公文體式的選用

　　第三，文種與行文方向有多層次的關系。第一層次：無直接關系類。如章程、條例等各個規范性公文，它們本身不表明行文方向，就屬此類。第二層次：淺層關系類。大多數的下行文即屬此類。下行文由于文種多達一二十種，在僅知公文為下行文之后，固然大大縮小了查明、選擇文種的范圍，但還遠不知它是或應是什么文種，故只能列入淺層關系類。第三層次：中層關系類。這主要指部分上行文，即報請性公文。上行文文種不多，而且議案有法律或法規明文規定的作者，簡報與調查報告一般也無須作文種選擇，剩下的主要就只有請示和報告兩個文種。但這兩個文種錯用的情況不時出現，要準確選用有一些難度。所以文種跟公文沒有完全或基本的一致性，關系還不夠密切，只能算中等。第四次：深層關系類。這主要指不運行文，也即內部公文和平行文。不運行文主要有會議記錄、大事記和總結，撰擬這些公文，文種事先即可確定，無須進行選擇。平行文主要只有函一個文種，并也可事先確定，無須進行選擇。這樣，文種跟平行方向與內部行文就有了深層的一致關系。如果我們將那些容易選準文種、無須選擇文種的體式排除掉，就大大縮小了需要作文種選樣的范圍，為徹底解決準確選用文種問題推進了不小的一步。

　　第四，文種與行文對象也有局部一致關系。有些公文，其中心內容即事由大體相同，制文機關相同或相近，主要因行文目的有差異而導致行文對象有變化，使用了不同的文種，因而形成了一種局部一致關系。例如同是講制止亂砍濫伐森林問題的公文，就有向群眾發布的《國務院關于保護森林制止亂砍濫伐的布告》(1979.1，15)，向各省級人民政府和國務院各部委發出的《國務院關于堅決制止亂砍濫伐森林的緊急通知》(1980，12，5)，還有《中共中央、國務院關于制止亂砍濫伐森林的緊急指示》(1982，10，20)。這三個事由相同、作者相同或部分相同的公文，其文種之所以一個是“布告”，一個是“通知”，一個是“指示”，主要就因為行文目的有異而導致行文對象變更所致。值得注意的是，文種跟行文對象的這種局部一致關系，比起文種跟行文方向的關系來更深化了，了解了它，可減少文種選用上的錯誤。

　　第五，文種與制文者意志有正向、異向、反向的一致關系。在一般情況下，文種與制文者的意志都是正向一致關系，即制文者意志跟公文所用文種之職能是統一的。公文的大多數情況，都是這樣。但有時的公務行文卻打破了用公文形式的慣例而用了日常應用文的形式(其實質仍是公文)，從而表現了制文者非凡的眼光與襟懷，這就是異向一致關系。如1942年5月召開延安文藝座談會，本可發一開會通知把有關人員召集起來把會一開就成了。但毛澤東卻和當時的中宣部副部長凱豐于1942年4月27日聯名發出了請帖：“為著交換對于目前文藝運動各方面問題的意見起見，特定于五月二日下午一時半在楊家嶺辦公樓下會議室內開座談會，敬希屆時出席為盼。”仔細思量，這發請帖實在比發開會通知效果好得多。這種舍棄公文文種“通知”而選用日常應用文“請帖”，其實質同于公文而實效優于公文的異常做法，就是一種典型的使文種與制文者意志呈異向一致性的做法。然而有些制文者無視文種應有穩定職能的特點而隨心所欲地濫用、錯用某一文種或生造新的文種，這種由制文者不照文種運行規律辦事而任意擴大、改變文種職能或任意生造文種以服從自己意志的做法，體現的就是一種反向一致關系。如向不相隸屬機關請求批準和答復，文種本應用“函”，但為了討好對方，哪怕對方級別比自己低，也要用“請示”(有時用“報告”)就是表現之一。不過此種情況似乎還情有可原。尤其是不成體的“意見”的完全合法化，則無疑是這種反向一致關系的典型表現，而且是極不利于公文處理規范化和科學化的典型表現。我們的使命是要堅持正向一致關系，在特殊情況下容許異向一致關系，努力消除反向一致關系。