文員崗位職責(zé)4篇

　　行政人事部文員在行政人事部經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下工作，對(duì)行政人事部經(jīng)理負(fù)責(zé)。履行以下行政文員工作職責(zé)：

　　1.協(xié)助主管對(duì)人員的招聘。（按招聘流程）

　　2.新進(jìn)人員的入廠和離職人員的出廠手續(xù)之辦理。

　　3.協(xié)助主管對(duì)新進(jìn)人員的教育訓(xùn)練之準(zhǔn)備與后序工作之進(jìn)行。

　　4.全廠人員檔案的建立與管制。（電腦化）

　　5.對(duì)試用人員之試工與考核調(diào)查。

　　6.負(fù)責(zé)全廠人事異動(dòng)工作。（轉(zhuǎn)正/升職/調(diào)動(dòng)/降職等手續(xù)之辦理）

　　7.全廠獎(jiǎng)懲手續(xù)之辦理。

　　8.對(duì)各類(lèi)資料進(jìn)行簽收，整理并分類(lèi)歸檔。（廠內(nèi)程序文件/內(nèi)部聯(lián)絡(luò)/外部聯(lián)絡(luò)/會(huì)議資料/各類(lèi)培訓(xùn)資料/考勤資料/獎(jiǎng)懲資料/人事異動(dòng)資料等分類(lèi)整理）

　　9.每日/月對(duì)全廠職員工的考勤工作。（每日/月之考勤日?qǐng)?bào)表/每月人力流動(dòng)統(tǒng)計(jì)表/請(qǐng)假、放假手續(xù)辦理/平時(shí)查卡、監(jiān)卡/加班申請(qǐng)手續(xù)等）

　　10.月底對(duì)相關(guān)報(bào)表的整理并交于財(cái)務(wù)。

　　11.月底新工卡及飯卡的發(fā)放，月初對(duì)全廠職員工上月的工卡查核并及時(shí)交于財(cái)務(wù)室。

　　12.對(duì)全廠鑰匙之管理。

　　13.配合舍監(jiān)對(duì)宿舍名單的修改和月底水電之統(tǒng)計(jì)。

　　14.職員工勞動(dòng)合同/暫住證及各類(lèi)保險(xiǎn)之辦理。

　　15.完成主管臨時(shí)交付的任務(wù)

　　行政文員的主要工作是：

　　1、協(xié)助公司的各項(xiàng)規(guī)章制度和維護(hù)工作秩序；

　　2、負(fù)責(zé)公司員工的考勤管理；

　　3、負(fù)責(zé)公司全體員工的后勤保障工作，包括發(fā)放辦公用品、印制名片、辦理餐卡、定水、定票、復(fù)印、郵寄等事務(wù)；

　　4、負(fù)責(zé)接待來(lái)賓，接聽(tīng)或轉(zhuǎn)接外部電話

　　5、負(fù)責(zé)與工作內(nèi)容相關(guān)的各類(lèi)文件的歸檔管理；

　　6、負(fù)責(zé)例會(huì)的會(huì)議記錄等

　　7.完成上級(jí)安排的其他工作任務(wù)。

　　行任公司行政文員工作職責(zé)

　　一、接聽(tīng)前臺(tái)電話

　　1、前臺(tái)任意一臺(tái)電話機(jī)在鈴聲響起三聲之內(nèi)接起電話，即使是你正在接聽(tīng)一個(gè)電話。

　　2、做好前臺(tái)電話的轉(zhuǎn)接工作，有人需要轉(zhuǎn)接到總經(jīng)理辦公室、財(cái)務(wù)室時(shí)需要與總經(jīng)理、財(cái)務(wù)相關(guān)人員溝通好后方可接入。

　　3、出現(xiàn)電話沒(méi)有辦法轉(zhuǎn)接或是需要聽(tīng)電話的員工不在辦公室時(shí)及時(shí)留下顧客的電話與姓名，方便公司員工與他取得聯(lián)系。

　　二、 接待好來(lái)公司拜訪的客戶(hù)

　　1、來(lái)公司上門(mén)維修的顧客先將顧客的維修機(jī)做一個(gè)初步檢查方可將機(jī)器交到維修員手中并告知此機(jī)器的詳細(xì)故障后維修員再進(jìn)行詳細(xì)檢測(cè)，在維修員給顧客檢測(cè)時(shí)可以請(qǐng)顧客做下喝水或是介紹公司的相關(guān)新產(chǎn)品。

　　2、在接待上門(mén)下載客戶(hù)時(shí)做好客戶(hù)下載登記，多詢(xún)問(wèn)顧客的使用情況及周?chē)�朋友有無(wú)在使用同類(lèi)產(chǎn)品，留下客戶(hù)的重要信息資料。

　　3、來(lái)公司洽談業(yè)務(wù)的客戶(hù)先讓客戶(hù)做下喝杯水再來(lái)通知此項(xiàng)目的相關(guān)負(fù)責(zé)人洽談相關(guān)業(yè)務(wù)。

　　4、一次性接待顧客三個(gè)以上時(shí)可以叫維修員幫忙接待上門(mén)維修客戶(hù)。

　　5、認(rèn)真接待每一位顧客，做好公司的形象窗口。

　　三、及時(shí)處理與打印公司相關(guān)文檔資料

　　1、商場(chǎng)在辦理相關(guān)事項(xiàng)需要公司出示相關(guān)證明時(shí)及時(shí)打印。

　　2、公司有相關(guān)新品訂價(jià)與貨品調(diào)價(jià)時(shí)出示相關(guān)貨品價(jià)格通知。

　　3、公司有員工調(diào)動(dòng)是及時(shí)出示調(diào)動(dòng)通并及時(shí)更改公司的通訊錄。

　　4、每月9日、17日、25日、1日將公司商場(chǎng)部的電子報(bào)表與批條按照合理的格式通過(guò)打印機(jī)打印出來(lái)交給財(cái)務(wù)。

　　5、及時(shí)整理電腦中的文檔資料，合理歸檔。

　　四、 考勤的制作

　　1、文員在每日早晨做好考勤的嚴(yán)格把關(guān)。

　　2、每月月初將上個(gè)月的考勤用電子表格制作出來(lái)，在制作過(guò)程中注意請(qǐng)假、轉(zhuǎn)正人員及已滿(mǎn)周年人員的詳細(xì)標(biāo)注。

　　五、人事處理

　　1、新員工在入職時(shí)一定要將入職書(shū)、個(gè)人擔(dān)保書(shū)及擔(dān)保人的身份證復(fù)印件一起存檔放入檔案庫(kù)中。

　　2、新員工在入職后要將新員工的員工檔案輸入電腦中的電子檔案之中。

　　3、所有員工離職均要辦理好公司的離職書(shū)并及時(shí)發(fā)放離職員工通知告之公司所有部門(mén)同事。

　　4、員工離職后均有一份離職書(shū)保存在公司檔案資料。

　　六、 后勤處理

　　1、為公司所有員工名片制定的確定與核實(shí)。

　　2、及時(shí)收取公司電子郵箱的電子信件。

　　3、收理好送上公司的包裹。

　　4、公司日用品的采購(gòu)。

　　5、報(bào)銷(xiāo)公司相關(guān)開(kāi)支費(fèi)用及公司的郵寄費(fèi)用。

　　6、及時(shí)處理好客戶(hù)的投訴問(wèn)題。

　　七、與維修部的緊密合作，及時(shí)收取維修費(fèi)用并將維修費(fèi)用上交到公司財(cái)務(wù)。

　　八、業(yè)務(wù)部客戶(hù)資料的入檔

　　1、每天早上到公司提醒業(yè)務(wù)員及時(shí)整理昨天的工作日記，在業(yè)務(wù)員整理完畢之后輸入到電腦電子檔案之中，分企業(yè)與客戶(hù)電子檔案兩份資料進(jìn)行輸入。

　　2、業(yè)務(wù)員沒(méi)有及時(shí)填寫(xiě)的要向他的上級(jí)反應(yīng)要求及時(shí)補(bǔ)加功課。

　　九、協(xié)助倉(cāng)庫(kù)整理一些新貨的入倉(cāng)蓋章。

　　十、熟悉公司每一個(gè)品牌、每一個(gè)型號(hào)的下載工作。

　　人事文員的工作職責(zé)

　　協(xié)助主任做好日常管理工作。樹(shù)立為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、其它部門(mén)服務(wù)的思想。

　　辦公室文員（會(huì)議、文書(shū)、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報(bào)紙收發(fā)）工作職責(zé)：

　　1. 接聽(tīng)、轉(zhuǎn)接電話；接待來(lái)訪人員。

　　2. 負(fù)責(zé)辦公室的文秘、信息、機(jī)要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。

