公文格式國家標準新議

　　（二）公文格式仍呈現多樣化

　　新《恪式》實施一年來，對我國各級黨政機關公文格式的規范化起到了一定的促進作用，但筆者認為，不解渴。因新《格式》只是黨政機關的公文格式標準，以“黨政”二字作為限定詞，雖然其他機關和單位可以參照執行，但“參照”二字對其他機關和單位的約束有限，所以我國公文格式多樣化局面仍未改變。

　　一是“紅頭文件”“白頭文件”格式。從黨政機關來看，不但有“紅頭文件”格式，還有“白頭文件”格式。

　　二是“紀要”格式。各級各類機關會議的紀要格式五花八門，平級黨政機關的會議紀要格式不統一，上級黨政機關與下級黨政機關會議的紀要格式不一致，各地各部門會議紀要格式不同，多議題會議的紀要與專題會議的紀要格式也有區別。

　　三是信函格式。目前在我國行政機關頻頻使用此格式，凸顯了新《格式》中常用公文格式與信函格式的矛盾，也加劇了全國公文格式的不統一、不規范。

　　四是答復人大代表建議、政協委員提案的特殊格式。此種公文類別分為a、b、c、d，文種使用“答復”或“答復函”，公文除了加蓋行文機關印章外，還有“領導署名”、“聯系人”、聯系電話等格式要素。

　　五是電報格式。電報的格式與新《格式》中的常用格式有許多不一致的地方。截至目前，尚未見到電報格式國家標準的出臺，可見到的只有有關職能部門制訂施行的《黨政機關電報格式規范 》 （以下簡稱《格式》），其中電報的格式以及構成項目與新《式》存在著許多差異。例如：新《格式》規定公文的版心尺寸為156mm225mm，而《規范》中規定電報的版心尺寸為160mmx242mrn;新《格式》規定公文的發文機關標志用紅色字體套印，而電報的報頭顏色有兩種：密電的報頭是紅色的，內部明電的報頭是綠色的；新《格式》規定公文每面22行，每行28個字，而《規范》規定電報每面25行，每行28個字；電報首頁不標注頁碼，第2頁起標注頁碼，且頁碼居中標注在電報下白邊位置；電報裝訂采用左上角或者左側裝訂，不采用騎馬訂，等等。

　　六是“命令i冷）”特定格式。行政機關日常選用這一指揮類文種行文時，從來沒有同時標注“命令（令）”，要么選用“命令”文種行文，要么選用“令”文種行文。行政機關下發發布令、行政令時，通常使用發文機關名稱后加“令”字的版式行文。而選用“命令”文種行文時，有時使用常用格式行文，如每年行政機關與軍隊機關聯合下發的征兵命令；有時也用“信函格式”行文。

　　四、解決新問題，既要“止疼”更要治本

　　雖然新《格式》比舊《格式》在結構與內容上有了長足的進步，甚至在有些方面實現了突破，但反復研讀、剖析也可看出，新《格式》內容中確實存在不少新問題。筆者認為，解決這些新問題，既要采取一些相應措施“止疼”，更要有治本之策，即謀劃制訂出臺通用公文格式國家標準。

　　（一）盡快制定出臺新《條例》的實施細則。因為新《格式》中的有關內容是依據新絳例>中的相應規定、要求表述的，所以在實施細則中應對新《條例》第三章“公文格式”的有關條款作出明確界定：一是第九條第二款“密級和保密期限”中要求涉密公文根據涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。但目前中央及地方黨政機關的涉密紙質公文基本上不標注保密期限。二是第三款“緊急程度”中要求，按緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”“加急”。但目前中央及地方黨政機關的紙質緊急公文幾乎不標注這一格式要素。三是對第四款何種情況下行文使用機關名稱后加“文件”二字的發文機關標志，何種情況下行文只使用行文機關名稱的發文機關標志作出解釋。四是對第八款“主送機關”作出界定，哪些文種行文時要標注主送機關，哪些文種行文可以不標注主送機關。五是第十三款“印章”中要求“有特定發文機關標志的普發性公文和電報可以不加蓋印章”，這里要明確選用“紀要”文種行文是否加蓋印章。六是新《條例》第八章“附則”第四十條中關于“其他機關和單位的公文處理工作，可以參照本條例執行”，要對其中的“其他機關和單位”作出明確界定，以便這些機關和單位參照實施新《條例》、新《洛式》。七是在實施細則中增加“二維條碼”為公文格式要素。鑒于自去年新《條例》、新《格式》發布實施以來，上級機關在陸續下發的三個文件中都要求各地各部門“積極推廣電子公文和二維條碼”，為此，建議在實施細則中將二維條碼列為公文格式要素之一，這也符合地方黨委、政府自XX年1月以來上報中央的公文都標注二維條碼的行文實際。