秘書部門的功能與職能

　　對于秘書部門來說，信息學是一門十分重要的學問，如何加工信息，如何提供對路(優質)信息，如何精簡一般(無用)信息，如何處理憂信息，如何開發(增值)信息，都是有待進一步解決的課題。

　　(四)綜合協調的職能

　　1.綜合是秘書部門的特點，有人稱秘書部門是唯一具有“綜合權”的部門。秘書部門位居領導近身，地位比較超脫，又具有這種綜合權，使秘書部門能夠發揮綜合的職能作用。協調則是協同動作，統一行為的意思。領導人要使所屬范圍內外矛盾盡量縮小，工作步驟盡量一致，改善組織之間、工作之間、個人之間的關系使之和諧一致，就必須掌握運用綜合協調的藝術。由于秘書部門前述的近身、超脫、綜合等特點，使秘書部門成為協助領導開展協調工作的最佳部門。

　　秘書部門發揮好綜合協調的職能，無論從促進科學管理，減少內耗，實現目標的角度，或從改善公共杜會形象的角度，都是非常重要的。

　　2.綜合協調工作。貫穿于秘書工作的許多方面，而不可能設立一個專門科室來做，這是和其他許多職能工作不同的特點。比如信息、保密、檔案、文書等都可設立等門科室專司其事；而協調卻存在于全部秘書工作之中動。辦文有辦文中的協調，辦會有會前、會中、會后的大量協調，就是處理一件具體內部矛盾事務，比如各個科室之間分配電扇、安排人打掃衛生，也得做好協調才能減少阻力，順利完成任務。

　　協調總的講是領導的職責任務，秘書部門是處于做好輔助事務，輔助領導協調的地位。但對于純粹機關內部非政策性事務的協調，如前所說的分配電扇一類事情，則秘書長、辦公室主任應當大膽負責，把它搞好，這也是減少領導負擔的一種服務方式。

　　(五)督促檢查的職能

　　督促檢查是一種領導行為，科學的領導離不開督促檢查，領導督查是決策落實的“第一推動力”。歷史上雖然秘書機構有時也承擔有“奉旨督查”，“刷卷督查”(即定期檢查各衙門文卷實行督查)和“催報督查”等形式，但在多數時代和情況下，秘書部門不是監督部門，也沒有很重的督查任務，更多是限于文書的催辦而已。80年代以后，由于形勢的需要，中央再次強調了秘書部門要協助領導做好督查工作，賦予了秘書部門新的職能，使督促檢查成為秘書部門輔助領導的一項長期工作，它對于克服官僚主義、分散主義、地方主義、本位主義等，以保持政令的暢通，決策的貫徹，具有決定性的作用。按照中央領導同志的指示，如果只有決策、部署而沒有督促檢查，就叫做任務只完成了“一半”。這在秘書工作中叫做應樹立“一半”意識，成為一個專門的新術語。

　　經過十幾年的發展，秘書督查工作已經積累了一定經驗，中央制定了有關督促檢查工作的條例，各級領導機構的辦公廳建立了督查處科。在新時期，秘書部門要加大督查力度，維護黨和國家的重大方針政策的健康落實。

　　(六)“不管部”的職能

　　在各種領導機關中，還有許多無法歸給某一職能科室管理的工作，也會有一些全面性的重要任務，無法交給哪一個科室去完成，領導通常把這類任務交付給秘書部門，這就使秘書部門常常發揮著一種“不管部”的職能。