公文具體文種寫作的標(biāo)準(zhǔn)格式
那么，“函的形式”又是一個(gè)什么樣的形式呢？《公文處理意見》的解釋是：“‘函的形式’是指公文格式中區(qū)別于‘文件格式’的‘信函格式’”。從規(guī)定“部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）外，不得對(duì)外正式行文”，到明確只能以“函的形式”行文，最終落實(shí)到了“信函格式”上。可見“非正式行文”在公文形式上的標(biāo)志就是“信函格式”。
“信函格式”有何規(guī)范性要求呢？由中國標(biāo)準(zhǔn)研究中心和國務(wù)院辦公廳秘書局共同起草，從XX年1月開始實(shí)施的國家標(biāo)準(zhǔn)《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》（以下簡(jiǎn)稱《公文格式》）作了簡(jiǎn)要說明。其重要附件《國家行政機(jī)關(guān)公文格式•條文釋義》（以下簡(jiǎn)稱《條文釋義》）則作了進(jìn)一步詳細(xì)解釋。
《條文釋義》在“信函式格式”一節(jié)中提出了明確的規(guī)范要求：“發(fā)文機(jī)關(guān)名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm，推薦用小標(biāo)宋體字，字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定；發(fā)文機(jī)關(guān)全稱下4mm處為一條武文線（上粗下細(xì)），距下頁邊20mm處為一條文武線（上細(xì)下粗），兩條線長(zhǎng)均為170mm。每行居中排28個(gè)字。首頁不顯示頁碼。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱及雙線印紅色。發(fā)文字號(hào)置于武文線下1行版心右邊緣頂格標(biāo)識(shí)。發(fā)文字號(hào)下空1行標(biāo)識(shí)公文標(biāo)題。如需標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)或緊急程度，可置于武文線下1行版心左邊緣頂格標(biāo)識(shí)。兩線之間其他要素的標(biāo)識(shí)方法從本標(biāo)準(zhǔn)相應(yīng)要素說明。”
“信函式格式”之所以確定為上述規(guī)范，是因?yàn)樵陂L(zhǎng)期的公文運(yùn)作實(shí)踐中，各制發(fā)機(jī)關(guān)經(jīng)常使用一種只標(biāo)識(shí)發(fā)“文件”兩字的變通的公文樣式，用于處理日常事務(wù)的平行文或下行文，而且使用頻率很高。《公文格式》從公文工作實(shí)際出發(fā)，同時(shí)又要使“信函式格式”的格式特征明顯區(qū)別于“文件式格式”，所以設(shè)計(jì)了上述格式規(guī)范。
“信函式格”與“文件式格式”的顯著區(qū)別有三點(diǎn)：
其一是將“文件式格式”上白邊37mm縮小為30mm，7mm的差距使兩者區(qū)別明顯。
其二是發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)由“文件式格式”的“發(fā)文機(jī)關(guān)全稱（或規(guī)范化簡(jiǎn)稱）+文件”改為只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱。
其三，設(shè)計(jì)了發(fā)文機(jī)關(guān)全稱下4mm處的一條武文線和距下頁邊20mm處的一條文武線，此兩線與發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)均印成醒目的紅色，突出了“信函式格式”與“文件式格式”的顯著區(qū)別。
應(yīng)該說，公文法規(guī)對(duì)“信函式格式”的要求是十分明確的，但對(duì)這一公文格式認(rèn)識(shí)不足的人還是很多。據(jù)調(diào)查，主要有以下兩種情況：
1、對(duì)“信函式格式”的規(guī)范要求存在錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)
“函”是平行或不相隸屬機(jī)關(guān)之間經(jīng)常使用的文種。長(zhǎng)期以來，基層單位之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題時(shí)，為方便起見，往往使用一種寫法與書信大體相同的“便函”。久而久之，便形成一種錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，以為“信函格式”即是便函，沒有什么規(guī)范要求。這種認(rèn)識(shí)對(duì)公文的規(guī)范化、制度化極為不利。通過對(duì)《新辦法》和《公文格式》的深入學(xué)習(xí)和領(lǐng)會(huì)，這種錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)應(yīng)該加以糾正。
2、對(duì)“信函式格式”的適應(yīng)文種存在錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)
“信函式格式”由于其名稱中出現(xiàn)了“信函”一詞，不少人就將這種格式與“函”這一公文文種混為一談。關(guān)于“信函格式”，《公文處理意見》說得很清楚，即是指一種區(qū)別于‘文件格式’的公文格式，而不是指公文種類。雖然在公文實(shí)踐中，“函”采用“信函格式”的情況較多，但絕不意味只有“函”才能使用這一公文格式。例如，“意見”在發(fā)至平行或不相隸屬機(jī)關(guān)時(shí)，就可采用“信函格式”。也正因?yàn)榇耍豆奶幚硪庖姟凡盘岢觯骸耙浴男问健形膽?yīng)注意選擇使用與行文方向一致，與公文內(nèi)容相符的文種。”