泛議“函”的使用與寫作

　　三、關于與“函”易混文種的辨析

　　公文寫作，文種正確選擇和使用十分重要。與函最易混淆的文種主要有：請示、通知、批復、意見等。

　　請看以下幾份公文的標題：

　　1.鄉人民政府給縣財政局的《關于解決修路所需經費的請示》；

　　2.縣電業局給縣直各單位的《關于近期停電的通知》；

　　3.市教育局給縣政府《關于調整縣職業教育結構的批復》；

　　4.《關于對<市房產開發管理暫行辦法>修改意見的函》。

　　例1、例2和例3屬文種錯用。這三份文件標題的文種都應該用“函”，不應該用請示、通知和批復。因為例1中鄉一級政府和上一級財政局，例2中縣電業局和縣直各單位，例3中市教育局和縣政府，均屬于不相隸屬的關系，因此這些相關單位之間行文，只能用函。

　　例4有些特殊，在新《辦法》中增加了一個“意見”文種。“意見”可以上行、下行，也可以平行。“意見”作為平行文，一般是在答復不相隸屬機關詢問和征求意見時使用。比如起草規范性公文時，往往需要有關部門對草擬的公文提出意見，有關部門在提意見時，過去用“函”回復，新《辦法》發布后，就多用“意見”了。所以此例不宜用“函”，應該用“意見”。

　　四、關于“函”的寫法

　　據筆者接觸到的一些函件，特別是市縣各部門和縣鄉一級政府的文件，對函的寫作隨意性相當大，其表現：一是不擬標題，直接出現主送單位。二是主送單位模糊不清，過于籠統。三是有的正文用語較隨便，缺乏應有的禮貌，甚至出現一些以勢壓人或強人所難的語言。四是文尾不規范，缺項問題突出。這些問題，直接影響了公文的質量，甚至貽誤工作。下面具體談談函寫作的一些特殊的東西。

　　1.標題。函，按其功能劃分，可分為商洽函、詢問函、告知函、請批函、復函五種。其中前四種為去函，后一種為回函。去函的標題有兩種形式，一種是發文機關名稱、事由和文種構成，即所謂完全標題，如《國務院辦公廳關于羊毛產銷和質量等問題的函》；另一種是事由和文種構成。回函的標題也有兩種形式，一種是四項式，即在完全標題的事由后寫明來函機關的名稱，如《國務院辦公廳關于縣以上地方各級人民政府懸掛國徽和掛機關名稱牌子問題給湖北省人民政府辦公廳的復函》；另一種是三項式，即省略四項式中的復函機關的名稱。

　　2.主送單位。即受文單位，就函來說，一般是一個主送單位的情況較多，要求寫明受文單位的全稱或規范簡稱。但有時也出現多個主送單位的情況，這就要求一定要寫得明確、具體，切忌使用不明確的概括性語言。如國家環保總局《關于開展中東部地區生態功能區劃的函》，主送單位包括19個省、自治區、直轄市政府辦公廳，需要一一點明，不可遺漏。如果用籠統的概括性語言，比如寫成“中東部各省市區人民政府辦公廳”，則會使一些相近的省市提出疑問。所以“函”的主送單位如果交代不清楚，讓人把握不準，就會給工作帶來不便，甚至造成嚴重后果。

　　3.正文。函的正文長短不等，長的可達幾千字，短的可能只有幾行字，但不分長短，函的正文都要包含緣由、事項和結尾三項內容，缺一不可。緣由，交代發函的根由、背景、事項，寫明具體內容；結尾，用慣用結語，一般不離開“函”字，如去函的結語為“特此函商”，“特此函告”，“請即復函”等；回函的結語為“特此函復”，等等。