現代公文的寫作與處理：公文格式

　　公文標題具體寫作中，概括事由極為重要。概括事由的方法習慣上采用介詞“關于”和表達公文主要內容的詞組組成介詞詞組，格式為“關于 …… 的”，作為公文種類的定語。

　　公文標題位于紅色反線下空 2 行，用 2 號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞義完整，排列對稱，間距恰當。

　　（二）主送機關

　　主送機關是指公文的主要受理機關，負責辦理或答復文件中的事項。其位置在標題下空 1 行，左側頂格用 3 號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號；應使用全稱或規范化的簡稱、統稱。

　　上行的請示性公文，如議案、請示、批復、函等，只能有一個主送機關。公布性及法規性公文，如通告、布告、章程、條例等，一般不標主送機關。下行的公文，主送機關較多的，可采用概括性的統稱，如：“各省、自治區、直轄市人民政府”、“各有關部門和單位”。有的公文除主送機關外，還需要讓另外的機關了解其內容或協助辦理有關事項，這時可以使用抄送的形式。對上級機關要用“抄報”，對同級機關、不相隸屬的機關或下級機關可以使用“抄送”。

　　（三）公文正文

　　公文正文是公文的主體部分，由開頭（導語）、主體和結尾三部分組成，是一份公文的核心。正文位于主送機關名稱下一行，每自然段左空 2 字，回行頂格。數字、年份不能回行。用 3 號仿宋體字，每行 28 字，每頁 22 行。

　　正文的人名、地名、數字、引文要準確。引用公文應當先引標題，后引發文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。應當使用國家法定計量單位。文內使用非規范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。

　　公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。用數字作為結構層次序數，其順序為：

　　第一層用“一”、“二”、“三” …… ；

　　第二層用“（一）”、“（二）”、“（三）” …… ；

　　第三層用“ ⒈ ”、“ ⒉ ”、“ ⒊ ” …… ；

　　第四層用“（ 1 ）”、“（ 2 ）”、“（ 3 ）” …… 。

　　以上次序絕對不能顛倒，隨意混合使用。

　　（四）附件

　　附件是公文的附屬部分，起補充說明或參考印證的作用，如文件中的報表、統計數字等。公文如有附件，在正文下一行左空 2 字用 3 號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱，附件名稱后不加標點符號。

　　公文只有一個附件，只需標注其名稱，不標序號。如有兩個或兩個以上的附件，則應在附件名稱前標明序號，序號使用阿拉伯數碼，如：

　　附件： ⒈

　　附件： ⒉

　　（五）成文時間

　　成文時間是指公文生效的時間。確定成文時間對公文的效力很重要，一般來說，成文時間以單位負責人簽發的日期為準，聯合行文的以最后簽發機關負責人的簽發日期為準，會議通過的以會議通過的日期為準，電報以電報發出日期為準。

　　成文時間直接關系到公文的效力，因此，要完整地用漢字寫出年、月、日，年份中的“零”要寫成“ o ”。其位置一般位于正文右下方，具體的上下位置依印章來定，左右位置由字數來定。

　　（六）公文生效標識

　　公文生效標識是表示公文生效的憑證，其表現形式為“印章”，包括“發文機關印章”和“機關負責人簽名章”兩種形式。公文除“會議紀要”和以電報形式發出的以外，或印制的有特定版頭的普發性公文外，都應當加蓋印章。

　　（七）附注

　　附注一般是對公文的發放范圍、使用時應注意的事項等情況的說明，如“此件發至縣團級”、“此件可見報”等。公文如有附注，用 3 號仿宋體字，居左空 2 字加圓括號標識在成文時間下一行。公文附注不屬于公文內容，標注公文附注一般在公文落款印章的左下方，用圓括號標注。

　　三、版記

　　版記又稱版尾部分，主要包括主題詞、抄送機關、印發機關、印發時間、印刷份數、反線等要素組成。版記應置于公文的最后一頁（即封四，亦稱封底），版記的最后一個要素置于最后一行。

　　•  主題詞

　　主題詞是反映公文內容特征、標示公文歸屬類別和文種的關鍵性詞語。

　　主題詞用 3 號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用 3 號小標宋體字；詞目之間空 1 個字。

　　主題詞應先標反映公文內容的詞，再標反映公文文種的詞。如《國務院關于加強水土保持工作的通知》，主題詞先標“農業”（表類別），再標“水土保持”（表類屬），最后標“通知”（表文種）。