　　3. 負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。

　　4. 做好會(huì)議紀(jì)要。

　　5. 負(fù)責(zé)公司公文、信件、郵件、報(bào)刊雜志的分送。

　　6. 負(fù)責(zé)傳真件的收發(fā)工作。

　　7. 負(fù)責(zé)辦公室倉(cāng)庫(kù)的保管工作，做好物品出入庫(kù)的登記。

　　8. 做好公司宣傳專(zhuān)欄的組稿。

　　9. 按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對(duì)其負(fù)責(zé)。

　　10. 做好公司食堂費(fèi)用支出、流水帳登記，并對(duì)餐費(fèi)做統(tǒng)計(jì)及餐費(fèi)的收納、保管。

　　11. 每月環(huán)保報(bào)表的郵寄及社保的打表。

　　12. 接受其他臨時(shí)性工作。

　　13. 管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理，嚴(yán)格借檔手續(xù)。

　　14. 社會(huì)保險(xiǎn)的投保、申領(lǐng)。

　　15. 統(tǒng)計(jì)每月考勤并交財(cái)務(wù)做帳，留底。

　　16. 管理辦公各種財(cái)產(chǎn),合理使用并提高財(cái)產(chǎn)的使用效率,提倡節(jié)儉。

　　1、人事管理工作：招聘、辭退手續(xù)，人員培訓(xùn)等。

　　2、人事事務(wù)處理，員工檔案編檔與管理有序化。

　　3、辦公室工作：文檔打印、收發(fā)傳真，日常考勤。

　　行政人事文員崗位職責(zé)

　　行政人事部文員在行政人事部經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下工作，對(duì)行政人事部經(jīng)理負(fù)責(zé)。履行以下職責(zé)：

　　一、負(fù)責(zé)公司文印刷、文件收發(fā)、資料整理、印章的使用和保管。

　　二、負(fù)責(zé)辦理員工的進(jìn)廠、請(qǐng)假、調(diào)動(dòng)、辭工離廠手續(xù)；員工檔案資料建立。

　　三、全面負(fù)責(zé)員工考勤工作。

　　四、負(fù)責(zé)員工的就醫(yī)和簡(jiǎn)單醫(yī)療應(yīng)急處理。

　　五、辦公、勞保、文化娛樂(lè)等用品的采購(gòu)申請(qǐng)、質(zhì)量驗(yàn)收、發(fā)放、登記、管理。

　　六、外來(lái)客人的接待和服務(wù)。

　　七、外來(lái)電話、傳真的接聽(tīng)（受）、記錄、傳達(dá)（送）。

　　八、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)的管理和使用。

　　九、公司內(nèi)部其它事務(wù)性工作。

　　十、領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作

　　一、執(zhí)行辦公用品的采購(gòu)、發(fā)放、管理

　　1、新員工入職時(shí)，由部門(mén)經(jīng)理根據(jù)辦公用品實(shí)際需要，提出申請(qǐng)，向行政文員簽領(lǐng)取。其余時(shí)間，員工急需領(lǐng)取辦公用品，必須簽，并寫(xiě)清楚領(lǐng)用時(shí)間、項(xiàng)目、數(shù)量等。

　　2、員工離職時(shí)，部門(mén)經(jīng)理應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)其辦公用品，并到行政部填寫(xiě)移交清單并簽。

　　3、行政文員每月對(duì)辦公用品進(jìn)行一次盤(pán)點(diǎn)，辦公用品采購(gòu)原則上由各部門(mén)向行政部提出申請(qǐng)后統(tǒng)一采購(gòu)，特殊物品采購(gòu)由部門(mén)主管、副總同意后另行購(gòu)買(mǎi)。

　　二、信件的收發(fā)、文件資料打、復(fù)印，傳真管理

　　1、公司所有打印、復(fù)印文檔工作及信件、報(bào)刊收發(fā)管理工作由行政文員統(tǒng)一負(fù)責(zé)。收到信件資料由行政文員及時(shí)通知或遞送給收件人。對(duì)投遞錯(cuò)誤的信件，退回或轉(zhuǎn)移。 發(fā)件時(shí)，由發(fā)件人填寫(xiě)好資料，再由行政文員執(zhí)行發(fā)送。

　　2、行政文員妥善保管外部提供的文件資料打印、復(fù)印或快遞的結(jié)賬單據(jù)，并負(fù)責(zé)核對(duì)單據(jù)

　　數(shù)量、金額，便于財(cái)務(wù)結(jié)算。

　　3、員工不得利用公司機(jī)器打印或傳真與工作無(wú)關(guān)的文件，行政文員有權(quán)監(jiān)管教育。

　　三、執(zhí)行印制名片的聯(lián)系、校稿與管理

　　1、公司名片格式統(tǒng)一化，由公司行政文員依據(jù)企業(yè)形象規(guī)劃并聯(lián)系印刷業(yè)務(wù)。

　　2、需做名片的員工，先填寫(xiě)名片印制申請(qǐng)單，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理簽后交由行政文員負(fù)責(zé)辦理。

　　3、名片印制前需校稿，確認(rèn)名片職務(wù)、部門(mén)是否相符，姓名、聯(lián)系辦法等需確認(rèn)無(wú)誤。自確認(rèn)名片內(nèi)容起，一周內(nèi)，行政文員將做好的名片發(fā)放給名片印制申請(qǐng)者。

　　四、執(zhí)行固定資產(chǎn)及低值易耗品的管理

　　1、負(fù)責(zé)對(duì)公司的固定資產(chǎn)進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)、登記。做到編好號(hào)、貼標(biāo)碼、注明使用狀況、統(tǒng)計(jì)數(shù)量、并責(zé)任到具體員工。使用者離開(kāi)本公司時(shí)，公司資產(chǎn)收歸行政部管理。對(duì)需要報(bào)廢的資產(chǎn)進(jìn)行報(bào)廢登記處理。

　　2、行政文員根據(jù)盤(pán)點(diǎn)狀況，制作《公司固定資產(chǎn)使用情況登記表》，發(fā)給公司相關(guān)負(fù)責(zé)人。

　　3、行政文員負(fù)責(zé)對(duì)打印機(jī)、傳真機(jī)等其它辦公設(shè)備、設(shè)施的保養(yǎng)維護(hù)和聯(lián)系維修工作。

　　五、執(zhí)行書(shū)籍、文件、資料的規(guī)范管理

　　1、公司所有書(shū)籍應(yīng)編碼貼號(hào)、做好編目、分類(lèi)存放、按順序排列整齊，及時(shí)更新登記表。

　　2、公司員工借書(shū)、領(lǐng)取文件資料時(shí)，必須簽登記。應(yīng)注明“日期、姓名、編號(hào)、項(xiàng)目名稱(chēng)、數(shù)量、歸還日期、備注”等。

　　3、員工借書(shū)的限期不超過(guò)一個(gè)月，行政文員應(yīng)提醒催還。員工離開(kāi)公司時(shí)，應(yīng)歸還所領(lǐng)文件、資料給行政文員。書(shū)籍、資料被歸還時(shí)，行政文員應(yīng)備注說(shuō)明歸還日期。

　　六、執(zhí)行公司證照、年檢及員工社保卡的申辦

　　1、公司變更或申請(qǐng)辦理分支機(jī)構(gòu)，先準(zhǔn)備辦理營(yíng)業(yè)執(zhí)照相關(guān)資料，然后到工商局領(lǐng)取營(yíng)業(yè)執(zhí)照登記申請(qǐng)表；營(yíng)業(yè)執(zhí)照申辦完畢后，持營(yíng)業(yè)執(zhí)照原件及公司法人代表身份證復(fù)印件辦理組織機(jī)構(gòu)代碼證；組織機(jī)構(gòu)代碼證辦理完畢后，準(zhǔn)備相關(guān)資料辦理稅務(wù)登記證。

　　2、公司年檢一般從三月份開(kāi)始，至六月底結(jié)束。可登錄“深圳市工商行政物價(jià)管理局”網(wǎng)站，了解當(dāng)年度辦理年檢的需要的資料，先進(jìn)行網(wǎng)上申請(qǐng)，再交實(shí)物資料到工商局辦年檢。

　　3、需辦理社保卡的員工，先提交“勞動(dòng)保障局?jǐn)?shù)碼照片回執(zhí)”，行政部打印“制證清單”后，行政文員到社保局四樓交錢(qián)辦理。后憑社保局回執(zhí)領(lǐng)取社保卡。

　　七、飲用水管理、訂餐、訂會(huì)議廳、訂房、訂票等

　　1、根據(jù)飲用水的飲用情況，及時(shí)負(fù)責(zé)公司飲用水的訂送。確認(rèn)送水桶數(shù)、空桶回收數(shù)量。

　　2、公司負(fù)責(zé)人或其它部門(mén)根據(jù)實(shí)際需要，提出訂餐、訂會(huì)議廳、訂票、訂房申請(qǐng)時(shí)，行政文員予以代辦，結(jié)款方式根據(jù)實(shí)際情況而定。

