秘書部門的功能與職能

　　“左右手”是形象化的語言，它說明的有兩點含義：一是秘書部門處于領導核心的左右，具有“近身”的特點，也有人稱之為“圍核性”，這種位置可說是秘書部門所獨有的位置，人們說秘書部門居于領導機關的樞紐地位、是領導同外部接觸的橋梁等，都含有類似的意思。二是指它的重要性，領導人如無左膀右臂輔助，就會耳目不靈，事務纏身，可以說連一個通知也發不出去，一個電話也接不進來。顯然就不能正確決策與貫徹決策。

　　(二)秘書部門輔助功能的兩大方面

　　秘書部門輔助功能有兩大方面，其一是發揮事務助手作用；其二是發揮智力助手作用。

　　1.協助領導處理各種事務，具體說就是做好辦事、辦文，辦會(還可以加上辦信訪……)等工作，以達到保證領導機關與領導工作正常運轉，把領導人從繁瑣的日常事務中解放出來，集中精力抓全局、抓大事的目的，這叫做事務助手作用。給領導當好事務助手，是領導設置秘書部門的本來用意，事務性工作也是秘書部門天天都有、工作量最大的基礎性工作，是秘書部門第—位的功能。我們設置秘書部門的分支機構，培訓提高秘書人員的工作素質，都要首先考慮到這一基本功能的發揮。

　　“辦事、辦文、辦會”這“三辦”中當然也含有大量的智力服務內容，“三辦”都是要用腦筋，靠智慧才能做好的。但它們畢竟是程序化了的日常工作。另外我們把辦事放在辦文之前，并無輕視秘書的文字工作之意，而是說辦文雖系最傳統意義上的秘書工作,但作為群體的現代秘書機構，最多的人員、最大的工作量還是辦事。就是高級領導的機要秘書、民間的私人秘書，絕大多數時間也是在辦事，只有少數專門的“秀才型”秘書，才以寫文章為主。至于辦會，是因為我國的會議具有多、大、長特點，成為領導活動和領導方法中極為為的一種，消滅會海尚屬遙遙無期，必須依靠一批秘書來辦會，提高會議的質量，發揮會議的效果。

　　2.輔助領導正確決策，起好智力助手的作用，是秘書部門輔助功能的另一方面，也是現階段各級領導所特別強調的。大家知道，決策是領導的領導功能的集中體現，也是領導的最主要的職能之一。在我國歷史上，曾經出現過“大躍進”、“文化大革命”等多次戰略性的重大決策錯誤，給國家和人民造成巨大損失，充分說明了決策的失誤是最大的失誤這一真理。我們付出了許多學費，才懂得了必須實行科學決策民主決策的道理。而領導人的正確決策，離不開正確的信息支持，也就離不開秘書部門發揮智力助手作用。所謂參謀作用，就其實質來說，也是建立在信息加工基礎上的智力助手作用。領導人要正確決策，必須依靠大量精確信息的支持，通俗地說就是必須依靠參謀、外腦的智力支持，否則任何再高明的領導也必然有其所不知不懂的領域。但我們必須懂得，領導人的參謀外腦，主要地并不是靠的秘書部門這一家，更不是靠的某一個秘書個人。秘書并非各種專業領域的專家，例如外貿、司法、土壤、建筑等等許多專業，一般的黨政秘書大概是都不大精通的。秘書部門的人員結構，也大量配備的是辦事型的秘書或偏政偏文的秘書，所以秘書部門并不可能充當領導機關的參謀部，而只是一個信息加工廠。秘書部門并非領導的信息源，而是信息與領導的中介，能夠做好信息加工工作就算發揮了很大的參謀作用了。同理，秘書個人也要緊緊掌握智力輔助的界限，有的領導稱秘書為他的“高參”，那或許是很特殊的情況，或者是個別領導人的信口開河；還有的學者寫文章要求秘書做領導人的“諫客”，像魏征諫唐太宗李世民那樣發揮參謀作用，其實魏征是專職的諫議大夫，后來是太師，是進入了領導核心的幾個高級領導之一，而并非現今意義上的高級秘書或辦公廳主任。有的學者要求秘書當領導的諫客，顯然也是超越了秘書功能的信口開河。正確的說法只能是“參謀提醒”，這已經是很高的要求了。