怎樣才能寫好機關應用文呢?
工作質量和效率的高低，是衡量領導機關、領導班子水平高低，能否勝任的重要標志。體現在機關應用文上，就是積極倡導簡捷明白，一語中的，力戒繁文套語、形式主義、煩瑣哲學。在我們社會主義制度下，尤其如此。毛澤東同志在《反對黨八股》中十分尖銳地指出：“我們有些同志喜歡寫長文章，但是沒有什么內容，真是‘懶婆娘的裹腳，又臭又長’”。一九四八年一月，毛澤東同志在《關于建立報告制度》一文中又指出：“報告文字每次一千字左右為限，除特殊情況外，至多不要超過兩千字。一次不能寫完全部問題時，分兩次寫�；蛞淮沃貙憥讉�問題，……而對上次著重寫過的只略帶幾筆。綜合報告內容要扼要，文字要簡練，要指出問題或爭論之所在�！币欢甓拢h中央發布了《關于糾正電報、報告、指示、決定等文字缺點的指示》，指出：“凡文電必須認真壓縮。各級領導同志責任重大，事務繁細……在寫請示文電或寫報告時，必須注意文字的簡明扼要，條理清楚，便于閱讀�，F在有很多文電，既嫌冗長，又嫌雜亂……其結果，使領導同志對這些文電難看，或者就沒有看，等于白寫”。毛澤東同志的文章和黨中央的指示，都把內容扼要，曉暢明快，作為機關應用文的一條基本原則提了出來。這對于我們現在撰寫文件，仍有十分重要的意義。簡練、明快是機關應用文的第四個特點。
由此可見，實用、嚴格、準確、簡練是機關應用文所具有的特點，它們緊密聯系、不可分割地體現在同一份文件中。有些同志把強烈的政治性和有固定格式單列出來作為特點，恐怕不盡妥當。實際上，政治性最強的不是機關應用文，而是政論文；格式要求最嚴的也不是機關應用文，而是古詩賦，特別是格律詩。當然，機關應用文的特點如何敘述，還可以繼續探討，以便表述得更準確、更科學。