　　3、訂餐、訂會(huì)議廳、訂票、訂房工作需一定的提前量（訂票一般提前2～3天知會(huì)行政文員，訂餐、訂房一般提前1～2天，訂會(huì)議廳一般提前10～20天）。

　　八、來(lái)訪者接待、會(huì)議活動(dòng)、員工考勤統(tǒng)計(jì)管理

　　1、負(fù)責(zé)公司來(lái)訪客戶(hù)的禮貌接待與服務(wù)。

　　2、公司會(huì)議，由行政文員統(tǒng)一發(fā)出通知。如需投影設(shè)備，會(huì)前應(yīng)做好會(huì)場(chǎng)布置及設(shè)備調(diào)試。會(huì)議所述內(nèi)容由行政文員記錄、整理存檔。會(huì)后，行政文員負(fù)責(zé)清理會(huì)場(chǎng)、查收設(shè)備。協(xié)助客服部，負(fù)責(zé)做好課程活動(dòng)前，宣傳資料、橫幅、食品、水杯等相關(guān)物品的準(zhǔn)備。

　　3、每月需制作考勤簽到表。負(fù)責(zé)員工每月病假、事假、加班、遲到等考勤的管理與統(tǒng)計(jì)。

　　九、執(zhí)行公司領(lǐng)導(dǎo)交待的其它臨時(shí)性的突發(fā)事情。

　　1、優(yōu)先完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的各類(lèi)緊急事務(wù)。

　　2、規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成不了的，應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)明其原因，并盡力盡快完成，最終匯報(bào)完成結(jié)果。

　　3、有任何工作困惑，可通過(guò)郵件或面談的方式提出，記住：透明溝通，工作暢通。

　　一:深入了解企業(yè)各個(gè)環(huán)節(jié)的管理規(guī)定,如果有脫節(jié)或不完善的管理制度,要及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提出改善或補(bǔ)救辦法,并起草書(shū)面文稿呈交上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審閱批示.

　　二,文員應(yīng)做好企業(yè)外部來(lái)函的接收,登記,報(bào)送,報(bào)批,復(fù)函,內(nèi)部發(fā)送,傳閱,,回收以及文件起草等工作.

　　三:文件資料校對(duì)是文員工作中比較重要的一個(gè)環(huán)節(jié),文件格式書(shū)寫(xiě)是否規(guī)范,文,標(biāo)點(diǎn)是否正確....都直接印象企業(yè)的外部形象!應(yīng)特別注意校對(duì).

　　四:負(fù)責(zé)文件資料的管理工作,可根據(jù)文件來(lái)源對(duì)文件進(jìn)行編號(hào),分類(lèi),歸檔等處理,以方便企業(yè)內(nèi)部人員查找,使用.

　　五:經(jīng)常對(duì)公司內(nèi)部相關(guān)事務(wù)進(jìn)行多方面,全方位的調(diào)查,歸納總結(jié)后,為領(lǐng)導(dǎo)提供一些真實(shí)的分析數(shù)據(jù).

　　六:負(fù)責(zé)本部門(mén)的日常工作,包括清潔工作,外事接待,客戶(hù)聯(lián)絡(luò),日常打印,登記臺(tái)帳,考勤統(tǒng)計(jì),等事務(wù).

　　文員的確可以稱(chēng)為多面手 甚至很多公司的文員還發(fā)放員工工資,總之,文員是一份比較復(fù)雜的工作,上面這些只是最基本的職責(zé), 其實(shí)文員因企業(yè),公司不同,還有很多內(nèi)部職責(zé),我們?cè)诰唧w崗位上還需要嚴(yán)格執(zhí)行,認(rèn)真對(duì)待!

　　辦公室文員工作職責(zé)

　　辦公室文員（會(huì)議、文書(shū)、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報(bào)紙收發(fā)）工作職責(zé)：

　　1. 接聽(tīng)、轉(zhuǎn)接電話；接待來(lái)訪人員。

　　2. 負(fù)責(zé)辦公室的文秘、信息、機(jī)要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。

　　3. 負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。

　　4. 做好會(huì)議紀(jì)要。

　　5. 負(fù)責(zé)公司公文、信件、郵件、報(bào)刊雜志的分送。

　　6. 負(fù)責(zé)傳真件的收發(fā)工作。

　　7. 負(fù)責(zé)辦公室倉(cāng)庫(kù)的保管工作，做好物品出入庫(kù)的登記。

　　8. 做好公司宣傳專(zhuān)欄的組稿。

　　9. 按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對(duì)其負(fù)責(zé)。

　　10. 做好公司食堂費(fèi)用支出、流水帳登記，并對(duì)餐費(fèi)做統(tǒng)計(jì)及餐費(fèi)的收納、保管。

　　11. 每月環(huán)保報(bào)表的郵寄及社保的打表。

　　12. 管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理，嚴(yán)格借檔手續(xù)。

　　13 社會(huì)保險(xiǎn)的投保、申領(lǐng)。

　　14 統(tǒng)計(jì)每月考勤并交財(cái)務(wù)做帳，留底。

　　15 管理辦公各種財(cái)產(chǎn),合理使用并提高財(cái)產(chǎn)的使用效率,提倡節(jié)儉。

　　16. 接受其他臨時(shí)工作.

　　人事文員工作職責(zé)

　　(1)、行政隸屬

　　上級(jí)主管：行政部經(jīng)理

　　工作對(duì)象：各辦事處（區(qū)域）相關(guān)業(yè)務(wù)人員

　　(2)、主要職責(zé)

　　a. 協(xié)助主管組織月度和季度考評(píng)，并及時(shí)完成統(tǒng)計(jì)、整理和發(fā)布工作。

　　b. 負(fù)責(zé)營(yíng)銷(xiāo)系統(tǒng)員工的薪酬計(jì)算與統(tǒng)計(jì)工作，并將考評(píng)和薪酬調(diào)整結(jié)果記入檔案。

　　c. 負(fù)責(zé)營(yíng)銷(xiāo)系統(tǒng)員工的人事檔案的日常維護(hù)工作。

　　d. 協(xié)助主管解決員工考評(píng)和職位調(diào)整中發(fā)生的異議與糾紛。

　　e. 辦理員工錄用、登記、入職、任免、遷調(diào)、獎(jiǎng)懲和離職等具體手續(xù)。

　　f. 部門(mén)經(jīng)理交辦的其他事宜。

　　行政人事文員崗位職責(zé)

　　行政人事部文員在行政人事部經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下工作，對(duì)行政人事部經(jīng)理負(fù)責(zé)。履行以下職責(zé)：

　　一、負(fù)責(zé)公司文印刷、文件收發(fā)、資料整理、印章的使用和保管。

　　二、負(fù)責(zé)辦理員工的進(jìn)廠、請(qǐng)假、調(diào)動(dòng)、辭工離廠手續(xù)；員工檔案資料建立。

　　三、全面負(fù)責(zé)員工考勤工作。

　　四、負(fù)責(zé)員工的就醫(yī)和簡(jiǎn)單醫(yī)療應(yīng)急處理。

　　五、辦公、勞保、文化娛樂(lè)等用品的采購(gòu)申請(qǐng)、質(zhì)量驗(yàn)收、發(fā)放、登記、管理。

　　六、外來(lái)客人的接待和服務(wù)。

　　七、外來(lái)電話、傳真的接聽(tīng)（受）、記錄、傳達(dá)（送）。

　　八、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)的管理和使用。

　　九、公司內(nèi)部其它事務(wù)性工作。

　　十、領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作

　　行政文員在工作中應(yīng)具備的條件和要求:

　　一、學(xué)歷：中專(zhuān)高中以上文化程度比較合適；

　　二、工作經(jīng)驗(yàn)：有文件管理工作經(jīng)驗(yàn),有一定的交流經(jīng)驗(yàn)會(huì)更好；

　　三、應(yīng)具備的知識(shí)：

　　1、具備文秘方面的知識(shí)工作中經(jīng)常會(huì)遇到'秘書(shū)'方面的工作；

　　2、文件管理,文檔知識(shí),這應(yīng)該算文員基本要求了；

　　3、會(huì)做賬表也就是能操作辦公軟件,word,excel之類(lèi)的；

　　四、具有強(qiáng)烈的責(zé)任心與團(tuán)隊(duì)意識(shí),你會(huì)經(jīng)常處理公司人力,員工崗位調(diào)動(dòng)等工作,沒(méi)有責(zé)任心是不行的；

