秘書部門的功能與職能

　　秘書部門發揮智力助手作用，輔助領導正確決策的主要途徑，是發揮信息加工的作用，所以信息工作在秘書部門工作中越來趣為重要。

　　二、秘書部門的基本職能

　　秘書部門的職能，也就是領導或上司根據領導工作的客觀需要，也根據秘書部門的功能、能量的主觀因素，所要求秘書部門發揮的作用與承擔的職責任務。職能與功能有時是交叉一致的，比如說秘書部門具有辦事(指“三辦”)與參謀(指智力助手)的職能或功能，就比較一致并無矛盾。但職能的含義范圍顯然應當小于功能，而大于具體的各項任務。有的同志把職能與工作任務完成等同起來，因而得出秘書部門有辦文、辦會、信訪、檔案……等等一二十種職能，則又過于繁瑣具體，就事論事，缺少必要的理性上升。在改革開放中，典型的秘書部門的職能既有較大拓寬，也有縮減的地方。以下只就基本的職能作用，按其性質相近情況，分述如下：

　　(一)后勤保障的職能

　　1.后勤保障的職能，是任何領導機關秘書部門都有的基本職能之一。各種各類秘書部門，其他職能也許有時不那么強調，比如有的單位文字與文書工作可能很少，有的單位沒有下屬因而督促檢查工作很少；但是任何一個單位只要是一個實體，有領導、有職工，有日常工作在每天運轉，這種“運動”就要不停地消耗能源與物資，而領導與職工也同樣每天要消耗大量的能量與物質，必須有后勤工作予以不斷的支持。試估計一下，一個上百人的領導機構，每天消耗的物質與能量，諸如房屋設備、辦公用品、車輛汽油、水電氣、吃喝拉撒睡，樣樣得有人管。這些工作通常都屬于秘書部門的工作，由秘書長統轄。例如各地市的機關事務局、行政科、交際科、房產科、維修科、總務處、伙食團，大單位的附屬醫院、職工俱樂部等，一般都屬于大秘書工作的范圍。中央領導同志在1994年底全國秘書長座談會上，明確要求秘書部門要保證機關的日常運轉，明確了后勤工作的意義。

　　2.后勤保障的職能，是秘書部門工作中花費人員、精力與錢財最大的一系列工作。廣義的機關行政管理的內容很寬，主要的有機關(含企事業的領導機關)財務管理、物資設備管理、房產管理、基本建設管理、醫療保健管理、環境管理、車輛管理、產權管理、機關所屬產業管理、職工生活管理、大單位的交通與治安管理、以及職工與家屬的福利事項與文化生活的管理等等。這些工作象一顆顆的螺絲釘一樣，保證了機關機器的正常運動，缺少了哪一方面都不行。其中某些方面，機關常需再細設分技職能機構或科室專管，如附屬醫院、伙食團等；財務科則通常由一位領導分工領導，秘書長協助具體管轄。

　　3.后勤工作是科學性很強的一系列工作，秘書部門要發揮好后勤保障的職能作用，一是要從革命分工的角度，認識后勤工作的重要、光榮的意義，教育職工牢固樹立“三服務”的服務思想；二是要加強后勤改革，理順關系，轉換機制，提高管理水平，實行部分后勤工作的社會化，保障后勤工作的效率；三是要努力造就一支又紅又專，精通科學管理，掌握現代化先進技能的后勤隊伍；四是要充實后勤服務手段與必要的設備、設施。

　　(二)辦理文書的職能

　　l.辦理文書的職能是秘書部門傳統的職能，古代領導人使用秘書的一個重要原因，就是為了協助領導人處理文書事務。由于隨著領導人的政務日繁，各級政權機構的文書越來越多，而且辦理文書的專業性也越來越強，已非一般官員所能辦理，從而逐漸產生了各級機關領導身旁專門處理文書事務的秘書機構。如秦代的御史大夫寺專門“掌天下文書”，兼“主柱下方書”；唐代的翰林院等官員“協理批答四方章表疏議，起草制詔書敕”；明代內閣設中書科起草公文，設制敕房繕寫公文等。及至到了現代社會，由于各種各樣的機構單位數量激增，辦文要求更為嚴格與規范，這就使得辦理文書成為機關單位秘書部門的一項經常性的也是基礎性的工作。