海南省流動人員人事檔案管理服務(wù)實(shí)施細(xì)則（暫行）
海南省人社廳發(fā)布了《海南省流動人員人事檔案管理服務(wù)實(shí)施細(xì)則(暫行)》，明確了流動人員人事檔案范圍及檔案的接收、查閱和調(diào)出的具體要求和操作，下面是細(xì)則的詳細(xì)內(nèi)容。
海南省流動人員人事檔案管理服務(wù)實(shí)施細(xì)則(暫行)
為進(jìn)一步加強(qiáng)全省流動人員人事檔案管理服務(wù)工作, 統(tǒng)一服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)中組部、人力資源社會保障部等5部門《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動人員人事檔案管理服務(wù)的通知》(人社部發(fā)〔20xx〕90號)、《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)人力資源社會保障領(lǐng)域公共服務(wù)的意見》(人社部發(fā)〔20xx〕44號)和《關(guān)于簡化優(yōu)化流動人員人事檔案管理服務(wù)的通知》(人社廳發(fā)〔20xx〕75號)等文件精神,制定本實(shí)施細(xì)則。
一、流動人員人事檔案范圍
具體包括:非公有制企業(yè)和社會組織聘用人員的檔案;辭職辭退、取消錄(聘)用或被開除的機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員檔案;與企事業(yè)單位解除或終止勞動(聘用)關(guān)系人員的檔案;未就業(yè)的高校畢業(yè)生及中專畢業(yè)生的檔案;自費(fèi)出國留學(xué)及其他因私出國(境)人員的檔案;外國企業(yè)常駐代表機(jī)構(gòu)的中方雇員檔案;自由職業(yè)或靈活就業(yè)人員的檔案;其他實(shí)行社會管理人員的檔案。
二、流動人員人事檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)
(一)流動人員人事檔案管理實(shí)行集中統(tǒng)一、歸口管理的管理體制，主管部門為政府人力資源社會保障部門，接受同級黨委組織部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。流動人員人事檔案具體由縣級以上(含縣級)公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)以及經(jīng)縣級以上(含縣級)人力資源社會保障部門授權(quán)的單位管理。
(二)其他單位未經(jīng)授權(quán)不得管理流動人員人事檔案，嚴(yán)禁個(gè)人保管本人或他人檔案。
三、檔案接收
(一)接收原則
流動人員申請戶籍所在地存檔的，由其戶籍所在地的公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)(以下簡稱公共人才機(jī)構(gòu))負(fù)責(zé);申請工作所在地存檔的，由用人單位注冊地的同級公共人才機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)。
1.機(jī)關(guān)和事業(yè)單位非在編人員、非公有制企業(yè)和社會組織聘用人員、以及外國企業(yè)常駐代表機(jī)構(gòu)中方雇員的檔案，由其現(xiàn)工作單位所在地或戶籍所在地公共人才機(jī)構(gòu)接收管理。
2.辭職辭退、取消錄(聘)用或被開除的機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員，以及與企事業(yè)單位解除或終止勞動(聘用)關(guān)系人員,重新就業(yè)的應(yīng)當(dāng)在就業(yè)單位報(bào)到后，按照干部人事檔案轉(zhuǎn)遞的有關(guān)規(guī)定，將檔案轉(zhuǎn)至有關(guān)的組織人事部門保管;未就業(yè)或者重新就業(yè)單位不具備保管條件的，由原工作所在地或戶籍所在地公共人才機(jī)構(gòu)接收管理。
3.未就業(yè)的大中專畢業(yè)生，自費(fèi)出國留學(xué)及其他因私出國(境)人員，自由職業(yè)或靈活就業(yè)人員，以及其他實(shí)行社會管理人員的檔案，由其戶籍所在地公共人才機(jī)構(gòu)接收管理。
各級公共人才機(jī)構(gòu)不得拒絕符合申請條件的流動人員申請檔案接收。
(二)接收步驟
1.申請
流動人員以戶籍地為由申請的，須提供本人有效身份證件和戶口本;以工作所在地為由申請的，須提供原工作單位辭職、辭退或解除(終止)勞動合同等證明或新工作單位勞動合同、社保繳費(fèi)清單。委托他人或單位申請的，須提供符合規(guī)范的委托書、介紹信和經(jīng)辦人有效身份證件。
2.核實(shí)
公共人才機(jī)構(gòu)在接到申請后，核實(shí)相關(guān)申請材料及存檔單位資質(zhì)。對不符合接收條件的，應(yīng)及時(shí)告知申請人或委托人，并說明原因。
3.調(diào)檔
對已確認(rèn)存檔單位具有人事檔案管理權(quán)限的，開具《流動人員人事檔案調(diào)檔函》(見附件1);對未確認(rèn)存檔單位具有人事檔案管理權(quán)限的，應(yīng)確認(rèn)其權(quán)限后再發(fā)函調(diào)檔，或?qū)⒃摍n案轉(zhuǎn)至當(dāng)?shù)毓踩瞬艡C(jī)構(gòu)再行調(diào)檔。
