商務技能（五）會議管理

　　會議作為一種社會活動隨處可見，它在企事業單位中擔當著重要的角色。

　　據調查，高職高專文科學生畢業后80％以上要接觸與會議有關的工作，文科學生很有必要掌握會議管理的知識與技能。因此，在自己的職業規劃中，加上會議管理一課，必定為以后的工作生涯增加許多便利。

　　別小看了會議，會議里的乾坤大著呢。會議管理，看似簡單，但真正把它做好，卻是秘書或者其他行政辦公人員比較頭疼的事情。業界流行一句話，叫做：“會而議，議而決，決而行，行而徹。”這句話簡明扼要，但是真正將會議管理做好，絕非易事。在實際工作中，要不就是會而不議，或者就是議而不決，或者決而不行，凡此種種，問題皆存。

　　既然會議不可避免，我們就應該妥善管理會議，有效利用會議，使其真正發揮作用，而非讓自己陷入文山會海不能自拔。

　　一、會議的意義

　　會議是一個集思廣益的渠道。會議是一個集合的載體。不同的人匯聚一堂，充分交流，思想碰撞，從而產生“金點子”。許多高水準的創意就是開會期間不同觀念相互碰撞的產物。

　　資訊傳達，資源共享。通過會議通報一些新決定、新決策，使更多的人了解來自上級或其他部門的相關資訊。也可以利用開會匯集資源，以期相互幫助，相互促進，共同進步。

　　會議顯示一個組織或一個部門的存在。一些單位經常召開部門例會等，領導通過這種會議了解員工的工作情況，了解工作進展，可以妥善安排工作計劃。這是一種管理的方法，同時也能夠充分顯示一個組織或部門的存在價值。

　　會議的群體溝通方式有益于協調矛盾，達成共識。開會很少是一對一的溝通，大多數情況下都是一種群體溝通，而且這種方式最直接、最符合人類原本的生活方式。方便協調上下級緊張關系，員工之間的矛盾，有利于達成共識，更好地促進工作。

　　二、會議的準備

　　（一）會前準備

　　  開會前要充分理解議題；

　　  在會議前充分準備好開會所需要的資料；。

　　  事先思考要表達的意見；

　　  準時參加會議。

　　（二）會議進行中

　　  注意傾聽別人的意見，盡量不要在別人發表觀點時打斷；

　　  積極參與發言；

　　  注意力發言不脫離主題，對事不對人。

　　（三）導出結論

　　  盡心盡力地協助會議主持導出結論；

　　  能贊成別人較好的意見，而放棄自己的意見；

　　  能堅持找出最好方案的態度，導出結論。

　　三、會議記錄的基本要求

　　（一）會議基本信息

　　準確寫明會議名稱（要寫全稱），開會時間、地點，會議性質。

　　（二）參會人員

　　詳細記下會議主持人、出席會議應到和實到人數，缺席、遲到或早退人數及其姓名、職務，記錄者姓名。如果是群眾性大會，只要記參加的對象和總人數，以及出席會議的較重要的領導成員即可。如果某些重要的會議，出席對象來自不同單位，應設置簽名簿，請出席者簽署姓名、單位、職務等。

　　（三）完整記錄

　　忠實記錄會議上的發言和有關動態。會議發言的內容是記錄的重點。其他會議動態，如發言中插話、笑聲、掌聲，臨時中斷以及別的重要的會場情況等，也應予以記錄。

　　記錄發言可分摘要與全文兩種。多數會議只要記錄發言要點，即把發言者講了哪幾個問題，每一個問題的基本觀點與主要事實、結論，對別人發言的態度等，作摘要式的記錄，不必“有聞必錄”。

　　某些特別重要的會議或特別重要人物的發言，需要記下全部內容。有錄音筆的，可先錄音，會后再整理出全文；沒有錄音條件，應由速記人員擔任記錄；沒有速記人員，可以多配幾個記得快的人擔任記錄，以便會后互相校對補充。

　　（四）記錄結果

　　記錄會議的結果，如會議的決定、決議或表決等情況。

　　會議記錄要求忠于事實，不能夾雜記錄者的任何個人情感，更不允許有意增刪發言內容。會議記錄一般不宜公開發表，如需發表，應征得發言者的審閱同意。

　　會議結束，記錄完畢，要另起一行寫"散會"二字，如中途休會，要寫明"休會"字樣。

　　××公司辦公會議記錄

　　時間：一九××年×月×日×時

　　地點：公司辦公樓五樓大會議室

　　出席人： ……

　　缺席人： ……

　　主持人：公司總經理

　　記錄人：辦公室主任劉

　　主持人發言：(略)

