公文格式國家標準新議

　　（二）有關職能部門應對《國家標準應用指南》中有關務款釋義的內容作出解釋說明。這樣可以避免與新《條例》、新《格式》中的規定要求相悖，以致造成錯訛，誤導受眾。

　　（三）上級機關應帶頭貫徹執行法規。強化法規意識，切實解決新《條例》、新《格式》發布實施以來，黨政機關公文格式中存在的字體字號、每行字數不統一，選用“決定”“意見”文種行文時主送機關標注不統一，行文機關署名不統一（目前，上級行政機關行文時仍然不署名），行文時公文用印不統一，以及常用公文格式與信函特定格式混用等問題，為基層行文格式規范起示范帶頭作用。

　　（四）制訂出臺通用公文格式國家標準是治本之策。公文格式規范化是對各級各類機關的最基本要求，是保證公文質量和提高公文辦理效率的重要手段，也是顯示公文權威性、嚴肅性特征的重要標志。公文格式規范化是建立在標準化基礎上的。國際標準化主席海因茨先生說過： “技術的進步和生產的發展無不同全球標準的發展有密切關系，因為后者保證了前者的通用性和互換性。”這句話深刻地闡明了標準是經濟和社會發展的技術基礎，對經濟社會發展起著支撐和保障作用。同理，制訂一個在全國全社會各種組織適用的公文格式通用標準，是我國公文處理工作一體化、規范化的需求，同樣對我國各級各類機關、人民團體、企事業單位的公文格式規范化起著重要的支撐和保障作用。只有這樣，才能從根本上解決我國公文格式不規范不統一的問題。為此，要著力解決以下問題：

　　1.解決我國公文格式標準二元化問題。目前，我國的公文格式標準實際上呈現出一種“民標”與“軍標”并存的局面。筆者認為，這種并存的局面不可取，必須改變。理由有二：一是作為國家標準，一個國家只能有一個。雖然軍隊機關與地方黨政機關及其他機關的地位、職能、具體活動方式等有所不同，公文內容、辦文程序等有所不同，但其外在的表現形式，即公文的格式應該一體化，這符合深化改革開放新時期軍隊與地方聯系越來越緊密，相互行文、聯合行文日益增多的新形勢。二是若允許二元標準存在，勢必給軍隊基層造成困惑，增加基層負擔。如上述邊防部隊，還有消防部隊等，既屬地方公安機關，又屬武警序列，受雙重領導，行文時既要考慮“民標”，又要考慮“軍標”，選用那種格式，處于兩難境地。為此，制訂出臺一個既適用于地方各級各類機關、社會組織，又適用于軍隊各級機關的公文格式通用標準就成為大勢所趨、勢在必行的事。

　　2.處理好統一性與特殊性的關系。目前在全國范圍內，各種特定格式繁多，如新《格式》中的“信函格式”“命令（令）格式”“紀要”格式，“軍標”中的“印發、轉發和批轉的公文”格式和“代擬稿”格式，機要部門的“電報”格式，黨政機關的“白頭文件”格式，人大、政協機關答復人大代表建議、政協委員提案的公文特殊格式等，可謂五花八門。新《條例》、新《格式》實施一年來，仍然沒有破解這一困局。筆者認為，首先，強化統一性，制訂出臺通用公文格式國家標準；其次，處理好統一性與特殊性的關系，在通用公文格式國家標準的統領下，細化和規范各種特定格式，扭轉格式混亂的局面。一是法定文種中的“公報”“公告”“通告”這三個在新聞媒體或社會上張貼的公文，可以不受通用國標中規定的約束，但它們的適用范圍必須嚴格限制，尤其要遏制新聞媒體受經濟利益驅使隨意使用“公告”“通告”的現象。二是“紀要”“命令（令）”的格式可作為通用格式中的特定格式，但要求必須具體明確，不可模棱兩可、似是而非。三是“電報”格式可作為特定格式存在，但除了報頭外，其他格式要素如版心、頁碼、行數字數等必須嚴格按通用格式標準規定執行。四是“信函格式”若作為特定格式存在，要對它的版心尺寸、格式要素編排標注的位置、首頁頁碼標注、版記部分各要素的標注等提出具體要求，且要規定這種特定格式適用于用“函”文種行文及答復人大代表建議、政協委員提案時行文用；同時，明確規定用“決定”“命令”“意見”“通知”“通報”“報告”“請示”“批復”“議案”等文種行文時不可使用信函格式，以免出現一個文種行文采用兩種公文格式的情況。五是鑒于電子公文的特殊性，隨著《電子公文處理工作暫行辦法》的出臺，應在通用公文格式國家標準中對電子公文格式組成要素及編排標注位置作出規范。六是在通用國家標準中要出現這些特定格式的首頁和末頁圖示式樣，以起示范作用；否則，基層將無所適從。七是對公文的字體字號做出統一規定。鑒于自XX年1日始，黨的機關公文中使用統一的字體字號，建議其他機關和單位向其靠攏，可考慮在運用公文格式國標的附錄中增加“公文字體字號使用規范表”。