怎樣才能寫(xiě)好機(jī)關(guān)應(yīng)用文呢?
四是工作依據(jù)的作用。上級(jí)機(jī)關(guān)在制定方針政策或指導(dǎo)工作時(shí)，除了依據(jù)耳聞目見(jiàn)的實(shí)際情況外，一個(gè)重要方法是根據(jù)下級(jí)上報(bào)的簡(jiǎn)報(bào)、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)等材料。而下級(jí)機(jī)關(guān)開(kāi)展工作、處理問(wèn)題時(shí)，上級(jí)的有關(guān)文件，也是判斷是非的主要依據(jù)。單位之間的橫向聯(lián)系，也常以某一份文件作為紐帶和憑證。在工作中常常遇到這種情況，一些部門(mén)之間發(fā)生矛盾時(shí)，一方便說(shuō)：“拿紅頭文件來(lái)！”就是要求拿出根據(jù)的意思。
學(xué)習(xí)機(jī)關(guān)應(yīng)用文的寫(xiě)作，也是培養(yǎng)干部的需要。機(jī)關(guān)應(yīng)用文多是機(jī)關(guān)干部調(diào)查研究的結(jié)晶，是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)思想和工作經(jīng)驗(yàn)的體現(xiàn)，也是馬列主義基本理論及黨的方針政策和本單位、本部門(mén)實(shí)際相結(jié)合的產(chǎn)物。它的撰寫(xiě)，是一項(xiàng)思想性、政策性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作。撰寫(xiě)者和指導(dǎo)者，需要一定的馬列主義理論修養(yǎng)，具備相應(yīng)的分析和認(rèn)識(shí)問(wèn)題的能力，懂得掌握情況和調(diào)查研究的方法，還要有特定的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和文字表達(dá)能力。因此，寫(xiě)作過(guò)程也是鍛煉和提高干部素質(zhì)的過(guò)程。一份文件寫(xiě)得好不好，及時(shí)不及時(shí)，既是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作質(zhì)量和工作效率的體現(xiàn)，也是領(lǐng)導(dǎo)班子思想水平、業(yè)務(wù)能力和指揮才干的重要標(biāo)志。每一個(gè)機(jī)關(guān)工作人員，特別是從事領(lǐng)導(dǎo)工作和文書(shū)、宣傳、調(diào)查研究工作的同志，都應(yīng)當(dāng)把學(xué)習(xí)機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫(xiě)作，作為一項(xiàng)重要的業(yè)務(wù)基本功。從這個(gè)意義上說(shuō)，組織干部學(xué)習(xí)機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫(xiě)作，不僅是提高各級(jí)機(jī)關(guān)工作水平的重要措施，也是培養(yǎng)和提高干部，造就一大批現(xiàn)代化建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)和管理人才的必不可少的途徑。目前，許多單位都感到，德才兼?zhèn)洹⒛芪哪芪涞念I(lǐng)導(dǎo)骨干和文秘人員十分缺乏。造成這種狀況的原因，除十年動(dòng)亂的嚴(yán)重破壞、沒(méi)有及時(shí)發(fā)現(xiàn)和選拔這方面的人才以外，也與我們長(zhǎng)期以來(lái)沒(méi)有組織干部學(xué)習(xí)寫(xiě)作，特別是在各級(jí)黨校和文科院校中沒(méi)有設(shè)置有關(guān)專(zhuān)業(yè)、開(kāi)設(shè)有關(guān)課程，注意從青少年中培養(yǎng)應(yīng)用文寫(xiě)作人才有很大關(guān)系。
學(xué)習(xí)機(jī)關(guān)應(yīng)用文的寫(xiě)作，還有助于改變機(jī)關(guān)作風(fēng)，克服官僚主義。機(jī)關(guān)應(yīng)用文要求嚴(yán)格的真實(shí)性，高度的思想性，很強(qiáng)的針對(duì)性。也就是說(shuō)，它的寫(xiě)作，必須做到事實(shí)可靠，判斷準(zhǔn)確，辦法切實(shí)可行。在內(nèi)容上，它必須反映客觀實(shí)際，而不能弄虛作假，杜撰捏造。要提出解決實(shí)際問(wèn)題的方針、原則和措施，而不能無(wú)的放矢，空發(fā)議論。在文字表述上，要準(zhǔn)確鮮明，簡(jiǎn)練暢達(dá)，以盡可能少的字句，恰如其分而又具體生動(dòng)地反映和解決現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。那種冗長(zhǎng)雜亂，繁瑣重復(fù)，使人讀后茫茫然不知所云的文件，不僅浪費(fèi)了人力物力，而且貽誤了工作。這就要求，撰寫(xiě)者和審稿、定稿者，必須深入實(shí)際，深入群眾，認(rèn)真調(diào)查研究，掌握群眾的思想脈搏，關(guān)注自己工作領(lǐng)域中的新情況，新問(wèn)題，新經(jīng)驗(yàn)，使自己的思想緊緊跟上不斷發(fā)展變化著的實(shí)際。克服那種靠道聽(tīng)途說(shuō)，靠表面現(xiàn)象和老經(jīng)驗(yàn)做決斷，或者唯書(shū)、唯上，只靠上邊的“精神”，不顧下邊的實(shí)際，當(dāng)“傳達(dá)室”、“轉(zhuǎn)運(yùn)站”等官僚主義作風(fēng)。當(dāng)然，對(duì)機(jī)關(guān)工作來(lái)說(shuō)，草擬、印刷、發(fā)送文件，并不是唯—的工作方法。如果本來(lái)可以口頭請(qǐng)示，當(dāng)面接洽的事，也寫(xiě)個(gè)材料；應(yīng)面對(duì)面解決的問(wèn)題，也發(fā)個(gè)指示、通知；本來(lái)有個(gè)簡(jiǎn)單文件就可解決問(wèn)題，也搞成長(zhǎng)篇大論，那就會(huì)使許多同志陷入文山會(huì)海而不能自拔。如果掌握了機(jī)關(guān)應(yīng)用文的寫(xiě)作規(guī)律和寫(xiě)作方法，懂得哪些情況和問(wèn)題應(yīng)形成文件，哪些不必形成文件，哪些該長(zhǎng)，哪些該短，哪些應(yīng)快，哪些應(yīng)慢，就會(huì)大大減少文件的數(shù)量，提高文件的質(zhì)量和寫(xiě)作速度。