請(qǐng)示、報(bào)告的辦理
提出擬辦意見必須慎之又慎,在實(shí)際工作中,領(lǐng)導(dǎo)同志對(duì)于擬辦意見一般都比較重視,而且多數(shù)是贊同的,因此,文秘人員在提出擬辦意見時(shí)一定要嚴(yán)肅認(rèn)真、過細(xì)工作。對(duì)于篇幅較長的請(qǐng)示、報(bào)告,應(yīng)劃出要點(diǎn)標(biāo)記,或附以摘要,為領(lǐng)導(dǎo)同志節(jié)省閱讀時(shí)間。擬辦意見提出后,經(jīng)辦人員要工整填寫《收文處理單》或《請(qǐng)示、報(bào)告呈批單》。
二、批辦
批辦是指受文機(jī)關(guān)的文秘部門主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)經(jīng)辦人員提出的擬辦意見進(jìn)行審核批示。經(jīng)辦人員提出擬辦意見后,要報(bào)送文秘部門的主管領(lǐng)導(dǎo)審定。文秘部門的主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)擬辦意見進(jìn)行審閱修改的過程,就是對(duì)請(qǐng)示、報(bào)告的辦理進(jìn)行把關(guān)、批辦的過程。批辦是請(qǐng)示、報(bào)告辦理的一個(gè)重要環(huán)節(jié),批辦意見的正確、恰當(dāng)與否,直接關(guān)系到請(qǐng)示、報(bào)告辦理的質(zhì)量。文秘部門的主管領(lǐng)導(dǎo)在批辦請(qǐng)示、報(bào)告呈批(閱)件時(shí),要認(rèn)真閱讀原文,吃透來文本意,站在全局的高度,琢磨研究經(jīng)辦人員提出的擬辦意見是否準(zhǔn)確可行,是否附齊相關(guān)背景材料,提出的建議或傾向性意見是否有政策依據(jù)等。對(duì)經(jīng)辦人員提出的擬辦意見審核完畢,主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)迅速批示,及時(shí)退交經(jīng)辦人員,以便及時(shí)進(jìn)入下一辦理環(huán)節(jié)。批辦意見,要視來文的內(nèi)容而定。一般來說,對(duì)需要辦理和回復(fù)的請(qǐng)示公文,要批明承辦部門、承辦人、承辦期限及處理要求和方法等;需由兩個(gè)以上部門承辦的,要明確指定牽頭的部門(主辦單位),以避免推諉、拖延和積壓;對(duì)有緊急或重大事項(xiàng)的請(qǐng)示、報(bào)告,可先請(qǐng)主要領(lǐng)導(dǎo)同志審示,再按領(lǐng)導(dǎo)同志批示辦理。批辦意見沒有固定的格式。一般來說,語氣要比較肯定,如“擬同意擬辦意見,請(qǐng)審示”、“請(qǐng)轉(zhuǎn)××單位閱辦”、“請(qǐng)先征求××部門意見,再報(bào)批示”、“請(qǐng)××單位牽頭,會(huì)同××辦理”、“請(qǐng)批示”等。
批辦一般應(yīng)當(dāng)注意以下問題:1、要針對(duì)報(bào)告內(nèi)容或請(qǐng)示中提出的問題和要求,明確批示處理的原則和方法。對(duì)經(jīng)辦人員提出的擬辦意見要表明是否同意,如果有什么補(bǔ)充或糾正的意見,應(yīng)有明確表述,不可輕易簽署“同意”,更不可隨便劃個(gè)圈或打個(gè)勾了事。批辦意見用詞要明晰、簡要,使承辦人員能準(zhǔn)確理解意圖,切忌模棱兩可,使承辦部門和承辦人員無所適從。2、批辦要及時(shí)。經(jīng)辦人員對(duì)需要辦理的請(qǐng)示報(bào)告提出擬辦意見后,呈送給主管領(lǐng)導(dǎo)同志進(jìn)行審閱批示時(shí),主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時(shí)予以批辦,如果主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)請(qǐng)示、報(bào)告呈批(閱)件批辦不及時(shí),將會(huì)影響下一環(huán)節(jié)的辦理。3、負(fù)責(zé)批辦的主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)擬辦意見審核修改后,要在批示意見后面簽上自己的姓名和日期。姓名要寫全,切忌只寫一個(gè)姓。日期最好是注明年、月、日,緊急而又重要的文件,還要注明批辦的時(shí)、分。
第三節(jié)承辦、呈批與催辦
一、承辦
承辦是指主管部門對(duì)屬于自己職責(zé)范圍內(nèi)的公文進(jìn)行辦理。請(qǐng)示、報(bào)告經(jīng)文秘部門主管領(lǐng)導(dǎo)批辦后,承辦人員要按批辦意見或轉(zhuǎn)送承辦單位辦理,或自己直接辦理。承辦一般分三種形式:一是由領(lǐng)導(dǎo)同志承辦,即由領(lǐng)導(dǎo)同志提出處理意見,包括經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)集體研究討論提出的處理意見,如一些重大而又復(fù)雜的請(qǐng)示公文、突發(fā)事件的報(bào)告等;二是由承辦單位的有關(guān)責(zé)任人員先提出處理意見,然后報(bào)其主管領(lǐng)導(dǎo)審閱批準(zhǔn);三是由職能部門研究后提出處理意見。做好承辦工作,應(yīng)注意以下幾個(gè)問題: