現代公文寫作與處理：公文要素之公文語言
一、公文語言的特點
（一）準確性
要使公文語言做到準確無誤，要注意以下幾點：
1 .概念準確，避免歧義。
2 .措詞得體，防止誤用。
3 .把握分寸，褒貶適當。
4 .前后照應，杜絕矛盾。
5 .細心檢查，排除錯漏。
（二）簡潔性
要做到公文語言的簡潔，主要有以下幾點：
1 .開門見山，直陳其事，不要兜圈子，玩文字游戲，說空話、套話。
2 .使用規范化公文用語。
3 .使用規范化簡稱。
4 .多用陳述句、祈使句，少用描寫句、疑問句或感嘆句。
5 .慎用多義詞，避免使用容易產生歧義的詞語。
（三）莊重性
具體說來要注意幾下幾點：
1 .注重客觀性。
2 .使用書面語。
3 .使用專用語。
（四）規范性
要注意以下幾個方面：
1 .要使用規范的文字，不寫錯別字，不用不規范的簡化字。
2 .要使用規范的詞語，尤其是具有特定含義的專用詞語。不生造詞語。不用半文半白、生捏硬拼的詞語。
3 .要正確使用標點符號。
4 .要按國家標準使用漢字數字和阿拉伯數字。
二、公文語言的詞匯
( 一 ) 稱謂語
稱與對方有關的事物常用“你”，如“你省”、“你部”。如是平行文則宜用敬辭“貴”，如“貴部”、“貴局”、“貴市”、“貴會”、“貴社”、“貴公司”、“貴單位”等。
稱與自己有關的事物常用“我”、“本”，如“我省”、“我部”、“我局”、“本公司”、“本會”等。
公文中間接稱呼有關的人或單位常用“該”，如“該同志”、“該人”、“該地區”、“該單位”等。
( 二 ) 起首語
對下級機關或人民團體來文有所批復時，起首常用“關于《……的報告》收悉”、“關于……的電文已悉”等。
《通知》常用“為了……”開頭。
( 三 ) 承啟語
在公文的緣由表述完畢后，常用“為此，特作如下通知”、“特此命令你們”等領起下文。
( 四 ) 結尾語
是各類公文正式結尾時表收束、強調、祈請等的用語，可用“以上各項，望各地遵照執行”、“請結合本地區、本部門實際情況，認真貫徹執行”、“是否有當，請予批復”、“當否，請批示”、“請予審批”、“以上報告如無不妥，請批轉各地、各有關部門執行”。
三、公文用詞的特殊性
所謂公文用詞的特殊性，是指公文有一套較常用的專用詞語，這些詞語用起來能體現公文的嚴肅性和準確性。
開頭用語有：“按照”、“為了”、“根據”、“鑒于”、“依照”、“據查”、“關于”、“報告悉”、“電悉”、“奉”、“查”、“前奉”、“據”、“……報稱”、“……電稱”、“制定”、“特派”、“任命”、“茲聘”、“派”、“驚悉”、“閱悉”、“謹悉”等。
結尾用語有：“望”、“請”、“特此函告”、“為盼”、“是否可行”、“當否”、“請批示”、“祈請批復”、“盼回復”、“望遵照執行”、“特此通知”、“請批轉……執行”、“特此布告”、“此復”、”此致”、謹呈”、“謹報告”、“特此電陳”、“此令”、“此批”、“此布”、“此令”、“為荷”等。
過渡用語有：“為此”、“為此……特……”、“對比……”、“為……”、“結合……”等。
稱謂用語有：“貴省”、“貴局”、“該地區”、“我市”、“我縣”、“本鎮”等。
表時間的模糊詞語有：“最近”、“近期”、“適當時候”、“現在”、“將來”、“曾經”、“同時”、“有時”、“一直”等。、，
表范圍的模糊詞語有：“有關”、“各部門”、“鄉 ( 縣、市、省 ) 內外”、“國內外”、“左右”、“上下”等。
表條件的模糊詞語有：“在可能的情況下”、“在……情況下”、“在……基礎上”、“符合一定條件”、“在特殊情況下”等。
表數量的模糊詞語有：“許多”、“多數”、“廣大”、“某些”、“有此”，“一些”、“個別”、“部分”等。
表程度的模糊詞語有：“很”、“一般”、“更加”、“進一步”、“基本上”、“顯著”、“一定……”、“較”等。
表頻率的模糊詞語有：“經常”、“不斷”、“有時”、“反復”、“再三”、“多次”、“偶爾”等。
四、公文寫作常用詞語
在長期的公文寫作實踐中，由于行文關系和處理程序的需要，公文逐漸形成了一套常用的專用詞語。
五、公文語言的表達方式
在公文寫作中，常用的表達方式主要有三種，即敘述、議論和說明。
（一）敘述
敘述是一種敘說、介紹人物經歷和事物發展過程的表述方式。敘述常用兩種人稱（也就是立足點的問題），一種是主觀的第一人稱，另一種是客觀的第三人稱；但具體到一篇公文中，通常只用一個人稱，主觀或客觀，不能主客觀混用。敘述按時間順序可以分為順敘、倒敘、插敘、補敘和分敘，常用的敘述方式只有順序、倒序和插敘。