　　五' 工作內(nèi)容及方法簡(jiǎn)述

　　1、負(fù)責(zé)公司各類(lèi)文件及外來(lái)文件的收集、發(fā)放、存檔、借閱工作；

　　2、負(fù)責(zé)起草公司行政會(huì)議及其他例會(huì)的會(huì)議紀(jì)要；

　　3、負(fù)責(zé)各類(lèi)文件的拆封、登記、傳閱、催辦等工作，做好公司各類(lèi)檔案的接受、整理、保管和統(tǒng)計(jì)工作，實(shí)行集中統(tǒng)一管理；

　　4、負(fù)責(zé)各類(lèi)文件檔案的入庫(kù)工作并做好統(tǒng)計(jì)；

　　5、負(fù)責(zé)檔案的借閱、復(fù)制和利用，根據(jù)需要，編制必要的檢索工具和參考資料，注意信息反饋，為公司各部門(mén)的檔案查閱提供方便，認(rèn)真做好使用記錄；

　　6、及時(shí)收集各類(lèi)檔案，做好平時(shí)的立卷工作，并做好整理、修復(fù)、裝訂、編目和歸檔工作；

　　7、負(fù)責(zé)歸檔文件的驗(yàn)收、鑒定，做到歸檔文件完整、簽署齊全、裝訂整齊、分類(lèi)科學(xué)、使用方便；

　　8、負(fù)責(zé)定期清查檔案，及時(shí)催討借出的檔案，做到賬物相符；

　　9、每天做好檔案室的清潔工作和溫濕度記錄，落實(shí)防盜、防火、防塵等安全措施，對(duì)損壞或變質(zhì)的檔案，及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制；

　　10、完成部門(mén)經(jīng)理臨時(shí)交辦的相關(guān)任務(wù)。

　　1、對(duì)文件數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)；

　　2、對(duì)所保管的文件安全保密負(fù)責(zé)；對(duì)工作程序的執(zhí)行效果負(fù)責(zé)。權(quán)利有權(quán)拒絕不符合公司要求的部門(mén)或人員查閱文件 ……所謂行政,是具有一定保密制度的崗位!

　　文員的接待工作規(guī)范與職責(zé)

　　文員的接待工作,顧名思義,也就是關(guān)于接待方面的工作規(guī)范,職責(zé),包括對(duì)來(lái)訪者的一些基本情況進(jìn)行登記,接洽來(lái)訪工作等.要求態(tài)度熱情,主動(dòng)問(wèn)好,問(wèn)清來(lái)訪意圖,并迅速做出判斷,給予恰當(dāng)安排.

　　工作地點(diǎn)不同的文員可能根據(jù)工作內(nèi)容有一些區(qū)別,按照精細(xì)分工,我們下面分別介紹在前臺(tái)和在辦公室工作的文員如何進(jìn)行接待工作

　　一;負(fù)責(zé)前臺(tái)的清潔工作.

　　二:熱情接待來(lái)訪者,做到主動(dòng),熱情.大方,平等禮貌的對(duì)待每一位來(lái)客.

　　三:看到客人,必須起身,然后問(wèn)候,并點(diǎn)頭微笑.

　　四:如果是事先預(yù)約的客人,要確認(rèn)一下:您是先生嗎?并帶其到接待室.

　　五:如果同時(shí)還有別的客人訪問(wèn)其他負(fù)責(zé)人時(shí),要代為接待,引見(jiàn).

　　六:如果是沒(méi)有約好而老訪的客人.要問(wèn)清客人姓名,公司,及來(lái)訪意圖等,再詢(xún)問(wèn)上級(jí)是否接見(jiàn).如果同意才能進(jìn)入接待室!

　　七:負(fù)責(zé)報(bào)刊,信件,郵件的收發(fā)與保管.

　　八:負(fù)責(zé)下班后前臺(tái)電源的關(guān)閉和正門(mén)關(guān)閉.

　　九:檢查辦公設(shè)備,發(fā)現(xiàn)故障后及時(shí)報(bào)修.

　　十:領(lǐng)導(dǎo)接待重要客人時(shí),要根據(jù)服務(wù)規(guī)范要求,做好各項(xiàng)工作,不得馬虎!

　　十一:要有強(qiáng)烈的責(zé)任心,不得隨意離崗,要勤觀察,掌握接見(jiàn)狀況,及時(shí)配合領(lǐng)導(dǎo)的接待工作.

　　十二:嚴(yán)格執(zhí)行安全保密制度,不得隨意讓他人進(jìn)入接待室!

　　十三:負(fù)責(zé)各類(lèi)文件資料的打印,復(fù)印.整理資料,文件.

　　十四:負(fù)責(zé)收發(fā)各類(lèi)傳真,信函,郵件等

　　以上這些可以適用于大多數(shù)不同崗位文員的接待工作,大家可具體看情況而選擇.

　　采購(gòu)文員工作職責(zé)

　　(1)請(qǐng)購(gòu)單、驗(yàn)收單之登記。

　　(2)訂購(gòu)單與合約的登記。

　　(3)交貨記錄及跟蹤。

　　(4)供應(yīng)商來(lái)訪的安排與接待。

　　(5)采購(gòu)費(fèi)用的統(tǒng)一申請(qǐng)與報(bào)支。

　　(6)進(jìn)出口商品文件及手續(xù)之申請(qǐng)。

　　(7)電腦作業(yè)與檔案管理。

　　(8)承辦保險(xiǎn)、公證事宜。

　　文員的工作權(quán)限

　　文員工作中要注意自己的權(quán)限范圍!除了處理企業(yè)行政事務(wù)或接受上司授權(quán)處理有關(guān)業(yè)務(wù)或事務(wù)之外主要要明白以下幾點(diǎn):

　　一:不能代表上司做決策,否則就是越權(quán)!

　　二:不能代表上司發(fā)號(hào)指令,否則會(huì)令上司反感,這也是一種對(duì)領(lǐng)導(dǎo)不尊重的行為!

　　三:不能在過(guò)做時(shí)間處理自己的私人問(wèn)題,這是一個(gè)起碼的公司規(guī)范,任何公司都是不允許的!

　　以上只是幾個(gè)大概的主要方面,作為文員最值得注意的是"越位行為" 越位主要表現(xiàn)在幾個(gè)方面:

　　1:決策越位:

　　文員只能 "謀"而不能'斷' 有的文員混淆了決策和 輔助決策的內(nèi)容,擅做主張,按照自己的想法去處理重大問(wèn)題!,有可能造成比較嚴(yán)重的失誤!即使僥幸沒(méi)有出什么問(wèn)題也是不值得提倡的,記住了,你的領(lǐng)導(dǎo)才是決策者,你只能提供參考!

　　2:表態(tài)越位:

　　表態(tài):是表面對(duì)一件事情可行的肯定答復(fù),但是表態(tài)是需要一定的身份 的作為文員,你必須要在有領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的情況下才有發(fā)言權(quán),否則你的態(tài)度只能代表你自己而已!

　　3: 工作越位:領(lǐng)導(dǎo)和文員都有自己的職責(zé)范圍,該由領(lǐng)導(dǎo)去完成的工作盡量讓領(lǐng)導(dǎo)去做,作為文員,你可以提供最全面的協(xié)助,千萬(wàn)不要為了給領(lǐng)導(dǎo)留下工作積極,表現(xiàn)能力,或者認(rèn)為自己甚至比領(lǐng)導(dǎo)還能干,這是典型的出風(fēng)頭....不可取!

　　4:社交越位:

　　文員經(jīng)常會(huì)陪同領(lǐng)導(dǎo)參加一些社交活動(dòng),應(yīng)該注意的是盡量突出領(lǐng)導(dǎo)的地位,自己哪怕是口才超越領(lǐng)導(dǎo)也要退居二線,因?yàn)槟闶俏膯T,場(chǎng)面上的應(yīng)酬你能應(yīng)付,一旦具體到公司具體事務(wù)以后,你就會(huì)發(fā)現(xiàn)自己仍然需要請(qǐng)示身邊被你冷落的領(lǐng)導(dǎo)! 這會(huì)讓場(chǎng)面變得很糟糕,也會(huì)讓自己在領(lǐng)導(dǎo)眼里成為一個(gè) 不懂得尊重自己的人!

　　文員工作中要注意自己的權(quán)限范圍!除了處理企業(yè)行政事務(wù)或接受上司授權(quán)處理有關(guān)業(yè)務(wù)或事務(wù)之外主要要明白以下幾點(diǎn):

　　前臺(tái)文員工作職責(zé)

　　1.負(fù)責(zé)前臺(tái)服務(wù)熱線的接聽(tīng)和電話轉(zhuǎn)接，做好來(lái)電咨詢(xún)工作，重要事項(xiàng)認(rèn)真記錄并傳達(dá)給相關(guān)人員，不遺漏、延誤；

　　2.負(fù)責(zé)來(lái)訪客戶(hù)的接待、基本咨詢(xún)和引見(jiàn)，嚴(yán)格執(zhí)行公司的接待服務(wù)規(guī)范，保持良好的禮節(jié)禮貌；

　　3.對(duì)客戶(hù)的投訴電話，及時(shí)填寫(xiě)登記表，并于第一時(shí)間傳達(dá)到客戶(hù)服務(wù)團(tuán)隊(duì)，定期將客戶(hù)投訴記錄匯總給副總經(jīng)理；

　　4.負(fù)責(zé)公司前臺(tái)或咨詢(xún)接待室的衛(wèi)生清潔及桌椅擺放，并保持整潔干凈；

　　5.接受行政經(jīng)理工作安排并協(xié)助人事文員作好行政部其他工作；

　　認(rèn)真執(zhí)行目標(biāo)卡的管理規(guī)定，完成本部門(mén)分配的工作和任務(wù)。

　　前臺(tái)文員服務(wù)規(guī)范

　　造訪：

　　客戶(hù)或來(lái)訪者進(jìn)門(mén)，前臺(tái)馬上起身接待，并致以問(wèn)候或歡迎辭。如站著則先于客人問(wèn)話而致以問(wèn)候或歡迎辭。

　　單個(gè)人問(wèn)候標(biāo)準(zhǔn)語(yǔ)如下：

　　“先生，您好！”或“先生，早上好！”

　　“小姐，您好！”或“小姐，早上好！”

　　“您好！歡迎來(lái)到xx公司。”

　　來(lái)者是二人，標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)候語(yǔ)則為：

　　“二位先生好！”

　　“二位小姐好”

　　“先生、小姐，你們好！”

　　來(lái)者為三人以上，標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)候語(yǔ)則為：

　　“各位好！”或“各位早上好！”“各位下午好”

　　“大家好！”或“大家早上好！”“大家下午好！”

　　對(duì)已知道客戶(hù)或來(lái)訪者姓名的，標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)候語(yǔ)如下：

　　“x先生好！”

　　“x小姐好！”

　　對(duì)已是第二次或二次以上來(lái)公司的客戶(hù)、來(lái)訪者，在沿用“單個(gè)人問(wèn)候標(biāo)準(zhǔn)語(yǔ)”并看到客戶(hù)點(diǎn)頭或聽(tīng)到客戶(hù)跟說(shuō)“你好”之后，還可選用如下標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)候語(yǔ)：

　　“先生，我記得您前不久(以前)來(lái)過(guò)我們公司，今天光臨，再次表示歡迎！”

　　a)引導(dǎo)客戶(hù)或來(lái)訪者到咨詢(xún)廳就座，遞上茶水，送上公司營(yíng)銷(xiāo)宣傳資料；

　　b)當(dāng)場(chǎng)解答或電話通知相關(guān)業(yè)務(wù)接待人員出現(xiàn)，介紹時(shí)先介紹主人，后介紹客人；

　　c)引領(lǐng)客戶(hù)或來(lái)訪者接觸相關(guān)人員，行走時(shí)走在客戶(hù)或來(lái)訪者側(cè)前位置，并隨時(shí)用手示意。途中與同事相遇，點(diǎn)頭行禮，表示致意；

　　d)進(jìn)入房間，要先輕輕敲門(mén)，聽(tīng)到回應(yīng)再進(jìn)。進(jìn)入后，回手關(guān)門(mén)；

　　e)介紹雙方，退出。如相關(guān)人員抽不開(kāi)身回應(yīng)，則安撫客戶(hù)或來(lái)訪者稍等，退出。

　　當(dāng)值前臺(tái)為女性，著職業(yè)套裝，化淡妝。男性，則著西裝，打領(lǐng)帶。

　　禁忌：頭發(fā)臟且蓬亂；穿拖鞋或穿皮鞋而不穿襪；口腔不衛(wèi)生。

　　電話：

　　1.聽(tīng)到鈴響，至少在第三聲鈴響前拿起話筒；

　　2.聽(tīng)話時(shí)先問(wèn)候，并自報(bào)公司、部門(mén)。標(biāo)準(zhǔn)語(yǔ)如下：

　　“您好，xx公司！”或“您好，這里是xx公司！”

　　對(duì)方講述時(shí)留心聽(tīng)并記下要點(diǎn)，未聽(tīng)清時(shí)，及時(shí)告訴對(duì)方。隨后根據(jù)對(duì)方的初次問(wèn)話，迅速判斷出他有何需求？作出標(biāo)準(zhǔn)回話。

　　咨詢(xún)家裝業(yè)務(wù)：先生(小姐)，關(guān)于這方面情況(家裝咨詢(xún))，讓我們公司客戶(hù)顧問(wèn)x先生為您服務(wù)吧，他可以全面、專(zhuān)業(yè)地解釋您所想了解的問(wèn)題，我把電話轉(zhuǎn)過(guò)去，請(qǐng)稍等。

　　聯(lián)系業(yè)務(wù)：與本公司關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)則轉(zhuǎn)接相關(guān)部門(mén)相關(guān)人員；無(wú)關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)，則直接回答：先生(小姐)，我們公司現(xiàn)在沒(méi)有這方面需要，請(qǐng)您聯(lián)系其他公司吧，謝謝！

　　找人：先生(小姐)，您找的x先生(小姐)名叫什么？您跟他(她)預(yù)約了嗎？請(qǐng)您稍等。(然后接通本公司x先生的電話，詢(xún)問(wèn)轉(zhuǎn)接與否。)

　　不指明的電話，判斷自己不能處理時(shí)，可坦白告訴對(duì)方，并馬上把電話轉(zhuǎn)給能處理的人，在轉(zhuǎn)交前，應(yīng)先把對(duì)方所談內(nèi)容簡(jiǎn)明扼要地告訴接話人；

　　通話簡(jiǎn)明扼要，不應(yīng)長(zhǎng)時(shí)間占線。

　　結(jié)束時(shí)應(yīng)說(shuō)“謝謝！”，禮貌道別，待對(duì)方切斷電話，再放下聽(tīng)筒。

　　商務(wù)文員工作職責(zé)與流程

　　文員隨從事務(wù)的類(lèi)型很多，諸如隨領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行商務(wù)調(diào)查研究、隨領(lǐng)導(dǎo)出席會(huì)議、談判、商務(wù)出訪（出縣、出省、出國(guó)）。隨從事務(wù)，往往內(nèi)容不同，時(shí)間有短長(zhǎng)，但其工作程序都大致雷同。以隨從領(lǐng)導(dǎo)出訪為例，其工作程序大致可分為三個(gè)階段：

　　1、準(zhǔn)備階段

　　當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)確定出訪后，文員要在出發(fā)前做好充分的準(zhǔn)備工作，包括思想、組織、物質(zhì)和資料等方面的準(zhǔn)備工作。

　　（1）思想準(zhǔn)備。文員要了解商務(wù)出訪的意圖、目的；出訪的內(nèi)容和重點(diǎn)；邀請(qǐng)單位和對(duì)象；參加出訪的有關(guān)人員；出訪的大致日程安排；希望邀請(qǐng)單位做哪些準(zhǔn)備工作等。

　　（2）組織準(zhǔn)備。文員要做到：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示擬制出訪方案；通知有關(guān)部門(mén)確定參加出訪的隨從人員名單，并進(jìn)行編組和分工；組織所有人員參加預(yù)備會(huì)，聽(tīng)取領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于預(yù)備工作的指示，學(xué)習(xí)有關(guān)文件，布置具體任務(wù)；印發(fā)出訪方案和日程安排；與邀請(qǐng)單位聯(lián)系，使其有所準(zhǔn)備。

　　（3）資料準(zhǔn)備。文員要收集：邀請(qǐng)單位的歷史沿革，領(lǐng)導(dǎo)班子，當(dāng)前工作發(fā)表及評(píng)價(jià)的資料；同出訪工作相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)指示政策，法規(guī)性文件；同出訪中心內(nèi)容相關(guān)的理論和典型經(jīng)驗(yàn)方面的資料；出訪地區(qū)有關(guān)地理、氣候、交通情況以及風(fēng)土人情方面的資料。

　　（4）物質(zhì)準(zhǔn)備。文員要攜帶：辦公用具、常用藥物、差旅費(fèi)以及照相機(jī)、收錄機(jī)等文化用品。

　　2、出訪階段

　　（1）做好組織安排。領(lǐng)導(dǎo)商務(wù)出訪免不了有察看商品生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)，召開(kāi)座談會(huì)或個(gè)別訪問(wèn)等形式。這就要求隨從文員為之安排好時(shí)間、地點(diǎn)和有關(guān)人員。無(wú)論哪種活動(dòng)，隨從文員都要做好記錄，以便事后分析、研究。

　　文員看到、聽(tīng)到的情況要及時(shí)、準(zhǔn)確地向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

