公文復(fù)印件的法定效力與歸檔價(jià)值
【案例二】
年初，某醫(yī)院辦公室開始對(duì)上一年的歸檔文件進(jìn)行整理。負(fù)責(zé)整理工作的檔案員發(fā)現(xiàn)不少科室拿復(fù)印件歸檔，且沒有蓋章。經(jīng)過詢問，科室同志說當(dāng)時(shí)收文就是復(fù)印件。
問題：復(fù)印件具有歸檔價(jià)值嗎？機(jī)關(guān)單位在什么樣情況下可用復(fù)印件發(fā)文？
【評(píng)析】
本案涉及公文復(fù)印件的使用、生效和歸檔問題。按照國家有關(guān)文件歸檔范圍和整理的規(guī)定，結(jié)合對(duì)于公文稿本的認(rèn)識(shí)及文件檔案工作的實(shí)際要求，筆者認(rèn)為：
其一，復(fù)印件是否具有歸檔價(jià)值不能一概而論。如果一份文件內(nèi)容屬于本單位歸檔范圍,在其沒有另外稿本的情況下復(fù)印件也可以歸檔。其實(shí)當(dāng)前由于復(fù)印機(jī)、計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)傳遞大量運(yùn)用于文件檔案工作，復(fù)印件歸檔的情況并不少見。如有歸檔價(jià)值的傳真文件一般就要求先復(fù)印、再處理，今后當(dāng)然也就會(huì)以復(fù)印件歸檔。
其二，應(yīng)按規(guī)定選擇歸檔文件的稿本。按照da/t22—《歸檔文件整理規(guī)則》以及國家檔案局《機(jī)關(guān)文件歸檔和不歸檔的范圍》的有關(guān)規(guī)定，我們堅(jiān)持如果是本單位發(fā)文,最好用定稿與存本歸檔;如果是收文,最好是用正本即本機(jī)關(guān)收到的主送件歸檔;實(shí)踐證明，沒有任何注辦處理原始痕跡的復(fù)印文件，在歸檔后總難以讓檔案利用者對(duì)其原始憑證性完全認(rèn)同。
其三，將復(fù)印件作為正式發(fā)文和歸檔應(yīng)該經(jīng)過認(rèn)證或加注處理標(biāo)記。如前所述，公文復(fù)印件屬于副本，其在發(fā)揮憑證作用時(shí)價(jià)值不如正本,很多時(shí)候也不屬于歸檔范圍。但實(shí)際工作中,一些機(jī)關(guān)常常直接使用復(fù)印件，如將上級(jí)機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)的批文復(fù)印后下發(fā)給自己的所屬下級(jí)單位，作為一般的傳遞信息、溝通情況、備查備案使用；又如經(jīng)過注明翻印機(jī)關(guān)認(rèn)證，將上級(jí)機(jī)關(guān)的文件直接翻印給所屬下級(jí)單位執(zhí)行……這些操作在實(shí)際機(jī)關(guān)一直行之有效，而且隨著現(xiàn)代辦公技術(shù)和手段的廣泛運(yùn)用，這些可以簡(jiǎn)化程序、提高效率的行文方式出現(xiàn)了越來越被廣泛認(rèn)同的趨勢(shì)。正因?yàn)槿绱耍P者認(rèn)為更有必要呼吁：如果要將復(fù)印件作為正式公文使用，還是應(yīng)該按照《辦法》規(guī)定由復(fù)印機(jī)關(guān)加蓋證明章或由承辦部門注明使用說明；如果歸檔時(shí)只有復(fù)印件,最好由本機(jī)關(guān)承辦部門在文件上作出注辦說明,即說明復(fù)印件的來歷和處理情況。因?yàn)槿绻鞯馗鲉挝欢己翢o顧忌地將復(fù)印件直接歸檔，無疑會(huì)給日后的檔案利用帶來后患。
（作者：楊戎四川大學(xué)公共管理學(xué)院教授
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