英文郵件的格式

　　關于主題

　　主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內容并判斷其重要性。

　　1.一定不要空白標題，這是最失禮的

　　2.標題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用…才能顯示完你的標題

　　3. 標題要能真反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如 “王先生收”

　　4.一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便于日后整理

　　5.可適當用使用大寫字母或特殊字符（如“* !”等）來突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。

　　6.回復對方郵件時，可以根據回復內容需要更改標題，不要re re一大串。

　　關于稱呼與問候

　　1. 恰當地稱呼收件者，拿捏尺度

　　郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、all。

　　如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“x經理”；如果不清楚職務，則應按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。

　　不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“dear ”，顯得很熟絡。

　　2. email開頭結尾最好要有問候語

　　最簡單的開頭寫一個“hi”，中文的寫個”你好”；結尾常見的寫個best regards，

　　中文的寫個”祝您順利”之類的也就可以了。

　　俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待。

　　1. email正文要簡明扼要，行文通順

　　email正文應簡明扼要的說清楚事情；如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。

　　正文行文應通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學唐僧。

　　2. 注意email的論述語氣

　　根據收件人與自己的熟絡程度、等級關系；郵件是對內還是對外性質的不同，選擇恰當的語氣進行論述，以免引起對方不適。

　　尊重對方，請、謝謝之類的語句要經常出現。

　　電子郵件可輕易地轉給他人，因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀。 “郵件門”就是深刻的教訓！

　　3. email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。

　　如果事情復雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。

　　4. 一次郵件交待完整信息

　　最好在一次郵件中把相關信息全部說清楚，說準確。不要過兩分鐘之后再發一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。

　　5. 盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查

　　這是對別人的尊重，也是自己態度的體現。如果是英文email，最好把拼寫檢查功能打開; 如果是中文email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。

　　在郵件發送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。

　　6. 合理提示重要信息

　　不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度。