　　（2）主動(dòng)提出建議。在出訪階段，隨從文員如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)提出如何處理的建議。

　　（3）及時(shí)同企業(yè)聯(lián)系。在領(lǐng)導(dǎo)出訪期間，文員要同原企業(yè)及時(shí)溝通信息。如將外出領(lǐng)導(dǎo)的活動(dòng)情況及時(shí)用通訊工具告知企業(yè)，使企業(yè)留守領(lǐng)導(dǎo)者掌握外出領(lǐng)導(dǎo)的狀態(tài)。同時(shí)也要從企業(yè)內(nèi)部獲取信息，使外出領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解領(lǐng)導(dǎo)的重要指示，以及原企業(yè)的工作動(dòng)向，保證領(lǐng)導(dǎo)信息靈通，以利實(shí)施不間斷的指揮。

　　（4）處理好日常事務(wù)。隨從文員要主動(dòng)處理日常的事務(wù)工作。在組織安排中碰到人事、時(shí)間、地點(diǎn)等方面的矛盾，要主動(dòng)協(xié)調(diào)，盡量做好事半功倍，提高效率。還要盡可能保證首長(zhǎng)的生活和休息，使之身心健康、精力充沛地投入工作。

　　3、結(jié)束階段

　　隨從文員要做好出訪活動(dòng)的善后工作，這個(gè)階段主要有：

　　（1）做好返程安排。聯(lián)系安排好返程的交通工具，預(yù)定好車(chē)、船、機(jī)票，安排好途中食宿，確保領(lǐng)導(dǎo)的安全。

　　（2）整理調(diào)查資料。回企業(yè)后，要把出訪中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題整理歸納成條，提出改進(jìn)工作、解決問(wèn)題的建議。

　　（3）抓緊有關(guān)問(wèn)題的落實(shí)。在出訪時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)答應(yīng)辦的事，回企業(yè)后文員要及時(shí)通知、督促有關(guān)部門(mén)抓好落實(shí)，做到言而有信，件件有著落，事事有回音。

　　（4）報(bào)銷(xiāo)差旅費(fèi)。隨從文員要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)結(jié)算開(kāi)支、報(bào)銷(xiāo)差旅費(fèi)、償還預(yù)借款。

　　（5）回顧總結(jié)。隨從文員工作要對(duì)自己跟隨領(lǐng)導(dǎo)出訪期間的工作進(jìn)行回顧總結(jié)，主動(dòng)征求領(lǐng)導(dǎo)的批評(píng)、幫助，這對(duì)文員自身的提高不失為一種有效的辦法。

　　文員在整個(gè)跟隨領(lǐng)導(dǎo)外出活動(dòng)期間要時(shí)刻注意維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威信，執(zhí)行政策，遵守紀(jì)律，謙虛謹(jǐn)慎，平易近人，為領(lǐng)導(dǎo)、也為文員自身樹(shù)立良好的形象。

　　外貿(mào)跟單員的職責(zé)

　　跟單員的主要工作是在企業(yè)業(yè)務(wù)流程運(yùn)作過(guò)程中，以客戶(hù)定單為依據(jù)，跟蹤產(chǎn)品（服務(wù)）運(yùn)作流向并督促定單落實(shí)的專(zhuān)業(yè)人員，是各企業(yè)開(kāi)展各項(xiàng)業(yè)務(wù)，特別是外貿(mào)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)性人才之一。一名合格的跟單員需要掌握外銷(xiāo)、物流管理、生產(chǎn)管理、單證與報(bào)關(guān)等綜合知識(shí)。

　　國(guó)際商務(wù)單證員處理的是國(guó)際間的商品買(mǎi)賣(mài)過(guò)程中的單證制作、驗(yàn)審等工作（解決單證從無(wú)到有的過(guò)程）。他的工作范圍是包括收證、審證、制單、審單、交單、歸檔等一系列業(yè)務(wù)活動(dòng)。

　　外銷(xiāo)員是指在具有進(jìn)出口經(jīng)營(yíng)權(quán)的企業(yè)從事進(jìn)出口貿(mào)易工作的專(zhuān)業(yè)人員，主要工作內(nèi)容有從事國(guó)際貿(mào)易交流活動(dòng)、外貿(mào)立項(xiàng)、談判、合同的制作、簽定、執(zhí)行等。

　　報(bào)關(guān)員的主要工作就是根據(jù)國(guó)家的法律法規(guī)、海關(guān)的辦事程序判斷某些貨物需要何種手續(xù)并準(zhǔn)備相關(guān)文件，按要求制作報(bào)關(guān)單等并向海關(guān)申報(bào)，還要配合海關(guān)查驗(yàn)、繳納相關(guān)稅費(fèi)等。他的工作的主要目的是為了能讓貨物順利出口，而單證員的工作則是為了制作符合信用證，合同規(guī)定的單證，實(shí)現(xiàn)順利結(jié)匯、收匯。

　　生產(chǎn)跟單員職責(zé)

　　一、 首先是從板單跟起

　　1接到hk客人板單先對(duì)進(jìn)行文處理，翻譯成中文。

　　2進(jìn)行逐項(xiàng)檢查板單，看清楚客人要求：a.首先是主料，如面料的品種、紗支、組織、克重、顏色，弄清楚是否有特別要求，比如磨毛、絲光，防靜電、防皺等處理；然后注明要求下單給布廠訂板布（或者提供面料小樣給布廠分析組織成分要對(duì)方報(bào)價(jià)提供板布） b.看需要何種輔料，包括底面縫紉線、拉鏈（是否特指，如ykk）、紐扣、雞眼、人帶、花邊、丈巾、羅紋、主標(biāo)、水洗標(biāo)、吊牌、裝飾牌等。整理清楚查尋本廠是否有倉(cāng)存物料可用，如沒(méi)有速下單訂購(gòu)。

　　3. 根據(jù)客戶(hù)板單要求，研究是否有不合理的地方，著重看一下有無(wú)特殊要求，如有指示不明的地方要及時(shí)和客戶(hù)溝通，如客戶(hù)無(wú)特別要求則可按照常規(guī)操作自行設(shè)計(jì)工藝和制作要求，制定自己的工藝單。

　　4.工藝單要注明面輔料要求，洗水方式，用線要求，縫制要求，印、繡花及其它處理，交板日期等，（如果客戶(hù)板單中對(duì)印、繡花方面沒(méi)有詳細(xì)的資料和明確指示，僅僅是要求有繡花或印花，但效果要好，那么跟單員就要揣測(cè)客戶(hù)的心態(tài)，自己主動(dòng)去創(chuàng)新設(shè)計(jì)一些東西，聯(lián)系印花和繡花廠盡快出樣供客戶(hù)選擇批核）。

　　5.完整的樣板工藝生產(chǎn)通知單+齊全的面輔料交給樣板房起頭板

　　6.板房做好樣衣后交給跟單員安排洗水，跟單員查看樣衣符合各項(xiàng)要求后交給聯(lián)系好的洗水廠并交代清楚洗水要求。如果有特別要求的要事先車(chē)好褲筒確認(rèn)洗水ok后才可以洗樣衣。洗水回來(lái)由跟單員檢查核對(duì)符合要求后交給板房做后整，（如不合要求需要再返洗或重新做板）。

　　7. 板房整理好樣衣檢查輔料齊全，尺寸無(wú)誤后交給跟單員。跟單員要自己在檢查核對(duì)（并做好度尺記錄）無(wú)誤寄給客人。

　　二、送樣 跟進(jìn)核價(jià)

　　1.跟單員寄出樣板同時(shí)要安排進(jìn)行核價(jià)，并填寫(xiě)核價(jià)單，在填寫(xiě)核價(jià)單時(shí)一定要認(rèn)真，清晰、力求準(zhǔn)確（核價(jià)單資料后附）包括面料、紗支、克重、幅寬，用量，單價(jià)，印、繡花價(jià)格和各種物料價(jià)格和用量；加工費(fèi)，洗水費(fèi)，出貨運(yùn)輸文件費(fèi)，以及利潤(rùn)等一覽表。

　　2.核實(shí)板單上客戶(hù)要求的紗支、克重、幅寬或有關(guān)面料生產(chǎn)的

　　產(chǎn)難易度，主要是與布廠同事溝通，落實(shí)確定后明確面料價(jià)格資料，方便用料的價(jià)格核算。由裁床核算樣板用量或者跟單員自己核算。

　　3跟單員要對(duì)輔料情況（特別是有些客戶(hù)對(duì)輔料指定供應(yīng)廠家的，要對(duì)輔料的價(jià)格進(jìn)一步落實(shí)好，以免以后大貨投產(chǎn)后出現(xiàn)價(jià)格上的差異）進(jìn)行詳細(xì)了解，要廣泛尋求輔料供應(yīng)商進(jìn)行尋價(jià)，避免報(bào)價(jià)失誤，造成不必要的損失。

　　4跟單員提供板單及樣衣給生產(chǎn)部對(duì)照，進(jìn)行生產(chǎn)量及加工費(fèi)的計(jì)算和報(bào)價(jià)。

　　5.有關(guān)洗水印花（繡花）問(wèn)題的價(jià)格問(wèn)題一定要在做板時(shí)就和各加工廠確認(rèn)談好價(jià)格，避免落單后做貨價(jià)格有出入。

　　6.匯總資料，核算價(jià)格。如果客戶(hù)有特殊要求的時(shí)候，一定要有明確指示，如面料有特殊要求或牽扯到面料檢測(cè)及成衣檢測(cè)、跟單員一定要特別注意，還有輔料比較奇特的（比如需要起模的），印、繡花，洗水價(jià)格等。所有這一切,都必須詳細(xì)準(zhǔn)確的寫(xiě)到核價(jià)資料里,以備后查.

