機關公文主題詞標引基本知識

　　②款目詞。款目詞單元按漢語拼音字順規定的同音同調同形排列，起排列和查找作用。

　　③范疇號。范疇號即每個款目詞所屬的分類范疇編號。這是字順表與范疇表聯系的渠道，通過范疇號可以在范疇表中查找與該主題詞同屬一個類別的相關主題詞。

　　④參照關系。參照關系有等同關系、屬分關系和相關關系三種。

　　等同關系指兩個以上概念相同或相近的主題詞之間的關系，也叫用代關系，用“y”表示正式主題詞，用“d”表示非正式主題詞；

　　屬分關系指概念上具有隸屬關系的主題詞之間的關系。不同隸屬關系主題詞分別用“f”、“s”、“.”、“..”和“z”表示。“f”是下位詞指引符，該詞之后的主題詞為下位詞，用“.”、“..”表示，黑點多少表示詞的等級，黑點越多表示該詞越專指；“s”是上位詞指引符；“z”是族首詞指引符，同時帶有“*”號。

　　相關關系指主題詞之間具有的交叉、對立、矛盾、對應等相互參照的關系，用c表示。

　　（三）附表。附表有三個，內容為：組織機構名稱表；中國地區名稱表；世界各國和地區名稱表。附表中的主題詞與字順表中的主題詞具有同等效力。

　　四、怎樣標引公文主題詞

　　（一）主題詞標引程序“三步”走

　　第一步：審讀文件，分析主題。首先通讀公文，了解公文的主要內容和發文意圖。一般來說，審讀文件標題，進行主題詞標引是文秘人員常用的方法。如文件標題能概括公文的主要內容，就從標題入手分析主題。否則，就要從公文的內容入手進行主題分析。其次分析主題。首先看一篇公文標題是單一型的主題還是多個主題，單主題標引時用多個表達同一概念主題詞，多主題用分組的多個主題詞分別表達各自的主題概念。分析主題重點是主題結構分析。即分析主題里面的主要成分和次要成分，以及它們之間的關系。

　　第二步：提煉、轉換主題概念。經過分析主題類型和主題結構后，就掌握了一份文件的全部主題概念。對這些主題概念，并不完全需要標引出來，而應當去粗取精，有所取舍。要提煉標引那些最重要的、專指性最強的主題概念，舍棄一般的主題概念。

　　對提煉出的公文真正具有檢索意義的主題概念，查公文主題詞表將其準確、規范、科學地轉換成主題詞。查表取詞的主要途徑：（1）直接查字順表，適用于析出的主題概念與主題詞表的詞一致或接近。可以用拼音、也可用部首來查。（2）查范疇索引。主要適用兩種情況，一是公文主要內容集中于某一范疇，為提高標引效率，可先查范疇索引；二是主題概念一時找不到合適的詞，但范疇比較明確，也可查范疇索引。（3）查詞族索引。適用于查比較復雜的主題概念時，從復合主題的某一詞素入手，克服復雜主題查找時詞匯形式難以確定的困難。

　　第三步：標引記錄，審核校驗。主題詞成功轉換后，根據《國家機關公文格式》規定，將主題詞標注在公文末頁下部抄送欄目左上側。詞目之間空一字，不用標點符號，按主體、通用、空間、時間、文種等要素，依次進行著錄。