4.收檔
(1)流動人員存檔單位須通過機(jī)要或派專人轉(zhuǎn)遞檔案，不得交由本人自帶。
(2)查驗(yàn)存檔單位開具的《流動人員人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》(見附件2)，登記檔案轉(zhuǎn)出單位、時(shí)間和轉(zhuǎn)檔緣由。
5.檔案審核
(1)檔案管理人員須核對檔案目錄、檔案內(nèi)容和《流動人員人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》等材料，確保檔案材料真實(shí)可靠、完整齊全。
(2)發(fā)現(xiàn)檔案中有虛假材料的，查明情況，按有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理。
(3)檔案中缺少部分關(guān)鍵材料，但不會導(dǎo)致一人多檔的，一次性告知所缺材料及其可能造成的影響，填寫《流動人員人事檔案缺少材料登記表》(附件3)后予以接收。關(guān)鍵材料一般是指用于核定存檔人的出生日期、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷等重要信息的材料。
(4)檔案材料嚴(yán)重不全，可能導(dǎo)致一人多檔且無法補(bǔ)全的，應(yīng)退回原存檔單位，同時(shí)告知申請人。
6.接收登記
(1)對通過審核的檔案，填寫《流動人員人事檔案托管合同》(見附件4)，辦理檔案托管。檔案管理部門應(yīng)填寫檔案回執(zhí)，蓋章后寄回原存檔單位。部分材料尚未補(bǔ)全的，應(yīng)在回執(zhí)中注明，檔案審核材料應(yīng)及時(shí)歸入檔案并做好審核信息登記。
(2)對接收的檔案，必須建立接收人事檔案登記臺帳，及時(shí)準(zhǔn)確登記檔案人的姓名、性別、出生時(shí)間、身份證號碼、檔案轉(zhuǎn)入時(shí)間、轉(zhuǎn)檔單位等信息。
(3)對登記后的檔案應(yīng)及時(shí)交檔案管理人員入庫管理，檔案管理人員應(yīng)在接收登記臺帳簽字確認(rèn)，登記臺帳永久保存，以便核查。
四、檔案材料收集、整理和存放
(一)檔案材料的收集應(yīng)按照中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》(中組發(fā)〔20xx〕12號)和《關(guān)于做好文件改版涉及干部人事檔案有關(guān)工作的通知》(組通字〔20xx〕28號)的要求執(zhí)行。
(二)公共人才機(jī)構(gòu)要對檔案材料認(rèn)真整理，做到分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊，使每卷檔案達(dá)到完整、真實(shí)、條理、精練、實(shí)用的要求。
1.材料分類。按照《干部檔案整理工作細(xì)則》(組通字〔1991〕11號)第四章要求進(jìn)行分類。
2.材料排序。應(yīng)根據(jù)檔案材料形成時(shí)間先后和內(nèi)容的主次關(guān)系進(jìn)行排序。
3.材料編目。按照材料類別排列順序及檔案材料目錄格式，編寫詳細(xì)的檔案材料目錄。
4.復(fù)制與加工。材料載體變質(zhì)、字跡退色不清或破損時(shí)，應(yīng)采用修復(fù)、打印、抄寫、復(fù)印、裱糊等方法進(jìn)行搶救。復(fù)制材料應(yīng)核對無誤，并注明復(fù)制單位和日期。
5.材料裝訂。裝訂前應(yīng)將材料上的大頭針、訂書釘?shù)冉饘傥锊鸪倮睚R全卷材料，在材料左側(cè)豎直打上裝訂孔，裝訂成卷。
6.材料調(diào)整。檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)不再辦理轉(zhuǎn)正定級、檔案工資記載、調(diào)整相關(guān)手續(xù)。
(三)檔案的存放
1.設(shè)施要求。建立堅(jiān)固的專用檔案庫房，配備鐵質(zhì)檔案柜，配置必要的辦公和安全防護(hù)設(shè)備。檔案庫房、查閱室和檔案人員辦公室應(yīng)三室分開，不得在庫房內(nèi)閱檔或辦公。
2.人員要求。具體從事人事檔案管理人員必須政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)，具備檔案管理專業(yè)知識，熟悉人事人才政策法規(guī)，并定期進(jìn)行知識更新和專業(yè)培訓(xùn)。嚴(yán)格遵守黨和國家的保密制度，不準(zhǔn)私自攜帶人事檔案材料離開檔案庫房，個(gè)人不得私自保存他人檔案。對利用檔案材料營私舞弊的，視情節(jié)輕重，予以嚴(yán)肅處理，直至追究法律責(zé)任。
3.防護(hù)要求。根據(jù)《干部檔案工作條例》(組通字〔1991〕13號)第六章要求執(zhí)行。
五、檔案查閱和出具證明
(一)查閱
1.查閱范圍
(1)國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位招考錄用審查需要查閱的檔案。
(2)公安、檢察、法院、紀(jì)律檢查、監(jiān)察、國家安全等國家機(jī)關(guān)因偵查、審理等需要查閱有關(guān)人員的檔案。
