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會議準備

會議準備

  1.會議的主題和議題

  會議的主題是會議要研究的問題和要達到的目的。確定主題時,一是要結合本部門或本單位的實際;二是要有切實的依據;三是要有明確的目的。議題則是對主題的細化。

  2.會議名稱

  會議名稱分為幾種情況:一是固定的,如董事會等;二是不固定的,應根據會議主題或議題來定,其中,有的還可以包括時間、范圍等,如“風光旅行有限公司xx年業務懇談會”。

  3.會議議程與日程

  會議主持人根據到會主要領導情況確定;發言人根據議題確定;議題順序即是議程產生的主要形式。編制會議議程表時要注意:了解一般事物習慣性順序,也要注意本單位有無對會議議程順序的相關規定;將同類議題盡可能集中排列;保密性強的議題要放在后面。日程一般采用表格形式或簡短文字,將會議按每天上午、下午和晚上3個單元時間安排,并將會議議題具體化。

  4.選擇會址

  選擇合適的會址是會議成功召開的重要保證。選擇時要考慮:租金是否合理;環境是否安靜;交通是否便利;大小是否適當,即要與會議規模和主題相符,一般每人平均應有2~3m的活動空間,若會期長一些,場地可大一些;設備是否齊全;停車是否方便等。

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