　　跟單員的職責(zé)

　　跟單員的職責(zé)1:跟單員是業(yè)務(wù)員。他的工作不僅僅是被動(dòng)的接受訂單，而是要主動(dòng)的進(jìn)行業(yè)務(wù)開(kāi)拓，對(duì)準(zhǔn)客戶(hù)實(shí)施推銷(xiāo)跟進(jìn)，以達(dá)成訂單為目標(biāo)，既進(jìn)行業(yè)務(wù)跟單。因此，跟單員要：

　　（1）尋找客戶(hù)：通過(guò)各種途徑尋找新客戶(hù)，跟蹤老客戶(hù)。

　　（2）設(shè)定目標(biāo)：主要客戶(hù)和待開(kāi)發(fā)的客戶(hù)。我們的工作著重點(diǎn)及分配的工作時(shí)間。

　　（3）傳播信息：將企業(yè)產(chǎn)品的信息傳播出去. from

　　（4）推銷(xiāo)產(chǎn)品：主動(dòng)與客戶(hù)接洽，展示產(chǎn)品，為獲取訂單為目的。

　　（5）提供服務(wù)：產(chǎn)品的售后服務(wù)，及對(duì)客戶(hù)的服務(wù)。

　　（6）收集信息：收集市場(chǎng)信息，進(jìn)行市場(chǎng)考察。

　　（7）分配產(chǎn)品：產(chǎn)品短缺時(shí)先分配給主要客戶(hù)。

　　跟單員的職責(zé)2:跟單員是業(yè)務(wù)助理；跟單員在許多時(shí)候扮演業(yè)務(wù)經(jīng)理助理的角色，他們協(xié)助業(yè)務(wù)經(jīng)理接待，管理，跟進(jìn)客戶(hù)，因此跟單員要：

　　（1） 函電的回復(fù)：

　　（2） 計(jì)算報(bào)價(jià)單

　　（3） 驗(yàn)簽訂單

　　（4） 填對(duì)帳表

　　（5） 目錄，樣品的寄送與登記

　　（6） 客戶(hù)檔案的管理

　　（7） 客戶(hù)來(lái)訪接待

　　（8） 主管交辦事項(xiàng)的處理

　　（9） 與相關(guān)部門(mén)的業(yè)務(wù)聯(lián)系

　　跟單員的職責(zé)3:跟單員是協(xié)調(diào)員：跟單員對(duì)客戶(hù)所訂產(chǎn)品的交貨進(jìn)行跟蹤，即進(jìn)行生產(chǎn)跟蹤。跟蹤的要點(diǎn)是生產(chǎn)進(jìn)度，貨物報(bào)關(guān)，裝運(yùn)等。因此，在小企業(yè)中，跟單員身兼數(shù)職，既是內(nèi)勤員，又是生產(chǎn)計(jì)劃員，物控員，還可能是采購(gòu)員。在大企業(yè)，則代表企業(yè)的業(yè)務(wù)部門(mén)向生產(chǎn)制造部門(mén)催單要貨，跟蹤出貨。

　　跟內(nèi)單的流程

　　跟單除了專(zhuān)業(yè)技術(shù)之外，還有的就是要注意和工廠的關(guān)系處理，這是一個(gè)很重要的關(guān)鍵。

　　跟單的步驟包括：產(chǎn)前樣的確認(rèn)，船樣的確認(rèn)，生產(chǎn)中工廠和公司之間的銜接溝通，原料的質(zhì)量鑒定，生產(chǎn)技術(shù)，產(chǎn)品包裝方式，交期的跟催和跟進(jìn)，等等，總之包括生產(chǎn)的全過(guò)程。

　　還有的一種跟單是業(yè)務(wù)跟單，多為外貿(mào)公司，對(duì)技術(shù)的知識(shí)要求不是太高，主要是負(fù)責(zé)生產(chǎn)工廠和客人的聯(lián)系，并安排出貨方式和船期，付款等 。當(dāng)然對(duì)于面料（服裝）的質(zhì)量也相當(dāng)重要。

　　跟內(nèi)單的大致流程如下：從客戶(hù)下單到簽定完合同，根據(jù)排料室提供的排版圖進(jìn)行前期的面料準(zhǔn)備工作，同時(shí)可著手下投產(chǎn)資料單給各個(gè)部門(mén)（包括計(jì)劃辦、品質(zhì)部、技術(shù)部、采購(gòu)部）。面料到廠后可根據(jù)工廠的實(shí)際情況到車(chē)間跟蹤一下生產(chǎn)進(jìn)度，以便更好的與客人溝通，并及時(shí)讓客人了解工廠的大貨操作情況，以備在出現(xiàn)特殊情況下（如交期不及時(shí)、不能按時(shí)交貨等）讓客人在第一時(shí)間得到消息，避免出現(xiàn)客人提前訂好船期或空運(yùn)，因退倉(cāng)不及時(shí)而給工廠造成不必要的損失。

　　外貿(mào)跟單文員詳細(xì)工作職責(zé)與流程

　　外貿(mào)跟單員實(shí)際上已經(jīng)可以稱(chēng)為"高級(jí)文員了"相對(duì)薪資比較豐厚,但是要求也相當(dāng)高,希望大家能不斷充實(shí)自己!挑戰(zhàn)自己!

　　1、 “要做老板，先做業(yè)務(wù)員；要做總經(jīng)理，先做跟單員。”如果你想學(xué) 管理，最好的就是從跟單員開(kāi)始。毫不夸張的講：“在一個(gè)工廠里，相對(duì)而 言，除跟單員外，幾乎所有的工作都是執(zhí)行性質(zhì)的，唯跟單員工作是計(jì)劃性、管理性的。-------奇怪嗎？不奇怪 。一個(gè)工廠所有的工作都是以客戶(hù)和訂 單為中心去展開(kāi)，作為站在‘訂單的高度上’去工作的跟單員，當(dāng)然就沒(méi)有 誰(shuí)比他更抽象、更有管理性了！！”

　　2、跟單員的工作其實(shí)真的很重要：

　　a. 面對(duì)客戶(hù)、面對(duì)訂單開(kāi)展工作的跟單員 ，在當(dāng)今社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈 的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，重要性不斷突顯出來(lái)，在很多公司，跟單員成了老板們 的“特別助理”

　　b. 跟單員是企業(yè)與市場(chǎng)、業(yè)務(wù)員與客戶(hù)之間聯(lián)系的紐帶

　　c. 隨著商品市場(chǎng)的多樣化、小批量化以及節(jié)奏的加快 ，跟單員工作質(zhì) 量的好壞直接影響公司的服務(wù)品質(zhì)和企業(yè)形象

　　d. 跟單員工作是一項(xiàng)非常“綜合性”和“邊緣性”的“學(xué)科” ：對(duì)外 要有業(yè)務(wù)員的素質(zhì)，對(duì)內(nèi)要有生產(chǎn)管理的能力。

　　e. 作為一個(gè)企業(yè)的接單、跟單、出貨的窗口 ，跟單員不了解工廠生產(chǎn) 環(huán)節(jié)的運(yùn)作情況，那是難以想象的

　　f. 在訂單的生產(chǎn)來(lái)說(shuō)，執(zhí)行者是生產(chǎn)部門(mén) ，跟單員對(duì)客戶(hù)負(fù)責(zé)而追求 的交期達(dá)成率就幾乎“掌握在” 生產(chǎn)部門(mén)的手里了。于是，溝通、跟催等 能力就特別致命。這是跟單員工作的挑戰(zhàn)性所在。

　　g. 有些時(shí)候，跟單員是業(yè)務(wù)經(jīng)理的助理；有些時(shí)候 ，跟單員是業(yè)務(wù)部 門(mén)所有業(yè)務(wù)人員的助理；有些時(shí)候，跟單員是老板的助理；更多的時(shí)候，跟 單員是客戶(hù)的助理。

