公文擬寫(xiě)的基本要求
既然公文是為解決具體問(wèn)題而寫(xiě)的，這就要求在實(shí)事求是的基礎(chǔ)上準(zhǔn)確的反映和表達(dá)客觀實(shí)際情況。從擬寫(xiě)的構(gòu)思到動(dòng)筆，都要做到周密思考，行文樸實(shí)嚴(yán)謹(jǐn)，尤其應(yīng)當(dāng)鮮明，態(tài)度要明朗，觀點(diǎn)要明確，不能含糊其詞，模棱兩可；行文前后要一致，不能自機(jī)矛盾等。此外，引文、數(shù)字、人名、地名、機(jī)關(guān)名、事物名、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等，均須仔細(xì)核對(duì)準(zhǔn)確，避免出差錯(cuò)和有所出入。從公文的通篇結(jié)構(gòu)上，也要求前后一致層次合理，才能確保其所反映的事實(shí)完整準(zhǔn)確。
公文在準(zhǔn)確反映實(shí)際情況的同時(shí)，能否做到及時(shí)是事關(guān)工作效率，有時(shí)甚至是關(guān)系到工作成敗的大問(wèn)題。公文擬寫(xiě)必須注意及時(shí)、適時(shí)，決不允許遲緩?fù)涎樱O誤工作。對(duì)于緊急公文，需爭(zhēng)分奪秒地完成擬寫(xiě)任務(wù)，該做出指示的要及時(shí)下達(dá)，該向上級(jí)請(qǐng)示的要及時(shí)請(qǐng)示。不僅如此，對(duì)日常反映情況、指導(dǎo)工作的文件，也須寫(xiě)得適時(shí)，掌握關(guān)鍵時(shí)機(jī)。如果或通知，拖到夏初才擬稿發(fā)出，第一季度的工作便失去了計(jì)劃指導(dǎo)。再如，一項(xiàng)工作的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，在事過(guò)許久才能著手進(jìn)行，便不能及時(shí)推廣經(jīng)驗(yàn)和吸取教訓(xùn)。公文的時(shí)間性是一個(gè)不容忽視的問(wèn)題，這也是擬文時(shí)必須達(dá)到的基本要求。
四、簡(jiǎn)明生動(dòng)
公文是一種辦事的工具，它不需要像文學(xué)作品那樣作細(xì)膩的描寫(xiě)，也不需要像學(xué)術(shù)論著那樣長(zhǎng)篇長(zhǎng)論，而是要求寫(xiě)得簡(jiǎn)潔明了，便于閱讀，辦事便捷。公文篇幅長(zhǎng)短不是衡量好壞的標(biāo)準(zhǔn)，關(guān)鍵要看質(zhì)量如何。為此，公文的擬寫(xiě)，須注意文字簡(jiǎn)練，條理清晰，敘事說(shuō)理簡(jiǎn)明扼要，篇幅力求緊縮，不要寫(xiě)得冗長(zhǎng)累贅，眉目不清，浪費(fèi)閱讀的時(shí)間。毛澤東同志在《反對(duì)黨八股》一文中曾談過(guò)：大家“工作忙，文章太長(zhǎng)了，有誰(shuí)來(lái)看呢？”他在《關(guān)于建立報(bào)告制度》一文中曾提出過(guò)具體要求，規(guī)定寫(xiě)“綜合報(bào)告內(nèi)容要扼要，文字要簡(jiǎn)練，要指出問(wèn)題或爭(zhēng)論之所在”。擬文要達(dá)到這些要求，就要開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，直截了當(dāng)，簡(jiǎn)短快捷，語(yǔ)言精練，不要穿靴戴帽，空話套話連篇，也不要海闊天空，漫無(wú)邊際，或下筆千言，離題萬(wàn)里。
當(dāng)然，說(shuō)公文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，直書(shū)不曲，并非完全排隊(duì)必要的語(yǔ)言色彩。也就是說(shuō)，為了提高公文的表現(xiàn)力和說(shuō)服力，也要充分考慮公文的生動(dòng)性問(wèn)題。生動(dòng)性就是在抽象的論述中適當(dāng)?shù)夭捎靡恍┚唧w形象的東西，使文章增添色彩，讀者看了覺(jué)得醒目提神，印象深刻。公文要具有生動(dòng)性，不僅要求字、句合乎文法，而且要有一定的修辭技巧。一般來(lái)說(shuō)，公文的語(yǔ)言著重?cái)⑹抡f(shuō)理，而不是描景抒情；公文的章法結(jié)構(gòu)貴在直敘，一般不用倒敘、插敘和懸念等手法。但是，公文要講究修辭技巧還是完全必要的。有些妙語(yǔ)佳句準(zhǔn)確地用到公文里，都具有畫(huà)龍點(diǎn)睛之功效，使公文的詞句更加生動(dòng)活潑，引人入勝，從而更能突出公文的主題思想，增強(qiáng)公文的效果，如“大鍋飯”、“摸著石頭過(guò)河”等詞句，生動(dòng)形象，寫(xiě)在公文中耐人尋味。再比如，群眾形容黨的十一屆三中全會(huì)以前農(nóng)村的困難景象是“干部沒(méi)少挨累，群眾憋氣受罪，廚房缺柴少米，炕上還是破被”。這些話通俗、真實(shí)、生動(dòng)、言簡(jiǎn)意賅，發(fā)人深省。用得恰到好處時(shí)，會(huì)給公文內(nèi)容增添色彩，別有一番味道。
五、體式規(guī)范