現(xiàn)代公文的寫作與處理：公文格式

　　行政機(jī)關(guān)公文主題詞一般不少于 3 個(gè)詞為宜，最多不要超過(guò) 5 個(gè)詞。主題詞位于公文尾部的橫隔線之上，即成文時(shí)間的右下方以及抄送機(jī)關(guān)的左上側(cè)。

　　•  抄送機(jī)關(guān)

　　抄送機(jī)關(guān)是主送機(jī)關(guān)以外的需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。

　　抄送機(jī)關(guān)應(yīng)標(biāo)注在主題詞的下方，其上下用反線（與版心等寬）與主題詞和印發(fā)機(jī)關(guān)隔開，形成一個(gè)欄。在兩條平行線之間，要左空一格注明“抄送”二字，用 3 號(hào)仿宋體字，后邊加注全角冒號(hào)，抄送機(jī)關(guān)之間用逗號(hào)隔開，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊，在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。如主送機(jī)關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)識(shí)方法同抄送機(jī)關(guān)。

　　抄送機(jī)關(guān)排列順序一般為：上級(jí)機(jī)關(guān)排一行，黨政機(jī)關(guān)、軍事機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、民主黨派等排一行，人大、政協(xié)、法院、檢察院等排一行，其他單位全排一行。

　　•  印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間

　　印發(fā)機(jī)關(guān)是指具體主辦、制發(fā)公文的部門，一般是機(jī)關(guān)的辦公室（廳）或秘書（科）處。

　　印發(fā)時(shí)間是為了反映公文的生成時(shí)效，它一般略晚于領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的時(shí)間，應(yīng)以公文付印的日期為準(zhǔn)。

　　印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間位于抄送機(jī)關(guān)之下（無(wú)抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下）占 1 行位置；用 3 號(hào)仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空 1 個(gè)字位，印發(fā)時(shí)間右空 1 個(gè)字位。

　　印發(fā)機(jī)關(guān)的名稱如果字?jǐn)?shù)太多，可以自行簡(jiǎn)化，以使它和印發(fā)時(shí)間只占 1 行的位置。印發(fā)時(shí)間應(yīng)完整地標(biāo)明年、月、日。

　　•  印刷份數(shù)

　　印刷份數(shù)一般位于印發(fā)時(shí)間之下或在末頁(yè)邊緣線下，右空 3 字，用 3 號(hào)仿宋體字和阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，用圓括號(hào)括住。

　　公文的特定格式

　　《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》規(guī)定了三種公文的特定格式，它們分別是信函式格式、命令格式和會(huì)議紀(jì)要格式。

　　一、信函式格式

　　在制發(fā)公文的實(shí)踐中，經(jīng)常使用一種“信函式”公文，用于處理日常事務(wù)的平行文或下行文。這種“信函式”公文與“書面式”公文有以下不同：

　　（一）文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)只用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱，不加“文件”二字。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱上邊緣距上頁(yè)邊的距離為 30mm ，推薦用小標(biāo)宋體字，字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定。

　　（二）文機(jī)關(guān)全稱下 4 mm 處為一條武文線（上粗下細(xì)），距下頁(yè)邊 20mm 處為一條文武線（上細(xì)下粗），兩條線均為 170 mm 。每行居中排 28 個(gè)字。

　　（三） 份數(shù)序號(hào)、密級(jí)、緊急程度可以放在武文線下左上角頂格（很少同時(shí)出現(xiàn)這三項(xiàng)），發(fā)文字號(hào)放在武文線右上角頂格。公文首頁(yè)不顯示頁(yè)碼。頁(yè)碼以放在文武線之上右下角為宜。

　　（四） 發(fā)文機(jī)關(guān)名稱及雙線均印紅色。兩線之間各要素的標(biāo)識(shí)方法均同于“書面式”公文格式。

　　二、命令格式

　　命令（令）可以說(shuō)是國(guó)家行政機(jī)關(guān)發(fā)文的最高級(jí)形式。為維護(hù)國(guó)家政令的權(quán)威性和統(tǒng)一性，各級(jí)國(guó)家行政機(jī)關(guān)發(fā)布命令（令）的格式具體規(guī)定為：

　　（一）命令標(biāo)識(shí)由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加“命令”或“令”組成，用紅色小標(biāo)宋體字，字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定。

　　（二）命令標(biāo)識(shí)上邊緣距版心上邊緣 20mm ，下邊緣空 2 行居中標(biāo)識(shí)令號(hào)（不用發(fā)文字號(hào)），即“第 × 號(hào)”（可用 3 號(hào)黑體字）；令號(hào)下空 2 行標(biāo)識(shí)正文，中間沒(méi)有反線、公文標(biāo)題和主送機(jī)關(guān)。

　　（三）正文下一行右空 4 字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人簽名章，簽名章左空 2 字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人職務(wù)；聯(lián)合發(fā)布的命令或令的簽發(fā)人職務(wù)應(yīng)標(biāo)識(shí)全稱。

　　（四）在簽名人簽名章下一行右空 2 字標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。

　　（五）不用抄送機(jī)關(guān)。而在抄送機(jī)關(guān)的位置標(biāo)識(shí)分送機(jī)關(guān)，標(biāo)識(shí)方法同抄送機(jī)關(guān)。其他要素與“書面式”公文相同。

　　三、會(huì)議紀(jì)要格式

　　會(huì)議紀(jì)要是建立在會(huì)議記錄基礎(chǔ)上的會(huì)議文件，適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)，起著重要作用。其格式具體規(guī)定為：

　　（一）會(huì)議紀(jì)要標(biāo)識(shí)由“ 會(huì)議紀(jì)要”組成，上邊緣距版心上邊緣 25mm ，采用紅色小標(biāo)宋體字，字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定，但一般應(yīng)少于22mm×25mm 。

　　（二）會(huì)議紀(jì)要標(biāo)識(shí)下空 2 行用 3 號(hào)仿宋體字居中標(biāo)識(shí)發(fā)文字號(hào)，下空 1 行用 3 號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí) 發(fā)文機(jī)關(guān)和成文時(shí)間，發(fā)文機(jī)關(guān)和成文時(shí)間之下4mm 處印一條與版心等寬的紅色反線。發(fā)文機(jī)關(guān)放在橫線之上左側(cè)，成文時(shí)間放在橫線之上右側(cè)。

　　（三）紅色反線下空 2 行用 2 號(hào)小標(biāo)宋體字居中標(biāo)識(shí)會(huì)議紀(jì)要標(biāo)題。標(biāo)題下空 1 行為會(huì)議紀(jì)要正文，用 3 號(hào)仿宋體字，每自然段左空 2 字，回行頂格。

　　（四）會(huì)議紀(jì)要不加蓋印章。受文單位放在公文末尾，其他要素與“書面式”公文相同。