　　3、跟單員這個(gè)崗位是對(duì)傳統(tǒng)組織架構(gòu)的一種超越：它可能掛在業(yè)務(wù)部 ， 也可能掛在總經(jīng)理室或廠長(zhǎng)室，但它的工作卻是跨部門(mén)的，它似乎要去“指 揮”很多部門(mén)。------于是它不只是對(duì)傳統(tǒng)組織形式的一種超越，同時(shí)更是對(duì)傳統(tǒng)“官本位” 組織作風(fēng)的一種超越。是的，可以不必夸張的說(shuō) ：自從 有了跟單員這個(gè)崗位，中國(guó)企業(yè)的管理似乎也上了一個(gè)新的臺(tái)階。

　　（1） 一個(gè)企業(yè)之存在，一個(gè)企業(yè)之生存與發(fā)展，都是以訂單為主線條的，作為訂單的跟進(jìn)者，跟單員的工作跨越了一個(gè)企業(yè)運(yùn)作體系的每一個(gè)環(huán)節(jié)！ 中國(guó)文員

　　（2） 站在訂單和客戶(hù)要求的角度，跟單員的“官”雖然小，但是，“權(quán)力”卻大著呢！----問(wèn)題的關(guān)鍵只在于，你是否能把它用好。

　　（3） 跟單員的“權(quán)力”是做事做出來(lái)的：事是別人在做，而你又不是別人的頂頭上司，于是，你的溝通技巧、借力使力、四兩搏千斤的能力和手法就特別重要！

　　（4） 一個(gè)公司的客戶(hù)資料，對(duì)公司里的很多人都會(huì)保密，但是不可能對(duì)跟單員保密---事實(shí)上，跟單員每日都在經(jīng)手著公司的客戶(hù)資料。于是：一方面要求跟單員對(duì)公司忠誠(chéng)，另一方面，老板、總經(jīng)理們對(duì)跟單員自然會(huì)“疼愛(ài)有加”！

　　（5） 在企業(yè)管理來(lái)講，跟單員前途無(wú)量！企業(yè)以訂單為主線，生產(chǎn)以客戶(hù)為中心，管理則以跟單為核心，作為一名跟單員---面對(duì)客戶(hù)、面對(duì)訂單開(kāi)展工作的跟單員，在當(dāng)今社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，重要性不斷突顯出來(lái)，在很多公司，跟單員成了老板們的“特別助理”

　　（1） 隨著商品市場(chǎng)的多樣化、小批量化以及節(jié)奏的加快，跟單員工作質(zhì)量的好壞直接影響公司的服務(wù)品質(zhì)和企業(yè)形象

　　（2） 跟單員工作是一項(xiàng)非常“綜合性”和“邊緣性”的“學(xué)科”：對(duì)外要有業(yè)務(wù)員的素質(zhì)，對(duì)內(nèi)要有生產(chǎn)管理的能力。

　　（3） 作為一個(gè)企業(yè)的接單、跟單、出貨的窗口，跟單員不了解工廠生產(chǎn)環(huán)節(jié)的運(yùn)作情況，那是難以想象的

　　（4） 在訂單的生產(chǎn)來(lái)說(shuō)，執(zhí)行者是生產(chǎn)部門(mén)，跟單員對(duì)客戶(hù)負(fù)責(zé)而追求的交期達(dá)成率就幾乎“掌握在” 生產(chǎn)部門(mén)的手里了。于是，溝通、跟催等能力就特別致命。這是跟單員工作的挑戰(zhàn)性所在。

　　（5） 有些時(shí)候，跟單員是業(yè)務(wù)經(jīng)理的助理；有些時(shí)候，跟單員是業(yè)務(wù)部門(mén)所有業(yè)務(wù)人員的助理；有些時(shí)候，跟單員是老板的助理；更多的時(shí)候，跟單員是客戶(hù)的助理。

　　（6） 跟單員工作的管理性：如果你想學(xué)管理，最好的就是從跟單員開(kāi)始。毫不夸張的講：“在一個(gè)工廠里，相對(duì)而言，除跟單員外，幾乎所有的工作都是執(zhí)行性質(zhì)的，唯跟單員工作是計(jì)劃性、管理性的。-------奇怪嗎？不奇怪。一個(gè)工廠所有的工作都是以客戶(hù)和訂單為中心去展開(kāi)，作為站在‘訂單的高度上’去工作的跟單員，當(dāng)然就沒(méi)有誰(shuí)比他更抽象、更有管理性了！！”

　　（7） 跟單員這個(gè)崗位是對(duì)傳統(tǒng)組織架構(gòu)的一種超越：它可能掛在業(yè)務(wù)部，也可能掛在總經(jīng)理室或廠長(zhǎng)室，但它的工作卻是跨部門(mén)的，它似乎要去“指揮”很多部門(mén)。------于是它不只是對(duì)傳統(tǒng)組織形式的一種超越，同時(shí)更是對(duì)傳統(tǒng)“官本位” 組織作風(fēng)的一種超越。是的，可以不必夸張的說(shuō)：自從有了跟單員這個(gè)崗位，中國(guó)企業(yè)的管理似乎也上了一個(gè)新的臺(tái)階。

　　生產(chǎn)跟單流程

　　生產(chǎn)跟單總的流程

　　1.下達(dá)生產(chǎn)通知書(shū)。

　　跟單員接到客戶(hù)訂單后，應(yīng)將其轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)通知單。通知單要明確客戶(hù)所訂產(chǎn)品的名稱(chēng)，規(guī)格型號(hào)，數(shù)量，包裝要求，交貨期等。

　　2.分析生產(chǎn)能力

　　生產(chǎn)通知單下達(dá)后，要分析企業(yè)的生產(chǎn)能力。能否按期，按質(zhì)地交貨。如不能應(yīng)采取什么措施？要不要外包？

　　3.制定生產(chǎn)計(jì)劃：

　　生產(chǎn)計(jì)劃的制定及實(shí)施關(guān)系著生產(chǎn)管理及交貨的成敗。跟單員要協(xié)助生管人員將訂單及時(shí)轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)通知單。

　　4.跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度

　　（1） 生產(chǎn)進(jìn)度控制流程；

　　（2） 生產(chǎn)進(jìn)度控制作業(yè)程序；

　　（3） 生產(chǎn)進(jìn)度控制重點(diǎn)；

　　a.實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)度發(fā)生差異，要找原因。通常有下列原因：

　　1.原計(jì)劃錯(cuò)誤；

　　2.機(jī)器設(shè)備有故障；

　　3.材料沒(méi)跟上；

　　4.不良率和報(bào)廢率過(guò)高；

　　5.臨時(shí)工作或特急訂單的影響；

　　6.前制程延誤的累積；

　　文員

　　①負(fù)責(zé)工廠的文件、檔案管理。

　　②負(fù)責(zé)會(huì)議的通知安排，做好會(huì)議記錄和紀(jì)要整理，及時(shí)傳達(dá)和傳遞。

　　③協(xié)助廠長(zhǎng)起草和簽發(fā)相關(guān)文件。

　　④起草本部門(mén)的工作流程。

　　⑤做好保密工作，凡涉及公司及領(lǐng)導(dǎo)工作中的各類(lèi)秘密信息和資料不可傳播。

　　⑥協(xié)助廠長(zhǎng)完成日常工作的追蹤、匯報(bào)及部門(mén)間的溝通，協(xié)調(diào)等。

　　計(jì)調(diào)

　　①進(jìn)行訂單分析編制年、季、月計(jì)劃初稿供生產(chǎn)主任審核、廠長(zhǎng)審批。

　　②對(duì)批復(fù)的計(jì)劃初稿重新編寫(xiě)成主進(jìn)度計(jì)劃。

　　③以主進(jìn)度計(jì)劃編制生產(chǎn)日排程表。

　　④按照程序變化或其他因素的變化調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃。

　　⑤協(xié)助生產(chǎn)主任解決產(chǎn)品線沖突。

　　⑥協(xié)助制定安全操作規(guī)程。

　　統(tǒng)計(jì)

　　①負(fù)責(zé)工廠的生產(chǎn)進(jìn)度，物料進(jìn)庫(kù)進(jìn)度，品質(zhì)、生產(chǎn)效率，機(jī)臺(tái)利用率的準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)。

　　②負(fù)責(zé)夜班人員的時(shí)數(shù)統(tǒng)計(jì)及夜班補(bǔ)貼的發(fā)放。

　　③負(fù)責(zé)加班工時(shí)的統(tǒng)計(jì)。

　　④注塑廠的工藝文件的整理與收發(fā)管理。

　　⑤工治具、設(shè)備臺(tái)帳的建立與收發(fā)工作。