公文體式的選用
公文體式的選用，也就是公文文種的選用。公文體式的分類，為公文體式的選用創(chuàng)造了有利的條件。公文體式的選用，將借助公文體式分類的引導來達到準確無誤的地步。但公文體式的選用，并不因此就變得輕而易舉了。公文體式的選用要遵循一定的規(guī)律。我們只有先探出這些規(guī)律并能熟練地加以正確、有效地運用，而后才能走向準確無誤選用的峰巔。
(一)認清公文體式以文種為中心的諸種關(guān)系。
要準確選用公文的體式即文種，必先認清公文體式以文種為中心的諸種關(guān)系，將文種發(fā)生聯(lián)系的“關(guān)系網(wǎng)”揭示出來，把握文種運行規(guī)律。在公文寫作中常常發(fā)生文種錯用的情況，很重要的一個原因就在于不明白這張以文種為中心的“關(guān)系網(wǎng)”的存在。
第一，文種有與材料、內(nèi)容的完全一致關(guān)系。這一點，凡合乎規(guī)范的公文都具備。這是把握文種運行規(guī)律與文種選用規(guī)律的基本點。為了適應(yīng)日益繁重復雜的社會管理工作對公文效用需求日益提高的趨勢，公文分化出來了許多不同職能的文種，這些不同職能的文種因而要求有與之相適應(yīng)的材料、內(nèi)容，而不同性質(zhì)、特點的材料、內(nèi)容反過來也要求有與之相適應(yīng)的文種。什么文種有什么職能、表達什么內(nèi)容材料，什么內(nèi)容材料歸有什么職能的文種來表達，都有成文或不成文的規(guī)定。如黨的機關(guān)公文處理條例規(guī)定：“指示用于對下級機關(guān)布置工作，提出開展工作的原則和要求”；“報告用于向上級匯報工作、反映情況、提出建議，答復上級機關(guān)的詢問”等等。又如行政機關(guān)公文處理辦法規(guī)定：“命令(令)/適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關(guān)單位及人員”；“請示/適用于向上級請求指示、批準”；“批復/適用于答復下級機關(guān)的請示事項”等等。這些明文規(guī)定，全都表明了文種同其內(nèi)容材料之間有著完全一致的關(guān)系，是凡為公文者都必須遵守、不得隨意更動的完全一致關(guān)系。有些內(nèi)容，性質(zhì)盡管相同或相近，只因在程度或數(shù)量上有差距就用了不同的文種。比如同是表彰，就有表彰卓越功勛、杰出貢獻或英雄人物的嘉獎令，有表彰一貫表現(xiàn)優(yōu)秀或貢獻一向突出的先進集體或個人的表彰決定，有表彰日常工作、生活中出現(xiàn)的好人好事的表彰通報等文種的不同。懲戒也一樣，有懲戒令、處分決定、批評通報等文種的區(qū)別。對于這些不同、區(qū)別，撰文者如果了然于心，文種就不會用錯了。當然，若在相關(guān)文種的職能界定中直接加以明確區(qū)分，那用起來就更得心應(yīng)手了。所以，誰明白、掌握了文種跟材料、內(nèi)容的這種完全一致關(guān)系，誰就掌握了選準文種的最基礎(chǔ)一環(huán)。
第二，文種有與制文機關(guān)的局部一致關(guān)系。這就是說有些文種跟有些制文機關(guān)有特定的一致性。如命令(令)作為通用公文，其作者只能是憲法及其他法律規(guī)定的、國務(wù)院、國務(wù)院各部委、地方各級人民政府等，而且是級別越高使用命令(令)的頻率也越高。又如條例，作為法律，只有立法機關(guān)才可制發(fā)；作為行政法規(guī)，只有國務(wù)院才可制發(fā)。許多人不清楚這一點，這便是條例一度四處泛濫的主要原因。有的公文，基本內(nèi)容相同，只因作者不同就須用不同的文種。如1959年關(guān)于特赦一事，便先有中共中央《關(guān)于特赦確實已經(jīng)改惡從善的戰(zhàn)爭罪犯、罪犯和普通刑事罪犯的建議》，繼有全國人大常委會《關(guān)于特赦確實改惡從善的罪犯的決定》，而后有《中華人民共和國主席令》。這三個因作者不同而選用的不同文種是不可更換的。有的人常常將典型經(jīng)驗調(diào)查報告誤認為是典型經(jīng)驗總結(jié)，原因就在于不明白其文種跟作者的特定聯(lián)系：制文機關(guān)自己回顧工作，找出經(jīng)驗教訓以改進、指導今后工作者，為總結(jié)；制文機關(guān)陳述調(diào)查到的外機關(guān)、外單位的情況，找出其經(jīng)驗教訓有時還提出相應(yīng)的建議者，為調(diào)查報告。在這里，制文機關(guān)的內(nèi)外不同，就是區(qū)分總結(jié)與調(diào)查報告的首要標志。我們?nèi)裘靼孜姆N跟制文機關(guān)的這種局部一致關(guān)系，許多公文的文種便可不選自定了。