公文擬寫的步驟與方法
擬寫文件要保持嚴(yán)肅性，要求用材料說明觀點，用觀點統(tǒng)帥材料，是說觀點必要有實際材料加以說明，運(yùn)用材料必須緊密結(jié)合觀點；絕不是說可以事先主觀地劃出一個思想框框，然后去拼湊材料，沒有材料就去編造、移花接木、渲染拔高，用一些偶然性的、非本質(zhì)的虛假的東西作為表達(dá)某種觀點和意圖“依據(jù)”。這樣來寫文件，是違背實事求是的根本原則，是決不容許的，必須嚴(yán)加禁止。
還需要說明的是，擬寫文件要有觀點和材料，也并不是說任何文件都必須具有這兩個方面。例如，一封介紹信、一個具體問題通知、一個簡要的批復(fù)、一項法規(guī)、法令等，一般都不需要引用什么材料來闡明觀點，而主要是說明具體意見、要求和規(guī)定，交代有關(guān)事項和做法等。
2、要文句簡練、交代清楚。擬寫文件既要盡量節(jié)省用字、縮短篇幅、簡潔通順，又要注意交代問題清楚明了。如果為了說清楚問題，就寫得啰嗦冗長，是不可取的；而為了簡便省事，交代不清，使人莫名其妙，也是不符合要求的。正確的寫法，應(yīng)該是宜簡則簡，宜詳則詳，詳略得當(dāng)。敘述的文字力求簡練；需交代的重點，如文中涉及的人名、地名、機(jī)關(guān)名稱、或者使用規(guī)范化簡稱，簡稱必須是人所共知的，并且要注意不與其它機(jī)關(guān)發(fā)生重復(fù)和不至于誤解，不得隨意亂用簡稱。如將“省委組織部、宣傳部”簡作“省組宣”《會使人看不用代稱“滬”、“渝”。縣以下不為人們熟知的地名，前面應(yīng)冠上所屬的省名、地區(qū)名、縣名等。某些事物的全稱很長，可以使用已為人們所熟悉的省略叫法，如“兩個文明”、“實現(xiàn)四化等。不得隨意創(chuàng)造使人難以理解的叫法。
文中引用的有關(guān)論述，應(yīng)注明出處。引用其它文件時，應(yīng)寫明它的發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文日期、發(fā)文號或文件的全標(biāo)題；引用的語句，應(yīng)加引號標(biāo)明。文中提及的人名，如果不為對方所熟悉，在第一次出現(xiàn)時，應(yīng)當(dāng)寫明他的職務(wù)、身份和全名，以下可以簡稱。文中遇有特別生僻的詞語，應(yīng)加以注釋。總之，不能認(rèn)為自己清楚的事，對方也必然會了解。要從對方考慮別人讀了這份文件是否清楚明確。
一般來說，擬寫文件不僅要注意文具通順、遵守文法規(guī)則、正確使用標(biāo)點符號，還要注意是否交代清楚了什么機(jī)關(guān)、什么時間、什么地點、什么問題、什么情況、什么原因、自己有什么處理意見、對對方有什么要求等。為使文件的主題鮮明、眉目清楚，除了簡短的文件外，一般均應(yīng)開宗明義，首先交代全文的目的或結(jié)論，作為導(dǎo)語，然后再分幾層意思說明，在全篇的結(jié)尾部分，還可以對全篇的要旨作一個適當(dāng)?shù)母爬ǎ⒈砻鲗κ瘴臋C(jī)關(guān)的要求。例如要求這份文件在什么時間、什么范圍傳達(dá)，什么時間開始執(zhí)行，請示答復(fù)或僅是上報備案等。
五、反復(fù)檢查，認(rèn)真修改
初稿寫出后，要認(rèn)真進(jìn)行修改。寫文章，須要下功夫。自古以來，好文章都要經(jīng)過反復(fù)修改的。寫文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經(jīng)過幾稿才能成熟。擬寫文件時，自己起草以后，一定要反復(fù)閱讀幾遍，仔細(xì)地逐字逐句斟酌修改，連標(biāo)點符號也不要放過。
1、關(guān)于主題的修改。看主題思想是否正確，主題的論述是否集中，主題挖掘得是否深刻。只有主題改好了，其他方面的修改才會有所依據(jù)。