請示、報告的辦理
(三)口頭回復
對于比較簡單的請示事項,或者不同意來文機關所請示的事項,既沒有必要行文,也不能復印或電傳領導批示的,可采用電話、面談等方式口頭回復。口頭回復來文機關,不能自作主張,應根據領導同志的批示意見,草擬好電話回復稿,報請主管領導審核,重要的應報請秘書長或辦公室主任審核同意后,方可回復來文機關。回復情況要作好書面記錄,包括回復的時間、方式、受話人、處理意見等,以備查考。口頭回復下級機關的請示,一般都是不同意來文所請示的事項,因此,承辦人員口頭回復時,尤其要注意說話的口吻,切忌盛氣凌人,如來文機關對回復意見提出不同看法時,承辦人員更要耐心解釋,勸導來文機關顧全大局,予以諒解。
二、編寫《請示公文辦理情況匯報》
請示公文辦理完畢,應定期編寫《請示公文辦理情況匯報》,對請示公文的內容、辦理過程、領導批示及回復來文單位的情況進行簡要綜合,向有關領導同志反饋請示公文辦理情況。《請示公文辦理情況匯報》一般每個季度或2個月編寫一期,辦結的請示件多時,也可1個月編寫一期。