報告的格式

　　上行文亦即向上級報送的請示或報告。其文頭在眉首區(qū)要留出供上級領(lǐng)導(dǎo)批示簽署意見的空白區(qū)，因此眉首區(qū)比一般公文為大。這種格式要求在一般公文格式的眉首區(qū)整體往下移 55mm，以保證發(fā)文機關(guān)名稱與版心上邊沿距離80mm。

　　由于上行文要由行文機關(guān)負責(zé)人簽名，簽名位置與發(fā)文字號在同一水平線上，為此發(fā)文機關(guān)的字號就不能放在正中位置，應(yīng)左移至版心左邊緣空一個字位置標識。負責(zé)人及其簽名在版心右邊緣空一個字位置標識。簽發(fā)人姓名應(yīng)用3號楷體。簽發(fā)人與簽發(fā)人姓名之間用冒號分隔。如上行文或下行文中有幾個單位聯(lián)合行文，則其格式與上、下行文格式相同，同是在發(fā)文機關(guān)名稱欄應(yīng)把多個機關(guān)名稱順序列上，后加文件二字，居中擺放。如聯(lián)合行文單位過多，則要注意保證第一頁有正文，如保證不了就只好縮小發(fā)文機關(guān)名稱的字號。在聯(lián)合行文時主辦機關(guān)應(yīng)列在第一位。單位領(lǐng)導(dǎo)人簽名在聯(lián)合行文時與機關(guān)名稱排列一致。這時紅色反線下移。

　　多個單位聯(lián)合行文，其發(fā)文字號只有一個，也就是主辦單位的發(fā)文字號。

　　下行文聯(lián)合行文不需標識簽發(fā)人和簽發(fā)人姓名，因此其發(fā)文字號應(yīng)列在中間。

　　主體區(qū)

　　包括公文標題、主送機關(guān)、正文、附件、發(fā)文機關(guān)蓋章、成文日期、附注等欄目。

　　公文標題

　　標識在紅色反線下空二行字的位置居中對稱標識。如標題字數(shù)太多可分一行、二行、或三行標識。采用字體字號為2號小標宋體。

　　標題標識

　　一般要包括三要素，即發(fā)文機關(guān)名稱、事由、文種三部份內(nèi)容。其中，發(fā)文機關(guān)名稱除“請示”文種需嚴格標識外，其他文種有時可省略。發(fā)文機關(guān)名稱標識時要用全稱或規(guī)范化簡稱。事由應(yīng)把公文的主題內(nèi)容高度概括成簡明扼要的一段話，說明全文要點。文種則按新《辦法》規(guī)定的13種文件選用標識。

　　標識標題時除要注意美觀、對稱外，還要注意標題中的用詞和引用書名、人名、數(shù)字等不要分離。標題中除引用書名號或政治術(shù)語要加引號外，一般不用標注標點符號。

　　主送機關(guān)

　　也就是受文辦理機關(guān)。要標識機關(guān)的全稱或規(guī)范化簡稱。主送機關(guān)標識在標題下空一行字位置，左側(cè)頂格標識，后加冒號。如碰到主送機關(guān)太多，則要注意必須保證首頁有正文。在這種情況下其主送機關(guān)可在此欄標幾個，后加括弧說明其余主送見版記，然后將其余主送機關(guān)放置于版記處，“抄送”上一行標識。

　　正文在主送機關(guān)下一行字左側(cè)空二個字標識。正文要求文字簡練、明了，用詞正確、概括，每自然段開始左側(cè)空二個字書寫。

　　正文中數(shù)字要用阿拉伯數(shù)字標識，計量單位全采用公制計量單位。但在標識詞語中的序數(shù)詞時，其數(shù)字標識仍采用中文大寫。如“七上八下”、“五顏六色”等詞。

　　印章

　　公文生效標識。但用印時要注意防偽。除油墨防偽外，印章蓋章位置很重要，要求印章與正文之間不允許再加內(nèi)容，因此控制印章與正文間3～5mm內(nèi)蓋章。由于這位置比較難掌握，則可控制在正文下一行字距范圍內(nèi)蓋章。這樣正文下也不好加文字內(nèi)容了，保證了防偽。另外要求印章必須蓋在成文時間上即印章應(yīng)壓成文年月日幾個字上，防止空白印章。

　　成文時間

　　指公文被領(lǐng)導(dǎo)批準發(fā)布的時間。其年、月、日的標識，在國家行政機關(guān)公文中要標識為中文大寫如“二○○一年十一月二十一日”，不能稱為“XX年11月21日”。這是一個特殊要求。一般公文的年、月、日標識位置在圖文右側(cè)距右側(cè)空4個字的位置標識。