機(jī)關(guān)公文辦理程序
�。�1）按作者特征立卷，即將同一作者制發(fā)的公文組合成案卷。作者指制發(fā)公文的機(jī)關(guān)、部門(mén)及其領(lǐng)導(dǎo)人。特別強(qiáng)調(diào)“同一作者”，本機(jī)關(guān)的發(fā)文、直接領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、某一個(gè)下級(jí)機(jī)關(guān)的來(lái)文，都可以采用作者特征立卷。按此特征組卷，有利于反映同一公文作者的工作狀況及本機(jī)關(guān)與某機(jī)關(guān)之間的工作聯(lián)系，有利于依據(jù)公文來(lái)源確定其重要程度和保存價(jià)值。
�。�2）按問(wèn)題特征組卷，即將反映同一事件、案件、人物、問(wèn)題、業(yè)務(wù)活動(dòng)和同一性質(zhì)工作的公文集中在一起組卷。此處所言的“問(wèn)題”，是指公文內(nèi)容反映的主題，包括事件、案件、人物的處理、具體問(wèn)題的發(fā)生與解決、某項(xiàng)工作業(yè)務(wù)活動(dòng)的開(kāi)展等。按問(wèn)題特征立卷，將同一主題的一系列關(guān)系密切的公文組合成一個(gè)整體，正好反映了“同一問(wèn)題”發(fā)生。發(fā)展以及解決的全過(guò)程，既能保持公文之間的有機(jī)聯(lián)系，又能符合利用者按問(wèn)題（主題）檢索公文的習(xí)慣，使它成為一種主要的常用的立卷方法。就秘：*
（3）按時(shí)間特征立卷，即按照某一問(wèn)題下公文產(chǎn)生的時(shí)間順序?qū)⒐木幜⒊砂妇怼r(shí)間特征，即指公文形成的時(shí)間（同一年度、同一時(shí)期、月份、日期）。按時(shí)間特征組卷，可以反映出一個(gè)機(jī)關(guān)（部門(mén)）在不同時(shí)期的工作特點(diǎn)和發(fā)展?fàn)顩r，有利于保持同一時(shí)間公文的聯(lián)系，可以使利用者從“縱”的（歷史）聯(lián)系中去把握、認(rèn)識(shí)事物的發(fā)生、發(fā)展、影響等，為那些需要從時(shí)間特征檢索公文的人們提供方便。
（4）按名稱(chēng)特征組卷，是將名稱(chēng)相同或性質(zhì)、作用相同、相近的公文集中組卷。公文名稱(chēng)即文種，它反映了公文的性質(zhì)、效能和價(jià)值，因此，按公文的名稱(chēng)特征立卷，可適當(dāng)區(qū)分公文的重要程度和保存價(jià)值，還可以把名稱(chēng)相近、保存價(jià)值相近的公文合并立卷，但要注意名稱(chēng)相同，但其性質(zhì)不同的一名多用情況。按名稱(chēng)特征組卷，可以滿(mǎn)足人們從文種角度利用公文的需求。
�。�5）按地區(qū)特征組卷，就是將公文內(nèi)容所涉及同一地區(qū)或作者所在同一地區(qū)的公文集中立卷。此處所言的“地區(qū)”，是指我國(guó)的某某級(jí)、地（某地）級(jí)、某地級(jí)、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）級(jí)等各級(jí)行政區(qū)域，這種方法多用于上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下屬機(jī)關(guān)的來(lái)文、調(diào)查統(tǒng)計(jì)材料和某些專(zhuān)門(mén)公文的立卷工作中。運(yùn)用地區(qū)特征組卷，便于反映該地區(qū)的工作情況或有關(guān)該地區(qū)問(wèn)題的處理，方便人們按地區(qū)特征檢索公文。
�。�6）按通訊者特征立卷，就是將本機(jī)關(guān)與某一機(jī)關(guān)之間就一定問(wèn)題進(jìn)行工作聯(lián)系而形成的來(lái)往文書(shū)集中立卷。通訊者特征，是兩個(gè)機(jī)關(guān)之間針對(duì)同一個(gè)問(wèn)題的問(wèn)復(fù)性質(zhì)的往來(lái)文書(shū)，一般與名稱(chēng)特征的統(tǒng)稱(chēng)“往來(lái)文書(shū)”同時(shí)使用。通訊者特征是作者特征的一種特殊表現(xiàn)形式。適合于按通訊者特征檢索公文的情況。
以上六種方法可以單獨(dú)使用，但更多的情況是兩種或兩種以上的方法結(jié)合使用，由于卷內(nèi)公文的聯(lián)系和人們檢索公文的習(xí)慣，常用的結(jié)合運(yùn)用有作者——問(wèn)題——名稱(chēng)、年代——問(wèn)題——名稱(chēng)或地區(qū)——問(wèn)題——名稱(chēng)等形式。結(jié)合幾個(gè)特征立卷，卷內(nèi)公文就具有幾個(gè)方面的共同點(diǎn)和聯(lián)系，結(jié)合特征越多，公文的聯(lián)系的緊密性專(zhuān)指性就越大，成分越單一，特點(diǎn)越明顯。因此，在立卷時(shí)應(yīng)該認(rèn)真分析公文特點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)公文的聯(lián)系，盡量結(jié)合多種方法立卷。
三、公文組卷步驟