秘書部門的功能與職能

　　“不管部”職能內容廣泛，難以明確界定。大體上有兩大類：一類是常規性的，指機關內遇到的沒有其他職能科室專管的，帶全面性的日常工作或臨時任務。諸如前些年各單位發行公債，宣傳部門只管宣傳，財經部門只管財務，但總還得有個部門協助領導統籌總管，自然非秘書部門莫屬。另一種是指執行機關公務中遇到的重大新情況、新問題，領導也常常交給秘書部門去代表或協助他調查處理，這在現實中也是很多的，特別是高層次的秘書長、辦公廳主任，常常從事這類授權的特殊工作。

　　“不管部”職能使秘書工作產生了有限無窮的延伸，有限是講它不能超越本機關、本級領導的職責權限；無窮是講具體的事務各種各樣，時刻可能發生，甚至可能趕過本來的工作量。秘書對此應有正確認識與思想準備，把發揮不管部職能作用看作是份內之事，才能有所準備地、積極愉快地完成這些任務。

　　三、秘書部門如何發揮它的職能作用

　　(一)需要進一步科學地明確規范秘書部門的基本職能。隨著時代的前進、事業的發展、領導人素質的變化，秘書部門的基本功能沒有變化，但職能任務則既有拓寬又有減縮。在這種拓寬與縮減的過程中做到科學合理，是一個重要的尚未引起有關方面充分注意的問題。秘書部門的職能應當明確集中，保證機關運轉，保證領導重點，主要為領導決策與貫徹決策服務，其他的宜于縮減，不斷地延伸會帶來“力不從心”的結果。

　　(二)秘書部門的內部結構，需要進一步科學合理，理順上下、縱橫、左右、內外的關系。改善內部人員結構，以求發揮整體功能，才能在長期人少事多的情況下達到“l+1>2”，做好工作。

　　(三)提高秘書人員素質，是發揮秘書部門職能作用的基礎，需要重視的問題主要有兩個方面：一是秘書隊伍從工農型到秀才型、經驗型，偏政偏文是必要的，但實務技能的培養也是刻不宜緩的問題。沒有良好的職業意識(對秘書職業的光榮感、自豪感)與良好的職業技能，均將難以適應現代領導人的需要。比如不懂經濟、不會外語、不能操作現代辦公與通訊設備的秘書，無疑將難以充分發揮參謀助手作用。另一方面是秘書觀念的現代化問題，也是秘書培訓教育工作的重點，特別在民間、私人秘書中，效率與效益是一回事。是民間企業生命攸關的頭等問題，沒有高度的效率與效益觀念，慢騰騰的辦事、辦文，是不具備現代秘書的資格的。還有現代秘書的思維規律問題，也是值得研究的。

　　(四)加強秘書工作與秘書部門的有關規章制度的建設，如秘書的資格認定與晉升、秘書的工作方法與紀律、秘書工作中許多方面的標準化與程序化、秘書教學大綱等，有的已在著手之中，但要使之完善任務還較艱巨，需要國家有一個機構專門考慮這方面的問題。