秘書工作藝術談

　　四、補臺而不挖角拆臺

　　秘書怎樣在多位領導之間當參謀、搞協調？首先，心里要有一桿平衡秤，要一視同仁，不論哪位領導安排工作，都要做好，不能有的去做，有的不去做，或三心二意去做。這與我們日常交朋友多從感情和興趣出發不一樣。在多位領導者面前，不論是在思想感情上，還是在行為活動上都不能產生傾斜度。其次，領導之間產生分歧時，只能被動地雙向地勸慰、彌合、消除，不能主動地、單向地瞎掰扯、亂攪和，或者保持沉默。本著工作上的支持，關系上的愛護，感情上的友誼去做，這比什么都重要。不能站在一邊，冷落一邊，更不能為某一邊提供反對另一邊的材料，對某領導進行挖角、拆臺，擴大分歧，加深矛盾。

　　五、溝通而不封閉堵塞

　　秘書工作起上下達情、左右疏通作用。上下達情也有藝術性，就是調換角度的藝術。在下達的時候，要站在上級角度，把上情不漏地講得清清楚楚；在上報的時候，要站在下級角度，把下情不貪地說得明明白白。

　　現實工作中，上下級領導不論是在看問題的觀點和方法上，還是在解決問題的戰略和戰術上面，都會存在一些程度不同的差異。這些差異的存在是客觀的，可以理解。但是能不能縮小差異、找出差異的結合點，與秘書日常的及時溝通、協調有著密切關系。秘書與兩級領導都不存在差異，才能去做協調上下級的差異的工作，縮小或化解上下級的差異，取得認識一致。

　　六、擋駕而不阻攔干涉

　　擋駕的對象是找上門來的同志，其層次有別，事項的輕重有別。秘書對來者要有正確的認識和態度，它是秘書協助領導理順工作，幫助下級或群眾解決問題的機會，也是提高協調和社交能力的機會。秘書人員要講究工作藝術，對來者都要熱情接待，給予關照協助。來者是辦事的，不是走親訪友。因此，擋駕的重點也要放在辦事上。辦事是以理、以法為準，將來者要辦的事情弄清楚，然后進行分析歸類，屬于哪個部門管的就歸哪里去辦。大致有三種情況：一是屬于領導審批和需要急辦的事項，要立即協助來者找主管領導辦理；如果領導不在一時又找不著，可將事留下，抽空再找領導，有了結果馬上轉告；二是屬于職能部門管理的事項，協助來者找職能部門辦理；三是涉及多方面的事項，應以開會方式解決為好，就建議領導主持開會，召集有關方面人員參加，統一安排布置，妥善處理。

　　擋駕工作是代表領導機關進行的，應該注意機關的良好形象，克服那種"門難進、臉難看、話難聽、事難辦"的作風。對來者的態度要冷靜、謙和、誠摯，要有好風度、好品德。對一些纏身棘手的事項。也要有耐力。不能以煩對火，以火對暴，把事情弄僵了。擋駕過程中，應注意語言藝術和應變能力，應變能力要通過語言藝術表達出來。接待的語言有規律可循，對平級或下級的同志，其語言的基調是謙虛磋商供參考的口氣；但又不能離開大原則。對上級的語言基調則是多用請示報告、探詢的口氣，且不可不懂裝懂。

　　七、分工而不分家自立

　　辦公室的工作是個整體，有幾個科室。有多個秘書。科室之間、秘書之間一般都有分工，這對加強責任心底取扯皮和無人負責現象是非常必要的。但在實際的工作中也往往出各映各的號、各唱各的調"的現象，不利于辦公室發揮合力作用。因此，必須明確，分工是各有側重，不是分家自立。辦公室是個不管部，許多交不到具體部門承辦的事情，都可交到辦公室去辦。秘書碰上了就不能說不管，管了之后再溝通、協調、解決。