　　與會者發言： ………………………………………………………………

　　 ………………………………………………………………

　　散會

　　主持人：(簽名)

　　記錄人：(簽名)

　　(本會議記錄共×頁)

　　（五）會議記錄重點

　　l  會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關活動；

　　l  會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解；

　　l  權威人士或代表人物的言論；

　　l  會議開始時的定調性言論和結束前的總結性言論；

　　l  會議已議決的或議而未決的事項； 　　

　　l  對會議產生較大影響的其他言論或活動。

　　（六）會議記錄的寫作技巧

　　一般說來，有四條：一快、二要、三省、四代。

　　一快，即記得快。字要寫得小一些、輕一點，多寫連筆字。要順著肘、手的自然去勢，斜一點寫。當然，現在都是使用筆記本電腦，所以，需要打字速度快。

　　二要，即擇要而記。就記錄一次會議來說，要圍繞會議議題、會議主持人和主要領導同志發言的中心思想，與會者的不同意見或有爭議的問題、結論性意見、決定或決議等作記錄。就記錄一個人的發言來說，要記其發言要點、主要論據和結論，論證過程可以不記。就記一句話來說，要記這句話的中心詞，修飾語一般可以不記。要注意上下句子的連貫性、可訊性，一篇好的記錄應當獨立成篇。

　　三省，即在記錄中正確使用省略法。如使用簡稱、簡化詞語和統稱。

　　四代，即用較為簡便的寫法代替復雜的寫法。可用姓代替全名，可用筆畫少易寫的同音字代替筆畫多難寫的字；可用一些數字和國際上通用的符號代替文字；可用漢語拼音代替生詞難字；可用外語符號代替某些詞匯，等等。但在整理和印發會議記錄時，均應按規范要求辦理。

　　六 18:30內容摘要 商務會議是企業或公司管理工作的重要內容，開好每一個會議事關企業或公司的生產和經營。一次出色的商務會議，除了會議主辦者的組織、準備工作做的完善外，與主持人的出色主持也功莫大焉。

　　四、商務會議主持技巧

　　商務會議是企業或公司管理工作的重要內容，開好每一個會議事關企業或公司的生產和經營。一次出色的商務會議，除了會議主辦者的組織、準備工作做的完善外，與主持人的出色主持也功莫大焉。

　　做一個出色的商務會議主持人，必須要掌握如下幾點主持技巧：

　　1.開會時主持人的主持方式

　　主持人在會議上開始講話時，是否受到與會者歡迎，第一步將取決于與會者的初步印象。這個印象取決于很多因素，如：主持人是否做好充分準備；眼睛是否閃亮而活潑；聲音是否悅耳動聽；臉部表情是否生動；對周圍的反應是否機智靈活；是否能用簡明扼要的話陳述自己的觀點。

　　2.如何主持和引導會議

　　主持人主持會議，有一個很重要的內容，就是要讓與會者知道在解決問題或困難時歡迎他們提出任何意見。為此，要讓與會者了解情況，共同商量解決問題的辦法。因此，可以在主持的話語中多次使用下列短語，以此來鼓勵與會者的參與意識。如“經過我們的共同體驗”、“分擔我們共同的憂慮”、“為了我們的共同利益”等。一個成功者，總是善于采納更多人的建議，傾聽別人不同的意見。一個出色的商務會議主持也一樣，如果使會議多聽取他人的意見，有時就會得到料想不到的結果。當然，有時有人也會提出相反的甚至與會議內容毫不相干的觀點，或者利用發言的機會進行滔滔不絕的長談，遇有此等等情況時，主持人要用未完的話來打斷，使會議按既定的方向進行。

　　3.在主持會議時要注意細節

　　有時候，主持人無論對自己所講的話題做過多好的準備和演習，或者這一話題對自己來講已經熟悉，但在主持前，一想到臺下那么多的人,仍然會感到緊張。這時千萬不要讓壓力控制自己的情緒，一旦讓緊張情緒控制了自己，就會使自己根本無法發揮最佳水平，一些都白費了。當遇到這種情況時，主持人可自我放松，情緒一旦放松，思維就會走上正常的途徑，主持就會得心應手

　　4.注意會議的總結

　　會議在達成決議后，主持人還要在散會前作出綜合和總結，這才算是圓滿地主持了一個會議。無總結，便是虎頭蛇尾。在總結和綜合中，主持人提綱挈領地將會議中提及的重點強調，也同時提醒與會者不要忘記這些重點。對于會議的決定、建議及結論，清楚明確地再重申一遍。