人大機(jī)關(guān)公文處理漫談
第四，關(guān)于文種的確定和使用。這里總結(jié)歸納四條：一是必須按照公文管理辦法的統(tǒng)一規(guī)定使用，不能亂起名稱。也就是說，實踐中所使用的文種都是有依據(jù)的，不能隨意確立文種，文種的確立必須具有權(quán)威性，譬如審議意見是否作為一個文種，應(yīng)該由全國人大常委會辦公廳去解決；二是要依據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)的權(quán)限選用，不可超越職權(quán)；三是要依據(jù)行文關(guān)系加以選用，考慮到與收文機(jī)關(guān)的組織關(guān)系；四是要考慮發(fā)文的具體目的與要求。
五、格式
人大機(jī)關(guān)的公文，一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印制版記等部分組成。這里選擇幾個問題進(jìn)行重點分析。
（一）關(guān)于發(fā)文字號。發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、序號組成。發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)排列于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識之下，橫線之上居中處。聯(lián)合發(fā)文，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號。
“發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、序號”不僅構(gòu)成“發(fā)文字號”的三項基本內(nèi)容，而且標(biāo)示出諸項內(nèi)容的排列次序，這是“發(fā)文字號”編制時必須遵循的一條基本原則。
“機(jī)關(guān)代字”，居“發(fā)文字號”之首。以體現(xiàn)簡明、科學(xué)、統(tǒng)一為宗旨。所謂“簡明”，指其所選用的代“字”，既要十分簡練，應(yīng)盡量丟掉可用可不用的“字”，又要十分明確，不至于同其它地區(qū)或者有關(guān)機(jī)關(guān)的代“字”相混淆，一般以二三字為宜；所謂“科學(xué)”，即要正確理解組成“機(jī)關(guān)”諸要素中每個代“字”的屬性含義，不得摻雜非機(jī)關(guān)屬性的任何代“字”；所謂“統(tǒng)一”，即對所選用的各個代“字”的排列次序，必求取規(guī)范，不得政出多門、各行其是。據(jù)此，“機(jī)關(guān)代字”中的第一個字，應(yīng)選用該機(jī)關(guān)所處行政區(qū)域名稱的代“字”，第二個字（或最多第二、三個字）應(yīng)選用本機(jī)關(guān)本質(zhì)屬性的代“字”，第三個字（或最多第三、四個字）應(yīng)選用該機(jī)關(guān)內(nèi)承辦部門名稱的代“字”。（按：有時只有兩個字，詞組首字居多）
“年份”，居“發(fā)文字號”之中。應(yīng)統(tǒng)一使用方括號（“[]”）。其中的年份應(yīng)寫全數(shù)碼，不得作任何省略。
“序號”，居“發(fā)文字號”之尾。應(yīng)統(tǒng)一用阿拉伯?dāng)?shù)字進(jìn)行標(biāo)注，從“1”起編制流水號，其前不得添加累贅“0”字。
其一，關(guān)于“發(fā)”的使用問題。“發(fā)”，是發(fā)文的意思。它既不是某一個機(jī)關(guān)所處行政區(qū)域名稱的代“字”，也不是某一個機(jī)關(guān)本質(zhì)屬性的代“字”，嚴(yán)格地講，是不該出現(xiàn)在“機(jī)關(guān)代字”中的，或者說，它在“機(jī)關(guān)代字”中屬于一個可用可不用的“字”。
其二，關(guān)于“字”、“第”的使用問題。“字”是表示機(jī)關(guān)代字，“第”是順序號的起首。原來它們是在“發(fā)文字號”中搭配使用的，如“x字［］第x號”。但在編制“發(fā)文字號”時，應(yīng)當(dāng)講求規(guī)范和盡量簡化，故以同時省去“字”、“第”為佳。
其三，關(guān)于“函”、“復(fù)”的使用問題。“函”和“復(fù)”均是法定公文名稱的簡化“字”，它們根本就不屬于“機(jī)關(guān)代字”中的任何要素范圍，沒有理由出現(xiàn)在“機(jī)關(guān)代字”中。
（二）關(guān)于公文的標(biāo)題。公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并標(biāo)明公文的種類。國務(wù)院辦法強(qiáng)調(diào)“公文標(biāo)題一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)”，中辦條例強(qiáng)調(diào)“公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、公文主題和文種組成”，二者幾乎都強(qiáng)調(diào)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱必須在公文標(biāo)題里面出現(xiàn)，這樣公文標(biāo)題就由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱（或者規(guī)范化簡稱）、主要內(nèi)容和文種組成，位于主送機(jī)關(guān)或者正文之上居中排列。我認(rèn)為，公文標(biāo)題中的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱完全可以省略。一是因為發(fā)文機(jī)關(guān)名稱在文件版頭、發(fā)文字號、落款、印章、印制版記等多處重復(fù)出現(xiàn)，標(biāo)題省略發(fā)文機(jī)關(guān)名稱不會讓讀者造成誤解。二是從實踐情況看，有的公文標(biāo)題本身就不短，這時如果再加上發(fā)文機(jī)關(guān)名稱就會顯得非常臃腫，省略發(fā)文機(jī)關(guān)名稱可以讓公文標(biāo)題簡潔明了。三是如果若干單位聯(lián)合行文，發(fā)文單位名稱同時出現(xiàn)在公文標(biāo)題之中，那是不可想象的難看。當(dāng)然，決議決定標(biāo)題中的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱不可省略，因為決議決定的結(jié)構(gòu)與一般公文明顯不同，其中一個重要之處是決議決定沒有落款，通過的機(jī)關(guān)和時間放在題注之中。