公文文種錯(cuò)用問題應(yīng)當(dāng)引起足夠重視
起草公文，首先必須選擇適當(dāng)?shù)奈姆N。那么，應(yīng)當(dāng)根據(jù)什么來確定公文文種呢？依據(jù)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》(以下簡(jiǎn)稱《辦法》)的要求，公文文種的選擇根據(jù)有三：一是“根據(jù)行文目的”，二是根據(jù)“發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)”，三是根據(jù)“與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系”來確定。但是，在實(shí)際工作中，在公文文種使用上仍存在不少問題，有些問題還直接影響到公文質(zhì)量和機(jī)關(guān)的正常工作，確實(shí)應(yīng)引起我們的足夠重視。
請(qǐng)看下列幾例：
1.《市關(guān)于提高糧食銷售價(jià)格的通知》；
2.《關(guān)于解決水庫(kù)超標(biāo)運(yùn)行及副壩溢洪造成損失問題的報(bào)告》；
3.縣教育局給該縣財(cái)政局的《關(guān)于解決民辦教師經(jīng)費(fèi)問題的請(qǐng)示》；
4.《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)涉及農(nóng)民負(fù)擔(dān)收費(fèi)管理的報(bào)告》；
5.《中共市委市人民政府關(guān)于加強(qiáng)廉政建設(shè)的規(guī)定》。
以上數(shù)例反映了機(jī)關(guān)公文文種錯(cuò)用問題的幾種情況，現(xiàn)分析如下：
一、在相近文種的使用上，應(yīng)盡量選擇最佳文種
例1屬于公文文種用得不準(zhǔn)。當(dāng)前，各級(jí)機(jī)關(guān)在行文時(shí)，一個(gè)十分突出的問題是濫用“通知”文種。盡管公文文種有十幾個(gè)，但“通知”的使用率占80%到90%，甚至更多。當(dāng)然“通知”這一文種應(yīng)用是最廣泛的，用量比較大也屬正常情況。但一些相似內(nèi)容的文件，如用其他文種，如“決定”、“意見”等也是可以的。這就有個(gè)最佳公文文種的選擇問題。在例1中，筆者認(rèn)為就存在這樣的問題。根據(jù)發(fā)文內(nèi)容要求，用“決定”更合適一些，而不該用“通知”。在《辦法》中明確規(guī)定：“決定，適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排。”關(guān)于糧食銷售價(jià)格的確定，肯定是經(jīng)政府討論做出決定的事項(xiàng)，各部門必須嚴(yán)格執(zhí)行，用“決定”這個(gè)文種就比“通知”更合適，效力更大，用“通知”則顯然影響了它的效力。
這種情況的出現(xiàn)，究其原因，恐怕是覺得使用“通知”這一文種比較有把握，而對(duì)與它相近的文種不大會(huì)用，甚至不太敢用，生怕用錯(cuò)。在公文制發(fā)中，除了“決定”與“通知”常出現(xiàn)這類問題之外，還有“公告”與“通告”錯(cuò)用，“通報(bào)”與“通知”錯(cuò)用等問題。這一點(diǎn)在行文中都應(yīng)引起重視，應(yīng)努力選擇與內(nèi)容最匹配的最佳文種。
二、“報(bào)告”與“請(qǐng)示”使用范圍要分清，以免貽誤工作
例2《關(guān)于解決水庫(kù)超標(biāo)運(yùn)行及副壩溢洪造成損失問題的報(bào)告》，從其內(nèi)容看，是個(gè)典型的“請(qǐng)求解決”的內(nèi)容。所以應(yīng)該用“請(qǐng)示”，不應(yīng)用“報(bào)告”。當(dāng)然，既然請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)解決問題，也需要把問題報(bào)告清楚，但是，行文的目的是請(qǐng)求上級(jí)幫助解決，所以不能用“報(bào)告”，而必須用“請(qǐng)示”文種。不然，根據(jù)“報(bào)告”“不要求上級(jí)回復(fù)”的特點(diǎn)，上級(jí)機(jī)關(guān)就可能將此“報(bào)告”存案?jìng)洳椋M不耽誤了工作！