公文復(fù)印件的法定效力與歸檔價值
近期，通過業(yè)務(wù)講座、通過電子郵件，筆者常常被在實際工作第一線的同行反復(fù)咨詢一些問題。這些問題道理不深，在基層文件和檔案工作中卻很有普遍性，值得問，也值得答。以下便是其中兩例。
【案例一】
某單位就某問題向上級機(jī)關(guān)寫了一份請示，結(jié)果收到上級機(jī)關(guān)一份復(fù)印件。從該復(fù)印件上可見，這是上級機(jī)關(guān)對于該請示機(jī)關(guān)的原件批回，即在原請示文尾空白處僅批有“同意”字樣，沒有任何簽名，在上面加蓋了上級機(jī)關(guān)印章后，將請示原件復(fù)印，原件留在上級機(jī)關(guān)存檔，復(fù)印件代替批復(fù)發(fā)回原請示機(jī)關(guān)執(zhí)行。在實際工作中，這樣的行文很常見。
問題：這樣的復(fù)印件是否具有正式公文的法定效力？
【評析】
這樣的復(fù)印件不具備正式公文的法定效力。有的單位規(guī)定“在加蓋原擬文單位正式公章后的公文復(fù)印件可以作為正式公文使用。”這樣的規(guī)定語義含混，與《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）的規(guī)定有一定距離。在《辦法》第四十八條規(guī)定“公文復(fù)印件作為正式公文使用時，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)證明章。”這一簡單的解釋在面對文書處理實際工作的復(fù)雜情況時需要明確以下幾點(diǎn)：
首先，本案中的上級機(jī)關(guān)對下級機(jī)關(guān)請示采用了原件批回方式來處理。這種辦文可行嗎？為了簡化程序，提高效率，上級機(jī)關(guān)對下級請示原件批回是文書處理工作中歷來就有的一種簡易行文方法，是可行的。問題在于本案中的上級機(jī)關(guān)將原件批回文件的復(fù)印件下發(fā)給請示機(jī)關(guān)執(zhí)行，復(fù)印件作為正式批文使用卻缺乏必要的認(rèn)證和相應(yīng)的標(biāo)志，顯然會使辦文初衷大打折扣。
其次，本案中的復(fù)印文件上已經(jīng)批有“同意”字樣，而且加蓋了上級機(jī)關(guān)印章，是否就可以作為正式公文使用了呢？回答是否定的。本案中下級機(jī)關(guān)收到原件批回的請示僅為復(fù)印件，具有批示和印章原始痕跡的原件并未真正“原件批回”。從公文稿本角度看，復(fù)印件僅僅屬于副本，一般不具備公文正本的法定效用。作為副本的復(fù)印件要同公文正本一樣具有法定效力，需要經(jīng)過認(rèn)證。在實際工作中，目前通用的認(rèn)證方式有兩種：
一是通過對原件進(jìn)行技術(shù)性處理并注明翻印機(jī)關(guān)，對直接翻印下發(fā)的公文副本進(jìn)行認(rèn)證。即在不違反公文發(fā)放范圍規(guī)定的前提下，通過簡單的技術(shù)性處理，保留原文眉首和主體部分的原狀，取掉文尾落款處原發(fā)文機(jī)關(guān)的印章標(biāo)志，在版記部分的印發(fā)說明欄注明“機(jī)關(guān)xx部門x年x月x日翻印”，發(fā)放范圍欄中注明翻印文件發(fā)放范圍。經(jīng)此認(rèn)證，翻印機(jī)關(guān)對翻印文件的文字內(nèi)容的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，翻印文件在法定的發(fā)文范圍內(nèi)可作為正式公文執(zhí)行。由于在允許的范圍內(nèi)直接將文件翻印下發(fā)可以代替層層照抄照轉(zhuǎn)的轉(zhuǎn)發(fā)性文件，眼下不少地方、部門的公文處理工作細(xì)則中都將此行文方式明文規(guī)定為精簡文件的措施之一。
二是通過在文件上加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)證明章，對要作為正式公文執(zhí)行的一般復(fù)印文件進(jìn)行認(rèn)證。即在復(fù)印件上由有權(quán)機(jī)關(guān)加蓋“復(fù)印件與正式文件內(nèi)容相符合”等字樣的專用印章，如工商行政管理部門在合同上加蓋“合同鑒證章”，檔案部門履行開具檔案證明的法定職責(zé)時在檔案文件復(fù)印件上加蓋“檔案證明章”都屬于此類認(rèn)證。由于更多的機(jī)關(guān)單位并沒有這樣專門的證明章，還可采用另外的方式認(rèn)證。如復(fù)印機(jī)關(guān)可以在復(fù)印文件上加蓋本機(jī)關(guān)印章以為鑒證。本案中將請示原件批回的上級機(jī)關(guān)，就應(yīng)該將有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批有“同意”，并簽上姓名和年月日的請示原件進(jìn)行復(fù)印，再在原件和復(fù)印件上的批語處分別蓋上機(jī)關(guān)印章，前者存檔，后者下發(fā)原請示機(jī)關(guān)執(zhí)行。注意：一是應(yīng)該先復(fù)印，后蓋章；二是由于此時所蓋的機(jī)關(guān)印章屬于鑒證章，不能蓋在該復(fù)印文件落款處（落款處已蓋有原制發(fā)機(jī)關(guān)印章），只能蓋在其頁面的空白處；為了不損壞文件原貌，有的機(jī)關(guān)規(guī)定原件批回文件統(tǒng)一在文頭批示域中，加批語，蓋印章，又醒目，又規(guī)范。三是需要明確的是，鑒證章不是生效章，其下面必須注明需要證實的某一具體狀況，并由責(zé)任人簽名（姓名、時間），方能使所蓋印章發(fā)揮鑒證作用。而本案下級機(jī)關(guān)收到的請示的原件批回件，先蓋章后復(fù)印，鑒證章下僅有“同意”一詞，沒有領(lǐng)導(dǎo)人簽名和日期，其法定效力何以證實！？