怎樣才能寫好機關應用文呢?

　　(4)要有一定的文字表達能力。掌握了實際情況，又有分析問題和認識問題的能力，又是本專業的內行，可以說已經為寫文件打好了基礎。但還不能說就必然會寫出好的文件來。“萬事俱備，只欠東風”。這“東風”就是要有一定的文字表達能力。毛澤東同志在《工作方法(草案)》中曾經指出：“文章和文件都應當具有這樣三種性質：準確性、鮮明性、生動性。準確性屬于概念、判斷和推理問題，這都是邏輯問題。鮮明性和生動性，除了邏輯問題以外，還有詞章問題。現在許多文件的缺點是：第一概念不明確；第二判斷不恰當；第三使用概念和判斷進行推理的時候，又缺乏邏輯性；第四不講究詞章。看這種文件是一場大災難，耗費精力又少有所得。一定要改變這種不良的風氣。”毛澤東同志講的“三性”，正是對文字表達能力的集中概括。

　　講“三性”，首先是準確性。就是如實地、恰如其分地反映客觀事物。機關應用文在這一點上要求更嚴。因為往往一字之差，一語之偏，就可能造成很大的影響，引起不應有的紛亂。語言不準確的突出表現是：有的概念含混不清。比如，要安排一批轉業軍人到地方各級領導崗位上。起草文件時把“轉業軍人”寫成了“復員軍人”，使許多人誤以為政策變了。又如，把某站內發生爆炸事件，寫成“某站爆炸事件”，好象把整個某站都爆炸了。有的言過其實。如，本來是工廠衛生面貌發生巨大變化，卻寫成工廠面貌發生巨大變化，甚至是“翻天覆地的變化”。一件工作初步完成，卻寫成“完滿結束”。一項活動，某單位有許多人參加，卻寫成“普遍參加”等等。還有的把“集體婚禮”寫成“集體結婚”，“遇險”寫成“遇難”，“免職”寫成“解職”，“緩刑”寫成“緩期執行”等等。不僅帶來許多麻煩，還鬧出不少笑話。

　　鮮明性就是對事物要態度鮮明，是非清楚，提倡什么，反對什么，十分明朗，不是模棱兩可，含混不清，轉彎抹角，吞吞吐吐，態度曖昧。比如對“扯皮”問題的批評，一份文件的草稿上這樣寫：“扯皮，盡管有其客觀原因，主觀上也不完全是為個人，程度上也有輕重之別，但它畢竟不是我們提倡的無產階級的作風，應該認真加以糾正”。在另一份文件上卻是：“某些人對國家和人民的興旺發達，根本不關心，他們熱心的是個人的利害得失。合乎自己口味的就辦，不合乎自己口味的就頂著不辦；自己有利而國家要蒙受巨大損失的竟然膽大妄為地干，自己無利而為國家和人民迫切需要的，竟敢蠻橫無理地扯皮到底。他們把黨和人民賦予他們的重任和權力，當做自己稱王稱霸的資本。”有的同志認為這是本位主義、部門利益作怪，其實，這并不代表什么局部利益，而是個人主義的惡性膨脹，是黨內存在的為害最大的一種歪風邪氣”。兩相對照，風格迥異，前者態度曖昧，不疼不癢，有氣無力；后者尖銳、潑辣，旗幟鮮明，一針見血，表現了無產階級應有的戰斗風格。

　　生動性就是要有點文采，生動活潑地寫出客觀事物的特征，表達出鮮明的思想感情。機關應用文不是文藝作品，不必也不允許追求想象的瑰麗，情節的奇特，詞藻的華美，但絕不是不要生動。“言之無文，行而不遠”。如果文件語言無味，象個癟三，死板，老套，沒有幾句來自群眾的生動活潑切實有力的話，即使有新鮮深刻的內容，也很難引起人們的興趣，因而會大大影響預期的效果。