如何起草匯報材料

　　第四，不能沿用講話口氣。無論是向上級匯報工作的領導同志，還是機關的文秘人員，日常工作中大量運用的是對下的講話，比較起來，對上的匯報要少一些。由于這個原因，匯報材料里最常見的問題是受習慣的影響，容易把講話中對某項工作進展情況的分析、取得成績的概括甚至對下級的指示和要求等自覺不自覺地帶到匯報中去，讓人感到匯報者驕傲自滿、目中無人。這是長期起草“講話稿”的人在起草“匯報稿”時必須首先克服的問題，實際操作起來也是最難的事情。我覺得一個有效的辦法就是起草者多作換位思考，假如是自己去聽匯報，看這方面應該匯報什么，自己最想聽的話是什么。把這些搞清楚了，也就把“準”了起草匯報材料時應當突出的重點和可以采用的語言的“脈搏”。在具體起草中，要注意語言的運用，既要生動，又要準確；既要大量運用規范的通用語言，又要適當照顧地方方言，同時還要充分考慮聽匯報者的處事風格、思維特點、語言習慣，等等。但不管怎么說，在起草匯報稿時，應當追求樸實平和、生動鮮明的語言風格。

　　第五，不能言之無物。事實勝于雄辯。匯報工作，顧名思義就是要匯報全面工作或者某項工作的進展情況、主要成績和存在問題，一定要注意用事實說話，并且要把話說得中聽些。我們起草匯報稿，既要說清總體情況，又要有一些鮮活的第一手資料，不能只講面上的宏觀情況，更不能用大話、套話、空話去應付差事。起草這類材料往往是時間緊迫、任務繁重。在較短的時間內能完成一份高質量的匯報，要求秘書人員平時必須注意收集、掌握每項工作進展情況，加強對各類動態工作信息的積累，占有第一手材料，否則寫起來會摸不著頭緒，無處落筆，甚至出現“言之無物”的問題。因此，秘書人員必須經常深入基層，到實際工作中去了解和掌握情況，同時，必須注意瀏覽甚至仔細閱讀上級機關不同時期的工作指示、會議精神及本級制定下發的工作方案、措施和要求，了解基層單位呈報的工作信息、總結等資料，始終做到胸中有全局、手上有典型、筆下有實情。