.上款：受函機關或領導人。

　　4.正文：“發函”大體是開頭提出問題，說明是什么事或針對、根據什么。主體表示要求，，商洽什么，告知什么，請求什么，即要對方做什么。結尾，要求何時答復及得體的禮貌用語，如“請大力協助為盼”，“望準予x是荷”，“望能同意”；“請即函復”，“盼復”，“望早日函告”等等。有附件要寫明，為送物品材料的附函，主體上寫了，函尾可不再寫。“復函”開頭說明針對的來函，如“月日號來函收悉”，有時有必要概括函的內容寫進去。主體寫對來函所談事項的態度主張。結尾，如同意可寫希望，不同意可提供另外的辦法，也要用禮貌語詞。

　　5.下款：發函機關，年月日，公章。

　　6.函尾：抄送機關。

　　(四)草擬公函應注意的問題

　　1.中心明確，不繞圈子。

　　2.因由清楚，不講空話。

　　3.講究禮貌，不來客套。

　　(五)例文簡析

　　例文1：

　　關于擬派同志赴香港培訓的函

　　工委：

　　我部上海海運局海員醫院，于一九八五年訂購了一臺美產高效液相色譜儀。現應賣方香港貝克曼儀器公司的邀請，擬派上海海員醫院藥劑師赴香港接受為期一周的培訓。按訂貨合同規定，自廣州至香港往返旅費及在港培訓期間的交通、宿、膳費用，均由該公司提供。

　　妥否，請函示。

　　附貝克曼儀器公司邀請信、簽報一份(復印件)

　　部

　　一九八六年月日

　　簡析：

　　例文l是商洽工作請求批準的“發函”，因為不相隸屬而又是主管單位，所以用“函”。正文只四句話。前三句為一段，說明原委及條件，后一句另起，很有禮貌地提出，要求批準。寫“請函示”“請電示”皆可，因為是不相隸屬的關系。下面是附件備查。寫得明白利落。