秘書部門的功能與職能

　　2.辦理文書的職能又可分為四個方面的系列工作：

　　（1）起草撰寫公文與其他應用文書。任何實體機構，或多或少都有一定的文書撰寫任務，如請示問題、報告情況、制定計劃……等。過去人們稱秘書為“秀才”、“筆桿子”，就是指此。

　　(2)文書處理工作，又包括收文與發文兩大方面。文書只有經過處理，才能產生作用。

　　(3)檔案工作，也就是把辦完而有查考價值的文書，經過秘書部門或其他業務部門立卷歸檔，最后移交給檔案部門保管。檔案工作是辦文的最后環節，是大秘書的范圍。

　　(4)信息工作，本來主要是各種文書資料的加工工作，由于它的地位作用越來越強，將于后專門介紹。

　　我國各級辦公廳(室)下設的秘書局、處、科，實際上就是辦理文書的處室。黨和國家對于文書處理有專門的條例規范。

　　(三)信息加工的職能

　　信息一詞被廣泛使用，不過是八十年代以來的事，但信息工作巳經成為秘書部門的重頭工作，秘書信息是領導掌握外部情況，認識客觀社會的主渠道。中央要求秘書部門發揮好對領導的參謀作用，主要是依靠秘書信息工作與調查研究相結合，向領導提供科學決策的依據。秘書參謀作用，也主要指的是提供信息的作用。但是秘書和秘書部門本身并不是信息源，而只是“加工廠”，所以，對信息加工然后提供給領導，成為秘書部門輔助領導正確決策的—項重要職能。

　　1.信息是至今人類尚未完全認識的東西，也還沒有公認的科學定義，廣義的信息很難準確下出定義來，最早把信息概念推廣到人、動物與機械之中的科學家維納認為,“信息是人們在適應外部世界并使這種適應反作用于外部世界過程中，同外部世界進行交換的內容的名稱”。這話不大好懂，日本學者把它簡化發展成一句話：“信息是生活主體同外部客體之間有關情況的消息”。以上說法有三個要點：

　　(1)信息是指反映客觀世界中客觀事物的特征及其變化的表征；

　　(2)信息是客觀事物的狀態經過傳遞后的再現；

　　(3)信息對于接收者是一種有用的知識。

　　也就是說，信息是指具有新內容、新知識的消息。信息是關于事物運動狀態的表述。信息包括自然信息與社會信息，諸如星星閃動，刮風下雨，機器轟鳴，野獸狂嚎，都是一種信息。秘書處理的信息的范圍顯然要狹小得多，我們把它定義為“秘書信息”。這樣，使用秘書信息這一詞語，有助于明確秘書向領導提供的信息的范圍與重點：即凡屬一般秘書部門所必須掌握，為領導決策提供輔助、服務的信息，均屬秘書信息，這就是秘書信息的特定范圍。

　　有些領導同志要求秘書部門提供的信息“越多越好”，有的秘書部門也要求下屬提供信息條數越多越受表揚，這其實是不科學的方法，會使大量信息無法加工應用，甚至造成信息污染，勞民傷財，這是信息工作的誤區。

　　2.秘書部門的信息工作，從縱的方面，可分為收集信息、篩選信息(即篩選掉大量無用的、價值不大、重復過時的、虛假的信息)、研究信息(指科學地研究，包括統一口徑與分類等)、傳輸信息、貯存信息、反饋信息等不同環節的工作。從橫的方面講，主要是信息工作與調查研究兩方面，都是秘書部門的重要工作。