公文文種錯用問題應當引起足夠重視

　　為防止這類問題的出現，就必須把握住“報告”和“請示”各自的行文目的。“報告”的目的在于匯報工作，反映情況，回答上級機關詢問，以便上級機關了解本單位情況，能夠有針對性地予以指導；而“請示”的目的，是要解決某一問題，請求上級機關作出指示或予以批準。所以，“報告”是陳述性公文，“請示”則是承批性公文。

　　三、選擇文種要依“法”，不應感情用事

　　例3中的問題是不應該用“請示”文種，而應該用“函”。在《辦法》中明確規定：“請示，適用于向上級機關請求指示、批準”，“函，適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項”。這兩條規定明確告訴我們，只有相隸屬的上下級之間，下級才可以向上級用“請示”文種；而平行機關和不相隸屬機關之間相互行文，則應該用“函”這一文種，而不可以用“請示”。由此可見，教育局和財政局是并列的行政機關，沒有領導與被領導的關系，縣教育局向縣財政局請求撥款，純屬向有關部門“請求批準”的內容，完全符合用“函”的規定。所以，這個文件使用“請示”是錯誤的。

　　但是，上述情況在工作中為什么屢禁不止，甚至有的是明知故犯呢？不僅平行機關在要錢這個問題上存在這類問題，而且在要編制、物資等時，也經常出現這樣的問題。筆者認為，這一方面是對公文處理的有關規定學習不夠，理解不透，但更主要的很可能是這個機關覺得請對方機關幫助辦這類事情，用“請示”好像是體現對對方的尊重，用“函”則自認為對人家不夠尊重；用“請示”好像事情就好辦一些，而用“函”就怕能辦的事情也辦不成。反過來，一些權力部門也確實存在這種情況，有些掌握實權的部門，比如財政、編辦，在同樣條件下，用“請示”件要錢、要編，就比較痛快，愿意幫助解決。要寫個“函”來，心里就覺得別扭，似乎對自己不太尊重，甚至有個別人說讓他“寒(函)”著去吧，而不給解決。所以，這類文種的錯用問題，不僅有個對公文文種如何理解、使用的問題，還有個正確認識自己，端正工作態度，不應感情用事的問題。

　　四、文種使用范圍要把握準

　　例4《關于進一步加強涉及農民負擔收費管理的報告》，就行文方向而言，是上行文，用“報告”不算錯。但就內容而言，是屬于“提出意見或者建議”的內容。在1993年發布的《辦法》中，“報告”有“提出意見或者建議”的功能，那時用“報告”是對的。但根據XX年發布、XX年1月1日開始施行的新《辦法》，“報告”已無此功能。這個功能已由“意見”承擔。所以，例4應該改成《關于進一步加強涉及農民負擔收費管理的意見》。

　　這一例證告訴我們，參與公文起草和辦理的同志，必須認真學習《辦法》，特別是新《辦法》施行后，應該把新《辦法》與原《辦法》對照，尤其要注意把握新《辦法》較原《辦法》已經修改的部分，進行仔細分辨。只有這樣，才能減少錯誤的發生。