(3)經(jīng)存檔人同意后，具有人事檔案管理權(quán)限的用人單位因工作需要查閱的檔案。
(4)無人事檔案管理權(quán)限的單位不得查閱檔案，可由存檔人向公共人才機(jī)構(gòu)申請復(fù)印檔案中不涉及保密部分的相關(guān)材料，了解本人基本情況。
2.查閱要求
(1)查閱流動人員人事檔案應(yīng)填寫《查閱流動人員人事檔案審核表》(見附件5)，經(jīng)檔案管理部門審核同意后查閱檔案。查閱單位應(yīng)申明查閱理由，檔案管理部門根據(jù)《干部檔案工作條例》等有關(guān)規(guī)定和需要確定所需提供的檔案材料。
(2)查閱單位應(yīng)派專人(兩名以上、中共黨員)持單位介紹信及有效身份證件查閱。任何人不得查閱本人及其親屬的人事檔案。
(3)查閱者不得涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，對檔案內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格保密，保障個(gè)人隱私不受侵犯。不準(zhǔn)從中抽走檔案材料，不準(zhǔn)交無關(guān)人員和存檔人員本人翻閱，不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容，違反者追究法律責(zé)任。
(4)需要摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)征得檔案管理部門同意。對摘錄部分，由檔案管理人員與原件核對無誤后，寫明出處及日期，并加蓋公章。
(5)不得擅自復(fù)制、拍攝檔案內(nèi)容。確因工作需要從檔案中取證的，應(yīng)說明理由，登記在《查閱流動人員人事檔案審批表》中，經(jīng)檔案管理部門審核同意后，方可復(fù)制。復(fù)制的材料由檔案管理部門注明出處和日期，并加蓋公章。
(二)出具證明
1.出具證明范圍
流動人員存檔證明(如《流動人員人事檔案托管證明》見附件6)、現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)及其他各類與人事檔案相關(guān)的證明。
2.出具證明的要求
(1)公共人才機(jī)構(gòu)應(yīng)確保出具證明的內(nèi)容與檔案實(shí)際記載相關(guān)內(nèi)容一致。對檔案中無記載的證明，應(yīng)在相關(guān)材料補(bǔ)齊歸檔后出具;對超出檔案管理服務(wù)范圍的證明不予出具。
(2)檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核實(shí)出具事由、本人有效身份證件，委托他人或單位申請的須提供符合規(guī)范的委托書、介紹信和經(jīng)辦人有效身份證件。
六、檔案調(diào)出
(一)申請
流動人員檔案調(diào)出時(shí)，原以戶籍地為由存檔的，須提供調(diào)檔函、本人有效身份證件;原以工作所在地為由存檔的，須提供調(diào)檔函、本人有效身份證件和辭職、辭退或解除(終止)勞動合同等證明(或原單位同意調(diào)出函)。委托他人或單位申請的，須提供符合規(guī)范的委托書、介紹信和經(jīng)辦人有效身份證件。
(二)核實(shí)
公共人才機(jī)構(gòu)在接到申請后，核實(shí)相關(guān)申請材料及發(fā)函單位資質(zhì)。發(fā)函單位有人事檔案管理權(quán)限的，可以調(diào)出;發(fā)函單位無人事檔案管理權(quán)限或無法確認(rèn)的，不予調(diào)出檔案，并及時(shí)告知申請人或委托人。
(三)調(diào)出
辦理檔案調(diào)出時(shí)，檔案管理人員須仔細(xì)核對檔案目錄與內(nèi)容是否一致，確保一次性轉(zhuǎn)出全部材料。隨附《流動人員人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，同檔案一并轉(zhuǎn)出。檔案轉(zhuǎn)出后，應(yīng)及時(shí)關(guān)注檔案轉(zhuǎn)遞情況，登記《人事檔案材料轉(zhuǎn)遞通知單回執(zhí)》和機(jī)要單情況，更新信息管理系統(tǒng)，并定期核查。流動人員人事檔案調(diào)出應(yīng)通過機(jī)要寄達(dá)，如調(diào)出和調(diào)入單位在同一地區(qū)，可協(xié)商派人事專員送取。轉(zhuǎn)遞檔案時(shí)不再開具行政(工資)介紹信。
七、其他
(一)嚴(yán)格落實(shí)取消收費(fèi)規(guī)定。檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)要不折不扣地貫徹落實(shí)取消收取人事關(guān)系及檔案保管費(fèi)、查閱費(fèi)、證明費(fèi)、檔案轉(zhuǎn)遞費(fèi)的決定。
(二)本實(shí)施細(xì)則自20xx年5月9日起施行。
附件1流動人員人事檔案調(diào)檔函.docx
附件2流動人員人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單存根.docx
附件3流動人員人事檔案缺少材料登記表.docx
附件4流動人員人事檔案托管合同.docx
附件5查閱流動人員人事檔案審核表.docx
附件6流動人員人事檔案托管證明.docx