公文處理基礎知識

　　印制版記是印制公文的標記，由公文印發機關名稱、印發日期和印制份數3部分組成，位于公文末頁主題詞或抄送機關名稱下方、頁碼上方，與公文頁碼不空行。黨的機關的公文，兩條橫線之間的左右側各空半個4號字，分別標注公文印發機關名稱和印發日期，底線下邊右側離字邊空兩個5號字，加圓括號用5號宋體字標注印制份數，即“（共印份）”。

　　行政機關的公文，只有印發機關和印發時間，印發機關左空1字，印發時間右空1字，用3號仿宋體字排印。

　　印發時間都用阿拉伯數字，均以付印日期為準，年份不能簡寫。印發日期之后接著排印“印發”2字。

　　用特定版頭印發的公文的印發日期，必須在成文日期之后或與成文日期同一天；用電報傳送的公文，印發日期與成文日期必須是同一天。

　　翻印上級機關的公文，應把印發單位改為翻印單位，印發日期改為翻印日期，用圓括號標注共印份。

　　22.公文二維條碼

　　公文二維條碼是由一組按一定編碼規則排列的條、空符號，用以表示一定的字符、數字及符號組成的信息。標注在公文的版記的右下方。具有12個優點：信息容量大；編碼范圍廣；錯誤糾正能力強；易制作，持久耐用；可用多種閱讀設備閱讀；條碼符號形狀、尺寸大小比例可變；成本低；譯碼可靠性高；保密性、防偽性好；能實現信息共享；能自動簽收；能鏈接索引。

　　XX年中辦秘書局和國辦秘書局在深入調研和充分論證的基礎上，制定了《機關公文二維條碼使用規范》，并規定從XX年1月1日起，凡上報中辦、國辦的公文，必須制作公文二維條碼。

　　省委辦公廳、省政府辦公廳規定，從XX年10月1日起，凡上報省委、省委辦公廳和省政府、省政府辦公廳的公文，應制作公文二維條碼。

　　湘廳〔〕23號文件印發的《省機關公文二維條碼使用規范》，包括說明、數據元素（包括15項，其中必選9項，可選5項，1項自動生成）、制作要求、使用要求、附則5個部分。還有一個附件，即《省機關公文二維條碼編號規則》。這個《規則》采用了組織機構代碼，確保在全國范圍內每一件公文的編號是唯一的，不會重號。

　　三、公文用紙格式

　　黨的機關的“公文用紙幅面規格可采用16開型（長260毫米，寬184毫米），也可采用國際標準a4型（長297毫米，寬210毫米）”。目前，我國黨的機關普遍采用16開型公文紙，也有部分單位使用國際標準a4型公文紙。如果使用國際標準a4型公文紙，應與本機關的上級機關的公文用紙格式一致，并通盤考慮，包括紙張、檔案卷皮、檔案柜等供應和配套問題，不能隨意改變或單獨改變公文用紙格式。公文用紙格式一經確定，必須長期固定使用。

　　《國家行政機關公文處理辦法》規定：從2001年1月1日起，國家行政機關的公文用紙，一般采用國際標準a4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）。

　　四、公文排印、裝訂格式

　　《中國共產黨機關公文處理條例》明確規定：“公文的漢字從左至右橫排；少數民族文字按其書寫習慣排印。”用漢字排印公文，除版頭（報頭）用長牟或長宋體字排印外，一般使用宋、楷、仿宋、黑4種字體。