公文處理工作存在的主要問題及解決辦法

　　（二）誤用文種。把屬于機關其他應用文，特別是事務文書中的文種，誤作為正式公文文種使用的情況。常見的有：把計劃類文種“要點”、“打算”、“安排”、“方案”等作為公文文種直接使用。把屬于總結類的文種“小結”、“總結”，以及把屬于規章制度類的文種“辦法”、“規程”、“實施細則”等作為正式文種直接使用。但是，如果將上述應用文用轉發或印發通知的形式發布，則是規范用法。如“××市委辦公室關于轉發《市委宣傳部××年工作要點》的通知”，““政府辦公室關于印發《××年工作實施方案》的通知”。

　　（三）混用文種。不按文種的功能和適用范圍去選用文種，而造成臨近文種相互混用，導致行文關系不清，行文目的不明，行文性質混淆。常見的有：“通知”與“通告”、“決議”與“決定”、“請示”與“報告”、“請示”與“函”混用。

　　在公文處理中這類問題最常見的是“請示”與“報告”、“請示”與“函”混用。如《關于批準成立機構的報告》，《舉行××活動的報告》。兩個標題內容十分明確，就是要求上級解決問題，應該用“請示”而不是“報告”。報告是“向上級機關匯報工作、反映情況、答復上級機關的詢問”的，這類報告，只要把情況匯報、反映清楚即可，目的是讓上級和領導了解發展情況，掌握工作進度，做到心中有數，不需要回復；而請示是“向上級機關請求指示、批準”的，需要回復，兩者在使用上有很大的區別。有時也存在“請示”和“函”混用。《辦法》規定：不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項是用函。可是有些單位當有求于對方（不相隸屬單位）時卻用了請示。如同級某局向同級財政局《關于解決××活動經費的報告》或《關于解決××活動經費的請示》，所用的文種都是錯誤的，應為《關于解決××活動經費的函》。

　　（四）濫用文種。一些部門單位為了突出本部門單位工作在黨委、政府行文中的地位，代擬文稿的時候總是喜歡用“決定”文種。“決定”這種文種，市級以下黨委、政府一般用于加強自身建設、表彰先進、向英雄模范人物學習等方面，或者用于關系經濟社會大局的重要政策性文件，中央、省委文件也極少用“決定”文種。

　　三、版頭使用中的常見問題

　　（一）版頭混用。將下行文版頭用于上行文。如使用“文件”式樣的版頭用于向上級報告事項、請示工作、任免干部或批復等。這里應該使用“（）”的版頭。

　　（二）使用非標準版頭。使用設計或印刷不標準的版頭。常見的是：格式不對、尺寸不標準、非紅色印刷、發文機關字體不莊重等。

　　（三）使用沒有版頭的白紙印發文件

　　四、發文字號中的常見問題

　　（一）年號不全。如：將省略為“07”。

　　（二）括弧不對。發文年度應用六角括弧“〔〕”括入。錯用成圓括弧“（）”、方括弧“［］”、方頭括弧“【】”。

　　（三）位置不當。將發文年度位置提前到了機關代字前面。如：將“×發〔〕×號”錯為“〔〕×發×號”。